تعزيز الإنتاجية الكتابة البريد الإلكتروني الخاص بك مع دمج Microsoft Word Mail

يعد دمج المراسلات في Microsoft Word أداة إنتاجية ممتازة. معرفة كيفية إنشاء خطوط وموضوعات موضوع مخصصة لا تدعمها الميزة الأساسية لدمج المراسلات في Word يمكن أن تكون منقذا للحياة عندما تضطر إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني بالجملة.

في مقالة اليوم ، ستتعلم كيفية استخدام معالج دمج المراسلات في Word 2010 ، وكتابة مواضيع بريد إلكتروني مخصصة ، وإعداد مرفقات مختلفة لكل من مستلم البريد الإلكتروني الخاص بك.

الصورة بواسطة M! R

إنشاء قائمة التوزيع

يعمل دمج المراسلات في Word على حفظنا من المهمة الشاقة لإدخال عنوان البريد الإلكتروني لكل مستلم يدويًا عن طريق السماح لنا باستيراد عناوين البريد الإلكتروني من جهات اتصال Outlook أو مصادر بيانات Excel أو Access أو ملفات بيانات Word.

إن اتصال Outlook هو أفضل خيار بين الثلاثة ، وإذا لم تكن قد قمت باستخدامه ، فسيكون الآن وقتًا جيدًا لتحديث دفتر عناوين Outlook الخاص بك ، وسنوضح لك كيفية القيام بذلك. يمكنك تخطي القسم التالي والبدء في كتابة دمج البريد الخاص بك ، إذا كنت تعرف بالفعل كيفية إعداد جهة اتصال Outlook ، وإلا فسيقدم لك القسمان التاليان بعض الأساسيات حول كيفية إعداد جهة اتصال Outlook عن طريق استيراد قائمة جهات الاتصال الخاصة بك على الويب.

إعداد ملف تعريف البريد الخاص بك

يبدأ إعداد جهة اتصال Outlook بإنشاء ملف تعريف بريد يخزن عنوان البريد الإلكتروني لحسابك وكلمة المرور ومعلومات الخادم وروابط إلى بيانات أخرى مثل رسائل البريد الإلكتروني والعناوين.

يمكنك إنشاء بعض الملفات الشخصية ، كل مصممة لحساب البريد الإلكتروني المحدد.

يتيح لك اسم ملف التعريف الصحيح تحديد حساب البريد الإلكتروني الذي تربطه بملف تعريف البريد الخاص بك.

لديك خيار تكوين ملف تعريف البريد الخاص بك باستخدام عنوان البريد الإلكتروني الذي تلقيته من مزود خدمة الإنترنت الخاص بك ، أو حساب بريدك الإلكتروني الخاص عن طريق تحديد الخيار الثالث.

حدد "بريد إنترنت الإلكتروني" لاستخدام موفر بريد إلكتروني يوفر خدمة POP - على سبيل المثال ، GMail.

يتوفر لدى كل موفر بريد إلكتروني للإنترنت تكوين POP مختلف ، وتأكد من قراءة دليل المستخدم الخاص بهم لمعرفة إعداد POP الخاص بهم.

تهانينا! إذا كنت ترى هذه الشاشة ، فأنت تقوم بإعداد ملف تعريف البريد الخاص بك بنجاح. الآن ، نحن مستعدون لإعداد مجلد جهات اتصال Outlook الخاص بنا.

نشر مجلد الاتصال الخاص بك

يمكنك إدخال قائمة التوزيع يدويًا في Outlook ، أو استيراد كتب عناوين ويب أخرى - مثل دفتر عناوين GMail أو Yahoo أو Hotmail. يسمح لنا معظم موفري البريد الإلكتروني المستند إلى الويب بتصدير دفتر عناوينهم إلى مصدر بيانات متوافق مع Outlook. على سبيل المثال ، يمنحنا Gmail خيار تصدير جهات اتصالنا إلى ملف CSV متوافق مع Outlook.

تدعم وظيفة استيراد Outlook مجموعة متنوعة من أنواع الملفات: csv و vcard و RSS و iCalendar وغيرها الكثير ، مما يجعلها أداة رائعة لإنشاء قائمة توزيع دمج المراسلات.

يقع ملف CSV ضمن فئة "برنامج آخر أو ملف" في Outlook.

