خفض الوقت المستغرق في إرسال واستقبال البريد الإلكتروني

الصورة من H هي للمنزل

يمكن أن يجعل البريد الإلكتروني التواصل أكثر سهولة ، ولكن يمكنه أيضًا استنزاف وقتك. تعلم كيفية معالجة البريد الإلكتروني الوارد وكتابة البريد الإلكتروني الخارج من أجل توفير الوقت.

ووفقًا لدراسة استقصائية أجريت في عام 2005 ، أظهرت المقابلات التي أجراها الموظفون أن الوقت الضائع على البريد الإلكتروني تسبب في خسارة مؤسسة تضم 10000 موظف لما يقدر بنحو 152 مليون دولار من الأجور سنويًا..

البريد الإلكتروني بشكل واضح له سلبيات. تعمل الرسائل الإلكترونية غير الواضحة على تشتيت انتباه الموظفين عن المهام المهمة المتعلقة بالعمل ، وقنوات الاتصال السحابية ، وغالبًا ما تنشئ أعمالًا إضافية. تجنب مخاطر البريد الإلكتروني باتباع الاقتراحات أدناه.

كيف يمكن للبريد الوارد أن يضيع وقتك

الصورة من Dvortygirl

هناك العديد من أنواع رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن أن تضيع وقتك. تلك التى:

يمكن تخفيض الرسائل المتعددة وتكثيفها في رسالة شاملة
لا ترتبط بك مباشرة
ارتبط بك ولكن ليس بطريقة مباشرة ، مما يتركك غير متأكد من كيفية أو إذا كان يجب عليك الاستجابة (وتستهلك الوقت)
لا توجهك لاتخاذ بعض الإجراءات (وهو أمر غير منتج)
صرف و / أو نشجعك على إضاعة الوقت على الويب
ليست مناسبة للبريد الإلكتروني ، وتزيد من فهمك من خلال قناة اتصال ديناميكية مثل اجتماع عمل أو تنسيق مناسب أكثر للمحتوى (مثل مستند مستقل غني بالمعلومات)

كيفية معالجة البريد الإلكتروني الوارد بكفاءة

من أجل قراءة رسائل البريد الإلكتروني ومعالجتها بكفاءة ، تحتاج إلى التركيز على شيئين - التعرف على رسالة البريد الإلكتروني (أو عدم وجود) واتخاذ قرار بشأن الإجراء المطلوب اتخاذه.

الخطوة 1: الخروج من الرسالة (أو عدم وجود)

كلما قرأت بريدًا إلكترونيًا جديدًا ، خذ وقتًا قليلًا قدر الإمكان لمعرفة ما يلي:

ما إذا كان المتحدث يخاطبك بشكل مباشر أو غير مباشر
ما إذا كان المتحدث قد أخبرك بما يتوقعه منك
سواء تم ذلك بطريقة واضحة
ما إذا كانت الرسالة الشاملة ذات صلة بك
ما إذا كانت الرسالة الشاملة تبدو مناسبة ، نظرًا لسياق علاقتك بالمرسل (أو عدمه ، إذا كانوا يحاولون بدء علاقة عمل على سبيل المثال)

سيساعدك هذا على التأكد من رسالة البريد الإلكتروني وكيفية رغبتك في الرد عليها. هذا هو ، إذا كنت تنوي الرد في المقام الأول.

