مبتدئ كيفية الحفاظ على بياناتك في Outlook 2013 وأرشفتها ونسخها احتياطيًا
اليوم ، نحن نغطي الأشياء Outlook "مملة". الصيانة والأمان ، كما هو الحال في ، الحفاظ على ملف بيانات Outlook 2013 وتأمينه - المليء بجميع بياناتك المهمة - عن طريق النسخ الاحتياطي وأرشفته.
اعتبارًا من هذا الحد ، إذا كنت تستخدم Outlook لإنشاء رسائل بريد إلكتروني وإرسالها ، وكنت قد استهلكت الوقت الكافي لاستيراد جهات اتصال البريد الإلكتروني إلى دفتر العناوين الخاص بك ، أو حقيقة أنك تستخدم حتى Outlook دفتر العناوين ، يعني أن لديك الكثير من البيانات التي تحتاج إلى حماية.
وبالمثل ، من المحتمل أيضًا أنك قضيت الكثير من الوقت وتعمل على إنشاء تقاويمك ، وإضافة المهام وقوائم المهام ، وربما حتى الحصول على مجموعة من الملاحظات التي تريد حفظها.
كل هذا يتلخص في التأكد من أنك تقوم على الأقل بنسخ ملف بياناتك من حين لآخر لأنه كما يشهد أي واحد منا ، إنه أمر محبط ومحزن للغاية لفقدان جميع بياناتك ويجب عليك البدء من جديد.
لوحة تحكم البريد
للبدء ، لنلق نظرة سريعة على لوحة تحكم البريد في Windows.
كما تظهر الصورة ، لديك حق الوصول إلى ثلاثة مجالات رئيسية لإعداد Outlook الخاص بك. ومع ذلك ، فإن النقر فوق إما "حسابات البريد الإلكتروني ..." أو أزرار "ملفات البيانات ..." سيفتح النافذة نفسها ، على علامات التبويب الخاصة بها.
في لقطة الشاشة التالية ، نرى علامة التبويب البريد الإلكتروني ، والتي تتيح لك اتخاذ إجراءات على حساب (حسابات) البريد الإلكتروني الخاص بك مثل إصلاحها أو تغييرها. يمكنك أيضًا معرفة مكان تخزين البيانات لكل حساب.
إذا كنت تريد التأثير على ملفات البيانات هذه مباشرةً ، فستحتاج إلى النقر فوق علامة التبويب "ملفات البيانات". هناك بعض الأشياء المفيدة التي يمكنك القيام بها هنا.
على سبيل المثال ، يمكنك النقر فوق الزر "فتح موقع الملف" لمعرفة مكان ملفات البيانات الخاصة بك. هذا مفيد ، لأنك سترغب في معرفة مكانه في حال احتجت لمسحه ضوئياً وإصلاحه (تمت مناقشته في القسم التالي).
هناك ميزة أخرى رائعة يمكنك استخدامها من نافذة إعدادات الحساب. إذا كان ملف (ملفات) البيانات الخاصة بك قد أصبح ضخمًا ويستهلك أطنانًا من مساحة القرص (بعض الأشخاص يجمعون غيغابايت على غيغابايت من البريد الإلكتروني القديم) ، فيمكنك ضغطها.
انقر فوق الزر "إعدادات" في علامة التبويب "ملفات البيانات" ثم انقر فوق "ضغط الآن" لتقليل حجم ملف بيانات Outlook الخاص بك.
تعد لوحة التحكم في البريد طريقة موثوقة للحفاظ على ملفات البيانات والملفات الشخصية ، ولكنها ليست الطريقة الوحيدة ، كما يسمح لك تطبيق Outlook بإدارة علب البريد الخاصة بك. سنعرض لك عناصر التحكم هذه مباشرةً بعد أن نوضح كيفية إصلاح ملفات البيانات.
تشغيل أداة صيانة PST
إذا لم تكن قد لاحظت الآن ، يتم تخزين بيانات Outlook في ملف .PST أو .OST ، وفي معظم الأحيان ، لا يوجد أي خطأ في ذلك.
لسوء الحظ ، أحيانًا تصبح بياناتك تالفة ، وهو ليس الشيء نفسه كقول أنه سيء أو ميؤوس من الاسترداد ، فأنت تحتاج فقط إلى تشغيل أداة إصلاح علبة الوارد المضمنة. ستقوم أداة إصلاح علبة الوارد أو "ScanPST" بفحص ملف مجلداتك الشخصية وإصلاحها ، والتحقق من صحة وتصحيح أي أخطاء أثناء عمل نسخة احتياطية من ملف .PST أو .OST الفاسد في حالة حدوث خطأ ما أثناء الاسترداد.
يمكن العثور على أداة ScanPST في مجلد تثبيت Outlook الخاص بك ، عادةً C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. عند تحديد موقعه ، انقر نقرًا مزدوجًا فوق الأداة المساعدة ScanPST لبدء تشغيله.
أول شيء ستحتاج إلى القيام به هو التصفح إلى مكان وجود ملفات .PST أو .OST. في لقطة الشاشة التالية ، ترى مكانها على جهاز الكمبيوتر الخاص بنا. نختار واحدة وننقر على "فتح".
إذا عثرت أداة ScanPST على أية أخطاء ، فستعلمك بنفس القدر وستقوم بإصلاحها. انقر فوق الزر الذي يحمل العنوان المناسب لبدء الإصلاح المذكور.
بمجرد الانتهاء ، ستعلمك أداة ScanPST أنه قد تم إصلاح ملف Outlook الخاص بك بنجاح.
يمكنك إغلاق الأداة أو تكرار العملية على أي ملفات بيانات أخرى حسب الحاجة.
