قم بإنشاء مستند رئيسي في Word 2010 من مستندات متعددة

هل تقوم بإنشاء مستندات طويلة بالفعل في Word؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن المحتمل أنك تعرف أن Word لا يلعب بشكل جيد دائمًا معهم. عادةً ما يكون الأمر أكثر ذكاءً لتقسيم المستندات الطويلة إلى ملفات Word متعددة.

ولكن ، كيف يمكنك التأكد من ترقيم الصفحات بشكل صحيح وإنشاء جدول محتويات وفهرس للمستند بأكمله بسهولة؟ هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه ميزة المستند الرئيسي في Word. يسمح لك بدمج ملفات Word المتعددة في ملف Word مفرد.

المستند الرئيسي هو ملف Word يحتوي على ارتباطات إلى مجموعة من ملفات Word منفصلة أخرى تسمى المستندات الثانوية. لم يتم إدراج محتوى المستندات الثانوية في المستند الرئيسي. يحتوي المستند الرئيسي فقط على ارتباطات إلى المستندات الثانوية. هذا يسمح لك بتحرير المستندات الثانوية بشكل منفصل. يتم تضمين أية تغييرات يتم إجراؤها على المستندات الثانوية في المستند الرئيسي تلقائيًا. إذا كان هناك أشخاص متعددين يعملون في مستند واحد ، فإن المستند الرئيسي يسمح لك بإرسال أجزاء مختلفة من المستند إلى أشخاص مختلفين للعمل عليها.

في هذه المقالة ، نعرض لك أساسيات إنشاء مستند رئيسي ومستندات ثانوية من البداية ، وإنشاء مستند رئيسي من المستندات الثانوية الموجودة. نوضح لك أيضًا كيفية إضافة جدول محتويات بسهولة إلى بداية المستند الرئيسي.

إنشاء مستند رئيسي من سكراتش

إذا كنت تقوم ببدء تشغيل مستند رئيسي جديد بدون وجود مستندات ثانوية موجودة ، فيمكنك إنشاء مستند من الصفر. للقيام بذلك ، قم بإنشاء مستند Word فارغ وجديد وقم بحفظه ، موضحًا في اسم الملف أنه مستند رئيسي.

بمجرد حفظ ملف المستند الرئيسي ، انقر فوق علامة التبويب عرض وانقر فوق مخطط تفصيلي في المقطع طرق عرض المستند في علامة التبويب.

ابدأ في إدخال العناوين للمستند الخاص بك في نموذج المخطط التفصيلي ، باستخدام القائمة المنسدلة لأنماط المستوى والسهم الأيمن والأيسر الأخضر في قسم "أدوات المخطط التفصيلي" من علامة التبويب "مخطط تفصيلي" لتغيير مستويات العناوين الخاصة بك.

عند إدخال كافة العناوين التي تريدها ، انقر فوق "إظهار المستند" في قسم المستند الرئيسي في علامة التبويب "مخطط تفصيلي".

يتوفر المزيد من الخيارات في قسم المستند الرئيسي في علامة التبويب Outlining. حدد المخطط التفصيلي بالكامل في المستند وانقر فوق إنشاء.

النقر فوق إنشاء كل مستند في المربع الخاص به. احفظ ملف المستند الرئيسي مرة أخرى في هذه المرحلة.

يصبح كل مربع في المستند الرئيسي ملفًا منفصلاً ، كما هو موضح أدناه. يتم استخدام اسم العنوان الأول في كل مربع في المستند الرئيسي كاسم الملف لكل ملف المستند الثانوي.

للعودة إلى طريقة العرض السابقة ، مثل "تخطيط الطباعة" ، انقر فوق "إغلاق مخطط تفصيلي عرض" في المقطع "إغلاق" في علامة التبويب مخطط تفصيلي.

لإضافة جدول محتويات إلى المستند الرئيسي ، ضع المؤشر في بداية المستند وانقر فوق علامة التبويب "المراجع". انقر فوق الزر المنسدل "جدول المحتويات" في قسم "جدول المحتويات". حدد أحد خيارات الجدول التلقائي لإدراج جدول محتويات تم إنشاؤه تلقائيًا عند نقطة الإدراج.

لمشاهدة فواصل المقاطع التي تم إدراجها بواسطة Word عند إنشاء المستندات الثانوية ، انقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية وانقر فوق زر رمز الفقرة في المقطع فقرة.

يعرض Word فواصل المقاطع وما هي أنواعها.