ملف ACT ، DOS CSV ، Lotus ، Access 97-2003 ، ملفات PST ، هي بعض ملفات البرنامج التي يدعمها Outlook - بالنسبة لنا ، اخترنا نوع ملف مفصولة بفواصل قيم (Windows).

الآن ، حدد موقع ملف CSV الذي قمنا بتصديره من دفتر عناوين Gmail.

من بين كل هذه المجلدات ، يعد مجلد جهات الاتصال هو أفضل خيار لغرض دمج البريد الخاص بنا.

يحتاج Outlook إلى بضع دقائق لاستيراد جهة الاتصال الخاصة بك اعتمادًا على عدد عناوين البريد الإلكتروني التي تقوم باستيرادها.

يجب أن نكون قادرين على استخدام مجلد جهات الاتصال هذا ، بمجرد انتهاء Outlook من استيراد كافة جهات الاتصال الخاصة بك لدمج المراسلات.

معالج دمج المراسلات

ابدأ باستخدام مستند فارغ وافتح شريط "المراسلات" لبدء عملية دمج المراسلات.

المعالج هو أفضل طريقة للمبتدئين للبدء في تمرين دمج المراسلات الأول.

اختيار مستلمو الرسائل

سيطلب منا المعالج اختيار نوع المستند لدمج البريد الخاص بنا ، ورسائل البريد الإلكتروني هي نوع المستند المناسب لممارسة دمج المراسلات اليوم.

يمكننا البدء في كتابة رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بنا من مستند فارغ أو قالب أو مستند موجود.

اختر مجلد جهات اتصال Outlook الخاص بنا كقائمة توزيع دمج المراسلات في الخطوة 3.

لدينا خيار استخدام أي ملف شخصي للبريد نقوم بإعداده في نظامنا.

يجب أن يكون عدد جهات الاتصال لديك أكثر من صفر إذا قام Outlook باستيراد عنوان Gmail الخاص بك بنجاح.

اختر الأشخاص الذين تريد تضمينهم في توزيع البريد الإلكتروني من خلال تحديد خانات الاختيار المناسبة.

تأليف رسالة البريد الإلكتروني

ابدأ بكتابة رسالة البريد الإلكتروني وأدخل حقول الدمج حيث تريد وضع رسائل مخصصة - مثل العنوان أو اسم العائلة في المكان المناسب على المستند الخاص بك.

سيتم تضمين كل حقل دمج داخل شيفرون مزدوج ؛ سيتم استبدالها بمعلومات بطاقة جهة الاتصال الخاصة بك عند إكمال معالج دمج المراسلات.

قم بمعاينة رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك لمعرفة كيفية معالجة Word لدمج الحقول عن طريق النقر فوق الارتباط "التالي: معاينة رسائل البريد الإلكتروني".

إذا كنت راضيًا عن المعاينة ، فانقر فوق الرابط "التالي: إكمال الدمج" ، وسيقوم برنامج Word بإرسال البريد الإلكتروني المدمج إلى جميع المستلمين الذين لديهم سطر موضوع مشترك.

إضفاء الطابع الشخصي على خط الموضوع الخاص بك

يقوم المعالج بتقسيم عملية دمج المراسلات إلى الخطوات التالية: اختيار نوع المستند الصحيح والقالب ، وإنشاء قائمة توزيع ، وتقييم معاينة دمج المراسلات ، وإرسال رسائل بريد إلكتروني إلى جميع المستلمين.

في هذه المرحلة ، قد تلاحظ نشاطين شائعين لكتابة البريد الإلكتروني لا يدعمه المعالج ، وكتابة خطوط الموضوعات المخصصة ، وإعداد مرفقات مختلفة. يجب علينا استخدام الماكرو للقيام بها في دمج البريد ، ويفضل قبل إكمال المعالج.

مع فتح رسالتك ، اضغط على "Alt + F11" وانقر نقرًا مزدوجًا فوق "ThisDocument" في إطار Word الخاص بالعمل ، لفتح محرر ماكرو.

لصق رمز الماكرو هذا ، مكتوب بواسطة hutchinsfairy برنامج coder ماكرو خبير ، في الجزء فارغة وحفظه.