أرشفة البيانات الخاصة بك تلقائيا
دعونا نجعل الأمور مع بعض المعلومات الهامة حول كيفية أرشفة أفضل البيانات الخاصة بك والاحتفاظ بنسخة احتياطية منها. أول شيء نريد مناقشته هو خيارات الأرشفة التلقائية الخاصة بك. للبدء ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" على الشريط بحيث ترى الشاشة التالية.
لاحظ على الفور ، يمكنك اختيار الحساب الذي ترغب في حضوره (إذا كان ذلك ممكنًا) عن طريق النقر على القائمة المنسدلة الموجودة أعلى الزر "إضافة حساب".
لننقر على زر "أدوات التنظيف" ثم نختار "تنظيف علبة البريد" من الخيارات. فيما يلي الخيارات التي سوف تراها. كل شيء هنا مخصص لتخفيض الدهون من صندوق الوارد الخاص بك وأرشفة الرسائل القديمة.
يعني النقر فوق الزر "الأرشفة التلقائية" أن Outlook سيقوم تلقائيًا بإدارة أي مجلدات بريد تم تكوينها بهذه الصفة. لتعيين خيارات الأرشفة التلقائية ، يلزمك النقر بزر الماوس الأيمن على مجلد بريد وتحديد علامة التبويب "الأرشفة التلقائية".
نرى هنا نافذة خصائص مجلد البريد النموذجي. ستتيح لك علامة التبويب الأرشفة التلقائية ضبط كيفية إخراج المجلد تلقائيًا. ملاحظة ، في لقطة الشاشة هذه ، لدينا المجلد الذي تم تكوينه إلى الأرشفة التلقائية وفقًا لجدوله الزمني وإجراءاته.
يمكنك أيضًا تعيين المجلد إلى الأرشفة التلقائية وفقًا للإعدادات الافتراضية الافتراضية الشاملة في Outlook. إذا قمت بتعيين المجلد إلى الإعدادات الافتراضية ، ثم انقر فوق "Default Archive Settings…" ، فسترى مربع الحوار التالي (لأنهم "افتراضيون" ، وسيتم تطبيق أي تغييرات قمت بتعيينها هنا على كل مجلد تمت تهيئته على النظام الافتراضي الافتراضي).
لا تنس ، يمكنك أيضًا العثور على هذه الإعدادات من خلال فتح "الخيارات" والنقر على العنوان "متقدم".
لننتقل الآن إلى أرشفة بياناتك يدويًا.
أرشفة البيانات الخاصة بك يدويا
ببساطة ، إذا كنت لا تريد استخدام ميزة الأرشفة التلقائية ، أو تريد تسهيل إجراء أرشفة بنفسك ، فارجع إلى أدوات التنظيف الموجودة على شاشة معلومات الحساب ، وانقر فوق واختر "أرشيف" لفتح مربع الحوار التالي.
سهل بما فيه الكفاية ، فأنت تريد ببساطة اختيار المجلد الذي تريد أرشفته ، وحدد تاريخ عناصر الأرشيف ، ثم اختر مجلدًا إلى المكان الذي تريد حفظ الأرشيف الخاص بك فيه. هذا كل شيء ، انتهيت!
النسخ الاحتياطي واستعادة ملف بيانات Outlook الخاص بك
النسخ الاحتياطي لملفات (ملفات) بيانات Outlook سهل مثل نسخ ملفات .OST أو .PST الخاصة بك إلى قرص صلب آخر ، أو خادم سحابي ، أو محرك أقراص مصغر ، أو بعض وسائط التخزين الأخرى. تتذكر كيفية تحديد موقع ملفات البيانات الخاصة بك?
افتح لوحة تحكم البريد وانقر على زر "ملفات البيانات". انقر فوق "فتح موقع الملف ..." ، ثم يمكنك الاحتفاظ بنسخة احتياطية من ملفات البيانات الخاصة بك.
في ملاحظة جانبية ، يمكنك نقل ملفات بياناتك بشكل دائم إلى موقع سحابي ، مثل مجلد OneDrive أو Dropbox ، مما يضمن دائمًا الاحتفاظ بنسخة احتياطية تقنيًا من بيانات Outlook.
لاستعادة ملف البيانات الاحتياطية ، دعنا نعود إلى علامة التبويب "ملف" وحدد "فتح ملف بيانات Outlook".
في لقطة الشاشة التالية ، يفتح File Explorer تلقائيًا إلى أرشيفاتنا ، ولكن يمكنك تصفحها بوضوح أينما توجد ملفات البيانات الخاصة بك.
حدد الملف الذي تريده ، وانقر فوق "فتح" حتى تتمكن من الوصول إلى البيانات المحفوظة في الملف. بمجرد استعادة ، ستتمكن من استعراض العناصر وعرضها كما تفعل عادةً.
إذا لم تعد بحاجة إلى الوصول إلى ملف البيانات الاحتياطية ، فيمكنك فقط النقر بزر الماوس الأيمن فوق أعلى مجلد وتحديد خيار الإغلاق.
يعد النسخ الاحتياطي واستعادة ملفات البيانات إلى حد كبير نشاطًا يدويًا ، ولكن إذا قمت بإعداد مجلداتك إلى الأرشفة التلقائية بشكل متكرر ، وتمت أرشفتها إلى موقع مثل مجلد السحابة ، عندها يكون لديك بعض الأمان هناك.
ومع ذلك ، فإن أفضل طريقة لضمان عدم فقد أي بيانات ، هي إجراء نسخ احتياطي لملفات البيانات بالجملة بشكل روتيني. هل لديك أي شيء تود إضافته؟ الرجاء إخبارنا في منتدى المناقشة الخاص بنا. كما هو الحال دائمًا ، نتطلع إلى تعليقاتك.