من المهم على وجه الخصوص ملاحظة ما إذا كان المتكلم يقوم بواحد أو أكثر من الأشياء التي يمكن أن تجذبك إلى إهدار وقت ثمين ، مثل:

عدم الوضوح حول ما يحاولون قوله
استخدام اللغة بطريقة مربكة أو مبهمة لتفادي التحدث بمصطلحات محددة (على سبيل المثال "أعتقد أننا نحتاج إلى قلب في القلب عند نقطة معينة" مقابل "هل يمكنك الاتصال بي هذا الأسبوع حتى نتمكن من التحدث على الهاتف عن شيء مهم؟ ")
التمزق أو الخروج من الموضوع
بما في ذلك المعلومات التي لا تمثل أيًا من نشاطك التجاري أو غير ملائمة أو مسيئة أو غير متماسكة
نسخة أو cccing لك على الرسائل التي ليست ذات صلة بك
تكرار نفس الرسالة من خلال رسائل البريد الإلكتروني المختلفة ، أو تكرار ما سبق تغطيته في الاتصالات السابقة بخلاف البريد الإلكتروني
الكتابة عن شيء قمت بمناقشته وحله بالفعل - بطريقة نائمة أو غير مبهمة

في هذه الأنواع من المواقف ، كن حذرًا بشكل خاص من الاستجابة بطريقة فعالة تقلل من الوقت الذي تقضيه في الاتصال. لأنه من السهل السماح لسيناريوهات البريد الإلكتروني الغامضة أعلاه باستنزاف وقتك.

الخطوة 2: حدد الإجراء المطلوب اتخاذه

بعد معرفة ماهية الرسالة ، تعرّف على الطريقة الأكثر إنتاجية للاستجابة. فيما يلي بعض الاستجابات النموذجية:

تحويل المحادثة إلى وسيط اتصال أفضل مثل المكالمات الهاتفية والمؤتمرات
الرد على سؤال متكرر يطرحه العديد من الأشخاص - وليس من خلال البريد الإلكتروني - ولكن من خلال وسيط أكثر غنى بالمعلومات يمكن مشاركته ، مثل مستند Google
لا تستجيب للرسائل التي لا توضح ما يتوقعه المتحدث منك (حتى لو شعرت قليلاً غير مهذب)
معالجة الرسائل غير الواضحة ذات الأسئلة الملموسة المباشرة والموجزة ، مثل "عندما ترغب في استكمال التقرير؟" أو "كيف تريد مني المساهمة في هذا المشروع؟"
يبدأ التقاط الهاتف والاتصال بالشخص في أي وقت يحدث فيه تفكك للدراما أو التواصل - فستستغرق عملية سحبه عبر البريد الإلكتروني وقتًا أطول وقد يؤدي إلى تكثيف النزاع

الخطوة 3: العودة على المهمة

الأهم من ذلك ، بعد الرد على بريد إلكتروني (والذي قد يتكون من عدم الاستجابة وحذف الرسالة بدلاً من ذلك) ، تحتاج إلى العودة للمهمة. الانتقال إلى البريد الإلكتروني التالي المنتظر في البريد الوارد ، أو التبديل بين التروس والعودة إلى تنفيذ العمل الفعلي بدلاً من الاستجابة لطلبات الأشخاص الآخرين.

كيف يمكن إرسال البريد الإلكتروني نفايات وقتك

الصورة من قبل Adikos

بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من أنواع رسائل البريد الإلكتروني انت ارسل يمكن أن تضيع وقتك. تلك التى:

يتم تجميعها دون داعٍ في عدة رسائل ، يستغرق كل منها وقتًا وفكرًا في تفصيلها بدلاً من واحدة شاملة
لا ترتبط مباشرة بالمستلم ، وهو إهدار للجهد من جانبك
غير واضح بما فيه الكفاية ، واستخدمه في محادثات البريد الإلكتروني الطويلة و / أو سوء الفهم ، أو عدم اتخاذ أي إجراء إنتاجي على الإطلاق (مما يعني أنه سيتعين عليك قضاء بعض الوقت في بدء المحادثة مرة أخرى لاحقًا)
لا توجه المتلقي إلى اتخاذ بعض الإجراءات ، وهو أمر غير منتج
صرف وتشجيع المتلقي على إضاعة الوقت على الويب - مما يعني أنه يشجعك على ذلك
ليست مناسبة لتنسيق البريد الإلكتروني ، ولكن يتم توصيلها بشكل أفضل من خلال المحادثة في الوقت الفعلي أو من خلال مستند تعليمي أو ثري بالمعلومات ، مثل دليل أو مقالة مدونة أو صفحة الأسئلة الشائعة أو تقرير الشركة أو عرض تقديمي من PowerPoint