Dim WithEvents wdapp حسب التطبيق Dim EMAIL_SUBJECT As String Dim FIRST_RECORD As Boolean
Private Sub Document_Open () تعيين wdapp = التطبيق ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 نهاية الفرعية Private Sub Document_Close () تعيين wdapp = لا شيء نهاية الفرعية Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document، Cancel As Boolean) Dim i As Integer مع ActiveDocument.MailMerge إذا كان FIRST_RECORD = True ثم EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = خطأ Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT إنهاء إذا أنا =. DataSource.DataFields.Count هل بينما أنا> 0 .MailSubject = استبدال (.MailSubject، ""، .DataSource.DataFields (i) .Value،،، vbTextCompare) ط = ط - 1 عقدة انتهت ب نهاية الفرعية sub الخاصة wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc باسم المستند ، ByVal StartRecord As Long ، ByVal EndRecord باسم طويل ، إلغاء باسم Boolean) FIRST_RECORD = صحيح نهاية الفرعية Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As Document، ByVal DocResult As Document) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
نهاية الفرعية

ارجع إلى مستندك وانقر فوق رابط "التالي: إكمال الدمج" لإرسال البريد الإلكتروني الخاص بك.

انقر على رابط "البريد الإلكتروني ..." لإرسال رسالتك.

ضع حقول الدمج المناسبة ، محاطة بشيفرون ، في سطر الموضوع.

سيقوم الماكرو بتحليل حقل الدمج واستبداله باسم الأخير الخاص بالمستلم عندما يرسل Word إلى المستند.

إرفاق عناصر مختلفة إلى بريدك الإلكتروني

حتى الآن ، تعلمنا كيفية استخدام معالج دمج المراسلات وكيفية تخصيص حقول الموضوع - ولإكمال البرنامج التعليمي اليوم ، سنعرض لك وظيفة إضافية تابعة لجهة خارجية تمكننا من إرفاق ملفات مختلفة لكل بريد إلكتروني.

قم بتنزيل الوظيفة الإضافية ، قم بفك ضغطها ، وستجد أن الوظيفة الإضافية تأتي كقوالب Word Document. استخدم "CreateEMailData Word 2007 Ver02" ، إذا كنت تستخدم الكلمة 2007 أو 2010 ، و "CreateEMailData Word 2003 Ver02" ، إذا كنت تستخدم Word 2003.

قم بنسخ قالب المستند المناسب في مجلد "٪ appdata٪ \ Microsoft \ Word \ STARTUP" الخاص بك حيث "٪ appdata٪" هو مجلد بدء التشغيل الخاص بك في Microsoft - في حالتنا هو "C: \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".

أعد تشغيل Word ، بعد نسخ الملف إلى مجلد بدء التشغيل الخاص بـ Microsoft ، ويجب أن ترى وظيفتين جديدتين إضافيتين: إنشاء ملف بيانات والدمج إلى البريد الإلكتروني ، تحت قائمة شريط "البريد".

قم بإعداد ملف بيانات مع جدول عمودين - عنوان البريد الإلكتروني للمستلم في العمود الأيسر ، والمسار الكامل لملف المرفقات في العمود الأيمن ، ثم احفظه ضمن نفس المجلد مثل مستند دمج البريد الإلكتروني الخاص بك باسم "MergeAttachmentsData". نحتاج إلى التأكيد على أنه يجب عليك حفظ الملف باسم "MergeAttachmentsData" ، وإلا فلن تتمكن الوظيفة الإضافية من العثور على الملف للبحث عن المرفقات.

ارجع إلى مستند دمج المراسلات وقم بتقسيم المستندات إلى ملفات فردية.

يجب أن تظهر نافذة وثيقة كلمة جديدة ، وانقر على زر الوظيفة الإضافية "دمج إلى البريد الإلكتروني". ما عليك سوى النقر فوق الزر "موافق" في مربع الحوار الأصفر ، لأننا قمنا بالفعل بإعداد ملف البيانات.

ضع موضوعًا مناسبًا لبريدك الإلكتروني ، انقر فوق موافق ، وسيقوم Outlook بإرسال البريد الإلكتروني الخاص بك مع المرفق الذي قمت بتحديده في ملف البيانات.

كلمة ، مع العديد من الميزات المفيدة ، هي حقا أداة إنتاجية كبيرة. نتطلع إلى كتابة المزيد من مقالات Word لقرائنا. في غضون ذلك ، تحقق من المقالات الأخرى الكلمات على موقعنا.

نأمل أن تكون قد تعلمت كيفية استخدام دمج مراسلات Word من مقالة اليوم. لا تتردد في مناقشة نصائح دمج المراسلات الأخرى مع الزملاء الآخرين من القراء في قسم التعليقات.