دليل المبتدئين باستخدام ميزة Notes في Outlook

نظرًا لمقدار البريد الإلكتروني الذي تتلقاه في يوم معين ، فمن الصعب الاحتفاظ به بشكل مباشر ، بغض النظر عن كيفية تنظيم بريدك الوارد. اليوم نوضح لك كيفية استخدام ميزة Notes للمساعدة في تنظيمها بشكل أفضل.

واحدة من الميزات في Outlook التي لا يتحدث عنها الكثير وربما غير مستغلة هي Notes. يمكن أن يساعدك استخدام الملاحظات أثناء التواجد في Outlook على تذكر الأفكار المهمة وتنظيم عملك. هنا ننظر إلى استخدام Notes في Outlook 2010 ولكن الميزة متاحة في Office 2002 وما فوق.

استخدام Notes في Outlook 2010

للوصول إلى ميزة Notes في Outlook 2010 ، انقر فوق الزر Notes في "جزء التنقل".

يمكنك أيضًا النقر على زر السهم لإظهار المزيد أو أقل من العناصر. بهذه الطريقة يمكن أن تظهر Notes كزر أكبر لتسهيل الوصول إليها إذا كنت تستخدمها كثيرًا.

تفتح ميزة Notes لإنشاء نقرة جديدة ملاحظة جديدة من الشريط.

بعد الانتهاء من إنشاء الملاحظة ، أغلقها تمامًا وسيتم حفظها تلقائيًا في قائمتك.

ضمن علامة التبويب الرئيسية في العرض الحالي ، يمكنك تغيير خيارات العرض لملاحظاتك. هنا لدينا لضبط قائمة الملاحظات حتى نتمكن من رؤية محتويات الملاحظة ومعلومات تفصيلية أخرى بسهولة.

إذا كان لديك عرضًا كرموز ، فيمكنك تمرير الماوس فوق الملاحظة ومشاهدة معاينة لمحتوياته.

يمكنك أيضًا ترتيب ملاحظاتك أبجديًا في عرض الرمز. انقر بزر الماوس الأيمن على منطقة فارغة في النافذة واختر فرز من قائمة السياق.

في شاشة الفرز ، حدد فرز العناصر حسب الموضوع وإذا كنت تريد أن يكون ذلك تصاعديًا أو تنازليًا ، فانقر على موافق.

ها أنت ذا! ثم يتم فرز الملاحظات الخاصة بك أبجديا. يمكنك أيضًا تصنيفها حسب اللون ، جهة الاتصال ، الرمز ... إلخ.

إذا كان لديك بعض الملاحظات المفتوحة في Windows 7 ، فيمكنك الوصول إليها بسهولة من شريط المهام مع كل شيء آخر قد يكون مفتوحًا في Outlook.

أضف زر ملاحظة جديد إلى شريط أدوات الوصول السريع

إذا وجدت أنك تستخدم ميزة Notes كثيرًا ، فقد ترغب في إضافتها إلى شريط أدوات الوصول السريع. لإضافته ، انقر على القائمة المنسدلة وحدد المزيد من الأوامر.

خيارات Outlook ستفتح ... القائمة المنسدلة القائمة الأوامر وحدد جميع الأوامر.

ثم قم بالتمرير لأسفل ثم تمييز New Note ثم انقر فوق الزر Add.

يجب أن تراه تحت قسم "تخصيص شريط أدوات الوصول السريع" ، انقر فوق "موافق" للإغلاق خارج خيارات Outlook.

الآن سترى رمز "ملاحظة جديدة" في شريط أدوات الوصول السريع.

انقر فوقه وستتمكن من إنشاء ملاحظة جديدة أثناء البحث في البريد الوارد دون الدخول إلى قسم الملاحظات.

ملاحظات البريد الإلكتروني

ميزة أخرى أنيقة مع Notes في Outlook يمكنك إرسالها بالبريد الإلكتروني أيضًا. انقر بزر الماوس الأيمن على الملاحظة التي تريد إرسالها وحدد إعادة توجيه.

أرسلها الآن كما تفعل مع أي بريد إلكتروني آخر.

يمكنك أيضًا ربط Notes بجهات الاتصال الخاصة بك. افتح ملاحظة وانقر على الرمز في الزاوية العلوية اليمنى وحدد جهات الاتصال.

الآن اكتب اسم جهة الاتصال التي تريد ربط الملاحظة بها أو انقر فوق الزر جهات الاتصال لتصفح قائمة جهات الاتصال الخاصة بك.

نقل أو نسخ ملاحظات إلى التقويم أو مجلدات أخرى

في بعض الأحيان قد ترغب في نقل ملاحظاتك أو نسخها إلى موقع آخر في Outlook. هنا سننظر في نسخ ملاحظة إلى التقويم. حدد القائمة Move المنسدلة من الشريط ، ثم حدد نقلها أو نسخها إلى موقع آخر.

اختر المكان الذي تريد نقله أو نسخه إلى… في هذه الحالة ، التقويم ، ثم انقر فوق موافق.

سيتم فتح التقويم ويمكنك بعد ذلك الدخول من خلال وجدولة ما تريده

تخصيص ملاحظاتك

إذا لم تكن سعيدًا بمظهر المظهر الأصفر النموذجي لملاحظاتك ، فيمكن تخصيصها. انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى "عرض Backstage" وانقر فوق "خيارات".

انقر فوق Notes و Journal وتحت خيارات Notes يمكنك تخصيص اللون والخط والحجم.

في ما يلي مثال لملاحظة بعد تخصيص اللون والحجم والخط.

استنتاج

إذا كنت تعيش في Outlook أثناء يوم العمل ، وتريد طريقة سريعة وسهلة لتدوين أفكارك ، فإن استخدام ميزة Notes يمكن أن يكون مفيدًا. يجب أن يساعدك هذا الدليل في البدء في فهم واستخدام Notes في Outlook. ماذا عنك؟ هل تستخدم ميزة Notes؟ هل تجدها لتكون أداة مفيدة لتنظيم عملك بشكل أفضل؟ ترك تعليق وإعلامنا.