كيفية إرسال البريد الإلكتروني بكفاءة

من أجل كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي لا تضيع وقتك على المدى الطويل (ناهيك عن وقت المستلم) ، تحتاج إلى التركيز على خمسة أشياء: التواصل برسالة واضحة ، طلب من المتلقي اتخاذ خطوات قابلة للتنفيذ ، باستخدام بنية جيدة ، تحرير قبل أن تضغط على إرسال ، ومتابعة بشكل فعال.

الخطوة 1: الحصول على مسح على رسالتك

حتى قبل أن تصوغ رسالة بريد إلكتروني ، تحتاج إلى توضيح واضح للرسالة. تحديد:

ما تريد التواصل
لماذا تريد توصيله
ما هي الإجراءات التي تريد أن يأخذها المتلقي
كيف يمكنك إقناعهم بشكل أفضل لاتخاذ مثل هذا الإجراء

فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لإرسال البريد الإلكتروني:

لتذكير شخص ما من الموعد النهائي
لإعطاء تعليمات مكتوبة لشخص ما في مهمة ما
لطرح سؤال سريع يمكن الإجابة عليه بشكل كاف من خلال الكتابة
للإجابة على سؤال سريع يمكن الإجابة عليه بشكل كاف من خلال الكتابة
لتمرير معلومات حساسة للوقت
لتقديم التواريخ المتاحة لجدولة اجتماع
لمتابعة بعد اجتماع وإظهار التقدير

في كل هذه الأمثلة ، باستثناء آخرها ، ترغب في أن يتخذ المتلقي الخاص بك بعض الإجراءات (حتى لو كان الرد عليك فقط).

في بعض الأحيان لا يبدو هذا الإجراء وكأنه إجراء. ربما تريد أن:

مرر على طول نصيحة لزميلك في العمل
دع أصدقائك يعلمون أنك هبطت بسلام في وجهة سفرك
قدّم تحديثًا مختصرًا عن كيفية أداءك في وجهتك الجديدة وكيف يمكنك الوصول إليه في الأسابيع العديدة القادمة

في كل من هذه الحالات ، لا تخبر المتلقي الخاص بك باتخاذ إجراء معين. ومع ذلك ، من المفترض أنه لا يُتوقع من المستخدمين اتخاذ أي إجراء ، طالما أنك قمت بإغلاق البريد الإلكتروني بشكل صحيح ، أو على الأقل بتوقيع اسمك. إنهم يدركون أن التواصل يمكن أن ينتهي بسهولة بالبريد الإلكتروني الخاص بك ؛ أنهم لا يحتاجون للرد.

الخطوة 2: اطلب من المتلقي اتخاذ خطوات عملية

لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الفعالة التي توفر لك الوقت ، تحتاج إلى جعلها قابلة للتنفيذ. وتحتاج إلى التأكد من أن المستلم واضح بشأن الإجراء المتوقع منهم.

إذا كنت لا تهدف إلى ذلك ، ولكنك تحاول تحديد قصة حياتك أو توضيح سبب التمسك بنموذج iPhone التالي بدلاً من الحصول على أحدث إصدار ، يمكنك نسيان توفير الوقت نظرًا لأن كتابة القلم الكثير من الفكر والوقت.

