دليل الخطوات السريعة في مايكروسوفت أوتلوك

يتضمن Outlook ميزة "خطوات سريعة" تتيح لك تطبيق إجراءات متعددة على رسالة بنقرة واحدة. يتضمن Outlook العديد من "خطوات سريعة" افتراضية ، ولكن يمكنك أيضاً إنشاء الخاصة بك (وحذف الافتراضي منها إذا كنت لا تحتاج إليها). إذا كنت تقوم بتنفيذ نفس مجموعة الإجراءات بشكل منتظم ، فإن إنشاء خطوة سريعة وتخصيصها لمفتاح تشغيل سريع يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت. إليكم كيف يعملون.

الافتراضي QuickSteps

يمكنك العثور على Quick Steps على علامة التبويب "Home" في Outlook. عند البدء ، سترى الخطوات السريعة الافتراضية هناك. يمكنك النقر فوق أي منها لتطبيق الإجراءات المضمنة على رسالة محددة.

تتضمن الخطوات السريعة الافتراضية ما يلي:

1. الانتقال إلى ؟: يفتح نافذة لك لتحديد مجلد ترغب في نقل الرسالة إليه.
2. الى المدير: إنشاء نسخة معاد توجيهها من الرسالة المحددة حاليًا مع عنوان مديرك فيها.
3. فريق البريد الإلكتروني: ينشئ رسالة فارغة موجهة إلى أعضاء فريقك. (إذا كان البريد الإلكتروني الخاص بك يدار من قبل صاحب العمل الخاص بك ، وبناءً على كيفية قيام مسؤولي Exchange بتكوين صندوق البريد الخاص بك ، قد يعرف Outlook مسبقاً مديرك وأعضاء فريقك. وإذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتعين عليك ملء هذه الرسائل في المرة الأولى التي تستخدم فيها هذه خطوات سريعة.)
4. فعله: يحدد الرسالة كمقروء وكامل ، ثم يرسلها إلى مجلد محدد. في المرة الأولى التي تستخدم فيها هذا ، سيكون عليك تحديد المجلد ، ولكن منذ ذلك الحين في Outlook سيتذكر اختيارك وإرساله إلى هذا المجلد في كل مرة تستخدم فيها "الخطوة السريعة".
5. الإعادة & حذف: يفتح الرد على الرسالة المحددة حاليًا ، ثم يحذف الرسالة المحددة حاليًا بعد إرسال الرد.

يعرض Outlook فقط "الخطوات السريعة" المتوفرة. إذا لم تكن قد حددت رسالة ، على سبيل المثال ، فسيتم عرض الخطوة السريعة "البريد الإلكتروني للفرق" فقط لأن الإعدادات الافتراضية الأخرى تعمل على رسالة موجودة.

كيفية إنشاء خطوة سريعة

لإضافة خطوة سريعة جديدة ، انقر فوق خيار "إنشاء جديد" في مربع خطوات سريعة.

هذا يفتح نافذة جديدة حيث يمكنك تسمية خطوتك السريعة واختيار الإجراءات التي تريدها لتنفيذها.

عندما تنقر على القائمة المنسدلة "اختيار إجراء" ، ستحصل على قائمة بالإجراءات الممكنة ، قد يمنحك كل منها خيارات إضافية لتحديد.

سنضيف إجراءين: أحدهما لنقل الرسالة إلى مجلد والآخر لوضع علامة عليها كمقروءة.

حدد الإجراء "نقل إلى مجلد" واختر المجلد الذي تريد نقل الرسائل إليه.

بعد ذلك ، انقر فوق "إضافة إجراء" لإضافة إجراء ثاني.

حدد "وضع علامة كمقروء" من القائمة المنسدلة.

اختياريًا ، يمكنك اختيار أحد مفاتيح الاختصار المضمنة وإضافة بعض النص ليتم عرضه عند تحريك مؤشر الماوس فوق الخطوة السريعة مع المؤشر (وصف موجز لتذكيرك بالإجراءات التي تتخذها الخطوة السريعة مفيدة).

انقر على "إنهاء" ، وستظهر الخطوة السريعة الجديدة في مربع خطوات سريعة في Outlook. إذا مررت فوق Quick Step (الخطوة السريعة) ، فسترى مفتاح الاختصار الذي اخترته وأي نص تلميح أدخلته.

الآن كل ما عليك فعله هو تحديد رسائلك والنقر فوق QuickStep الجديد (أو الضغط على مفتاح التحرير المختصرة) لتطبيق إجراءاته.

كيفية تحرير أو حذف QuickStep

إذا كنت ترغب في تحرير "خطوة سريعة" أو حذفها ، انقر فوق السهم الصغير الموجود أسفل يمين مجموعة "خطوات سريعة" على "الشريط".

هذا يفتح نافذة "إدارة خطوات سريعة".

هنا لديك خيار التعديل ، التكرار (الذي يقوم بإنشاء نسخة مطابقة للخطوة السريعة المحددة إذا كنت تريد نسخة مشابهة ولكن مع اختلاف بسيط) ، أو احذف خطوة سريعة.

يمكنك أيضًا تغيير الترتيب الذي تظهر به "خطواتك السريعة" على "الشريط" أو إنشاء "خطوة سريعة" جديدة.

أخيرًا ، هناك خيار "إعادة التعيين على الإعدادات الافتراضية".

يؤدي تحديد الخيار "إعادة التعيين إلى الإعدادات الافتراضية" إلى حذف أية خطوات سريعة قمت بإنشائها وإعادة إنشاء أية خطوات سريعة افتراضية قد تكون قمت بحذفها. كما يزيل أي تغييرات قمت بها على الخطوات السريعة الافتراضية. نظرًا لأنه لا يمكنك التراجع عن هذا الإجراء ، فسيظهر لك تحذير. انقر فوق "نعم" لإجراء إعادة التعيين.

يمكنك أيضًا تجاوز نافذة "إدارة خطوات سريعة" لإجراءات الخطوة السريعة الفردية عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على خطوة سريعة في الشريط. يؤدي ذلك إلى إظهار قائمة السياقات حيث يمكنك تحرير أو تكرار أو حذف الخطوة السريعة.

وهذه هي خطوات سريعة. لم نتجاوز جميع الإجراءات الممكنة التي يمكنك إضافتها إلى خطوة سريعة لأن هناك أطنان منها وهي واجهة بديهية بمجرد أن تعرف كيف تعمل. إذا كنت ترغب في جعل تجربة Outlook أكثر كفاءة وأقل استهلاكا للوقت ، فإن Quick Steps هي أفضل مكان للبدء.