ملاحظة: عند إنشاء مستند رئيسي من الصفر ، يدرج Word فاصل مقطعي مستمر قبل وبعد كل مستند ثانوي قمت بإنشائه. هذا يعني عدم وجود فواصل صفحات في المستند. يمكنك بسهولة تغيير نوع كل مقطع فاصل.

تُظهر الصورة التالية كيفية ظهور المستند في وضع المخطط التفصيلي مع المستندات الثانوية التي تظهر موسعة.

إنشاء مستند رئيسي باستخدام ملفات Word الموجودة

إذا كان لديك بعض المستندات الموجودة التي تريد تضمينها في مستند رئيسي ، فيمكنك إنشاء ملف مستند رئيسي جديد وإدراج المستندات الموجودة كمستندات ثانوية. للقيام بذلك ، قم بإنشاء مستند Word جديد وفار وحفظه كما ذكرنا سابقًا عند إنشاء مستند رئيسي من البداية.

انقر فوق علامة التبويب عرض ثم انقر فوق مخطط تفصيلي في المقطع طرق عرض المستند. تصبح علامة التبويب Outlining متوفرة ونشطة. انقر فوق إظهار المستند في قسم المستند الرئيسي لتنشيط خيارات إضافية. لإضافة مستند ثانوي إلى المستند الرئيسي ، انقر فوق "إدراج".

في مربع الحوار إدراج مستند ثانوي ، انتقل إلى موقع المستندات التي تريد إدراجها. حدد الملف الأول وانقر فوق فتح.

ملاحظة: قد يكون من الأسهل إذا قمت بتخزين ملفات المستند الثانوي في نفس الدليل كملف المستند الرئيسي.

إذا عرض مربع الحوار التالي ، يخبرك عن نمط موجود في المستند الثانوي والمستند الرئيسي ، انقر فوق الزر "نعم للكل". هذا يحتفظ كافة الأنماط في المستند الثانوي متناسقة مع الأنماط في المستند الرئيسي.

كرر الخطوات لإدراج المستندات الثانوية لكل مستند تريد تضمينه في المستند الرئيسي. عند الانتهاء ، يمكنك طي المستندات الثانوية ، إذا رغبت في ذلك. للقيام بذلك ، انقر فوق "طي المستندات الثانوية" في قسم المستند الرئيسي في علامة التبويب "مخطط تفصيلي".

يجب حفظ المستند لطي المستندات الثانوية ، بحيث يظهر مربع الحوار التالي إذا لم تكن قد فعلت ذلك. انقر فوق "موافق" لحفظ المستند.

لاحظ أن المسار الكامل لكل من ملفات المستندات الثانوية الخاصة بك يتم عرضه في كل مربع مستند ثانوي. لفتح مستند ثانوي للتحرير ، يمكنك إما النقر نقرًا مزدوجًا فوق رمز المستند في الزاوية العلوية ، أو اليسرى من مربع المستند الثانوي ، أو Ctrl + النقر فوق الارتباط إلى الملف.

ملاحظة: عند استيراد ملفات Word الموجودة إلى ملف مستند رئيسي ، يدرج Word فاصل مقطع الصفحة التالي قبل و فاصل مقطع مستمر بعد كل مستند ثانوي. مرة أخرى ، يمكنك بسهولة تغيير نوع كل فاصل مقطعي ، إذا لزم الأمر.

لعرض المستند الرئيسي في عرض غير مخطط تفصيلي ، انقر فوق علامة التبويب عرض ، ثم انقر فوق تخطيط الطباعة أو نوع العرض الآخر في قسم طرق عرض المستند.

يمكنك إضافة جدول محتويات بنفس الطريقة التي ذكرناها أعلاه عند إنشاء مستند رئيسي ومستندات ثانوية من البداية.

بمجرد أن تقوم بتضمين جميع المستندات الثانوية في المستند الرئيسي ، يمكنك إضافة رؤوس الصفحات وتذييلاتها أو تحريرها ، وإنشاء جدول المحتويات (كما هو موضح) ، وإنشاء فهرس ، والعمل على الأجزاء الأخرى من المستند التي تكون مشتركة مع الكل وثيقة.

لكلتا الطريقتين التي تمت مناقشتها في هذه المقالة لإنشاء مستندات رئيسية ، عند تحرير مستند مضمّن في مستند رئيسي ، يتم تحديث محتوى ذلك المستند الثانوي في المستند الرئيسي.

المستندات الرئيسية في الإصدارات السابقة من Word أحيانًا تالفة المستندات. قد تواجه هذه المشكلة في Word 2010. راجع موقع Microsoft Answers لمزيد من المعلومات.