التركيز على ما يلي عند إجراء البريد الإلكتروني للتنفيذ:

تحديد المواعيد النهائية
تحديد خطط الطوارئ
تقديم خيارات محتملة لمسار العمل التالي (على سبيل المثال ، الأوقات التي تكون فيها متاحًا للاجتماع الشخصي ، والمواقع التي يمكنك الالتقاء بها)
تقديم رأي عند طلب ذلك
تقديم طلب مناسب للكتابة ويكون أكثر ملاءمة لاستخدام طريقة اتصال أخرى
توفير مجموعة من التوجيهات لمهمة وافق المتلقي على تنفيذها

كن استباقيًا وحازمًا عند تحديد الخطوات القابلة للتنفيذ. تجنب طرح أسئلة مفتوحة ما لم يكن هناك خيار آخر. لأن الأسئلة ذات النهايات المفتوحة هي عكس المحتوى القابل للتنفيذ.

وهنا بعض الأمثلة:

بدلاً من مطالبة المستلم بإعطائك جدول مواعيده (وإضاعة بريد إلكتروني في العملية) - ابدأ بإرسال أوقات لقاءك المتاحة.
بدلاً من سؤال المستلم عن رأيهم في قرار تجاري معين ، قم بتوضيح القرار المحتمل وطلب تعليقات البناء ؛ بهذه الطريقة لن يضطروا إلى الخروج بشيء من تلقاء أنفسهم ، وبدلاً من ذلك سيكون لديهم شيء للعمل معه

يمكنك الحفاظ على البريد الإلكتروني قابلاً للتنفيذ من خلال توفير إرشادات واضحة للقارئ والحفاظ على المحتوى قابلاً للتنفيذ بدلاً من فتحه.

الأهم من ذلك ، تحتاج إلى التأكد من أن أي إجراء تتوقعه من القارئ يتم توصيله بشكل واضح. لا تفترض أنهم يعلمون أنك تريد إقامة اجتماع هذا الأسبوع فقط فأنت تعرض أوقاتك المتاحة. لا تفترض أنهم يعرفون المهمة المهمة التي تنطبق عليها مجموعة التعليمات. اذكرها بشكل صريح واتركها لتعرف ما تريد منهم القيام به.

الخطوة 3: إنشاء بنية جيدة

واحد لديك رسالتك محددة بوضوح وجعلتها قابلة للتنفيذ ، وحان الوقت لتنظيم ذلك بطريقة لتوصيل هذا الوضوح والطلبات الخاصة بك قابلة للتنفيذ.

الفقرات: من القواعد العامة التي يجب اتباعها إبقاء الفقرات تحت خمس جمل. ليس من الصعب فقط التركيز على الفقرات الطويلة أثناء القراءة على شبكة الإنترنت ، ولكن الفقرات عالية الدقة تمنح الفرصة للمتلقي لفقدان التركيز وربما تفوتهم النقاط المهمة. ومن ثم يؤدي ذلك إلى استجابات قاسية أو زائدة عن الحاجة ، والتي تغمر قناة الاتصال.

جمل: استخدم الصوت النشط عند كتابة الجمل. حافظ على الجمل قصيرة وإلى هذه النقطة. تجنب الخروج على ظلّ أو يفسّر دون مبرر تفكيرك أو مشاعرك حول الأشياء. بدلاً من ذلك ، التزم بالوقائع والإجراءات التي تطلبها من المتلقي.

كلمات: حاول عدم استخدام كلمات كبيرة أو عامية ، إلا إذا كنت تعرف أن جمهورك سيفهمها. تجنب النكات والمراجع الثقافية التي قد يساء فهمها ، لأن أي شيء يمكن إساءة تفسيره بسهولة هو حاجز محتمل أمام التواصل الفعال.

تجنب الكلمات الإضافية والعبارات المؤهلة. "بالنظر إلى الوضع الحالي الذي يحدث فيه هذا الأمر حالياً ، أعتقد أنه من الحكمة ..." عبارة مؤهَلة لا تهدر فقط الكلمات والوقت ، بل تشتت الانتباه عن الرسالة الحقيقية. وبدلاً من ذلك ، عليك فقط ذكر توصيتك دون الحاجة إلى تأهيلها.

مثال آخر: "كنت أتساءل إذا كان بإمكاني أن أسألك ..." قطع هذه العبارة واسأل السؤال ببساطة. كما أنه سيزيد من ثقتك بنفسك ، لأنك لن تسعى بشكل لا شعوري للحصول على إذن للتواصل بشكل استباقي.

علامات ترقيم: حافظ على علامات الترقيم بسيطة. لا تكون الكلمات والعبارات المؤهلة فعالة إلا عند استخدامها لإقامة مجاملة عند الشروع في التواصل مع شخص ما ترغب في إقامة علاقة تجارية أو شخصية معه. في مثل هذه الحالات ، لا تريد بالضرورة أن تكون متقدما ، ولكن استخدم بعض العبارات المهذبة لإظهار الاحترام لوقتهم.

تقليل استخدام الفواصل - يساعدك هذا بشكل طبيعي في الحفاظ على الجمل قصيرة. تجنب الكلام البطيء المستوحى من النص ، مع الاستخدام المفرط لنقاط دوت النقطة والفواصل المتتالية. وبدلاً من ذلك ، قم بتدوين الجمل باستخدام الإنجليزية المناسبة واستخدم التقلصات عندما يكون ذلك منطقيًا ، لأنها تجعل تدفق القراءة أفضل.

بالإضافة إلى ذلك ، ضع في الاعتبار قوائم الترقيم ذات نقاط التعداد ، واستخدم سطر الشرطات لتفكيك الأقسام الرئيسية (والتي قد تتضمن فقرة واحدة أو أكثر).

تعمل نقاط نقطي وفواصل المقاطع على تحسين قابلية قراءة الويب ، فضلاً عن مساعدتك على تنظيم رسالتك بشكل أكثر وضوحًا.

الخطوة 4: تحرير قبل إرسالها

قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني ، خذ دقيقة أو دقيقتين لقراءتها بصوت مرتفع. سيساعدك هذا على اكتشاف الأخطاء أو ملاحظة الأجزاء المحرجة التي لا تقولها بشكل طبيعي. تجريد هذه الكلمات الإضافية وتبسيط علامات الترقيم. رصاصة خارج القوائم وخفض الفقرات الخاصة بك.

عندما يمكنك الإجابة عن الأسئلة التالية بـ "نعم" ، فأنت على استعداد لضرب "إرسال":

هل الرسالة واضحة?
هل التوقعات قابلة للتنفيذ ومذكورة بوضوح?
هل سيكون بمقدور المستلم تلقي رسالتي بنجاح؟ النجاح يعني أنهم يعرفون ما هي الاستجابة المتوقعة منهم.
إذا تم عكس الأدوار ، فهل سأتمكن من تلقي هذه الرسالة بنجاح?

الخطوة 5: المتابعة بفعالية

بالإضافة إلى ذلك ، كن سباقة في المتابعة مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. إذا لم يستجب شخص ما لطلب مباشر ، فلا تضيع الوقت في التساؤل عما حدث. وبدلاً من ذلك ، أرسل رسالة بريد إلكتروني مهذبة ولكن مباشرة للمتابعة لتتفق معها. تطبيق المبادئ المذكورة أعلاه. ولا تضيع الكثير من الوقت في محاولة الحصول على رد ؛ إذا لم يتصل المستلم بك ، فاعلم متى تنتقل إليه أو تقاربه شخصيًا بدلاً من ذلك.

استخدم البريد الإلكتروني لتوفيرا للوقت

يمكن أن يوفر لك البريد الإلكتروني الكثير من الوقت إذا كنت تعرف كيفية استخدامه بكفاءة. وهذا ينطبق على كل من إرسال واستقبال الرسائل.

يُفضل استخدام البريد الإلكتروني لتقديم رسائل قابلة للتنفيذ يتم توصيلها بكفاءة عن طريق الكتابة. إذا كنت تستفيد من مزايا البريد الإلكتروني وتجنب العديد من المزالق التي تستغرق وقتًا طويلاً ، فإنها تعمل كأداة قوية.