كيفية إضافة تاريخ انتهاء الصلاحية إلى رسائل البريد الإلكتروني في Outlook (وماذا بالنسبة لهم)

يتيح لك Outlook إضافة تاريخ انتهاء صلاحية إلى البريد الإلكتروني الذي ترسله أو تستلمه. بمجرد مرور تاريخ انتهاء الصلاحية ، سيتم عرض البريد الإلكتروني بتنسيق مختلف ، ويمكنك استخدام أدوات Outlook المضمنة لإدارة البريد الإلكتروني المنتهي الصلاحية تلقائيًا.

لا تسري تواريخ انتهاء الصلاحية إلا على رسائل البريد الإلكتروني ، وليس على أحداث التقويم أو المهام نظرًا لأن هذه العناصر لها تواريخها الخاصة التي يمكنك استخدامها لإدارتها

كيفية تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية على البريد الإلكتروني

لإضافة تاريخ انتهاء صلاحية إلى بريد إلكتروني ترسله ، يجب فتح نافذة الخصائص للبريد الإلكتروني. افتح البريد الإلكتروني ، ثم انقر على Message> Tags.

سيؤدي ذلك إلى فتح نافذة الخصائص للبريد الإلكتروني ، والتي يمكنك الوصول إليها أيضًا بالنقر فوق خيارات> خيارات إضافية ، أو ملف> خصائص. قم بتشغيل مربع الاختيار "انتهاء الصلاحية بعد" ثم اختر التاريخ والوقت.

انقر على إغلاق للرجوع إلى بريدك الإلكتروني. لن يكون هناك أي علامات مرئية تشير إلى أنه قد تمت إضافة تاريخ انتهاء الصلاحية ، ويمكنك إرسال البريد الإلكتروني كالمعتاد.

لإضافة تاريخ انتهاء صلاحية للبريد الإلكتروني الذي تلقيته ، افتح البريد الإلكتروني وانقر فوق Message> Tags (أو File> Properties).

هذا يفتح نافذة الخصائص للبريد الإلكتروني. لا توجد العديد من الخيارات لرسائل البريد الإلكتروني المستلمة حيث توجد رسالة ترسلها ، ولكن لا يزال بإمكانك تعيين تاريخ ووقت انتهاء صلاحية.

ماذا يفعل تاريخ انتهاء الصلاحية هل?

لذلك قمت بإضافة تاريخ انتهاء الصلاحية إلى بريد إلكتروني. هذا شيء عظيم ، ولكن ما فائدة ذلك?

يتم استخدام تواريخ انتهاء الصلاحية بعدة طرق من خلال Outlook لمساعدتك على التركيز على ما هو مهم. لا تكون رسائل البريد الإلكتروني التي انتهت صلاحيتها عمومًا مهمة بقدر رسائل البريد الإلكتروني التي لم تنته مدة صلاحيتها ، لذلك يقوم Outlook تلقائيًا بتنسيق رسائل البريد الإلكتروني منتهية الصلاحية بشكل مختلف.

إذا نظرت في إعداد التنسيق الشرطي في Outlook ، فربما تكون قد لاحظت قاعدة تنسيق "العناصر المنتهية الصلاحية".

تنظّم هذه القاعدة أي رسالة إلكترونية تجاوزت تاريخ انتهاء صلاحيتها بخط رمادي ونص يتم تمريره.

يتيح لك ذلك معرفة انتهاء صلاحية البريد الإلكتروني حتى يمكنك التركيز على رسائل البريد الإلكتروني الأكثر أهمية أولاً. إذا أرسلت رسالة بريد إلكتروني بتاريخ انتهاء الصلاحية ، فسيتم تطبيق هذا التنسيق في Outlook أيضًا ، ولكن مع برامج البريد الإلكتروني الأخرى مثل Thunderbird أو تطبيقات الويب مثل Gmail أو Yahoo! البريد ، سوف يتجاهل التاريخ ولا يفعل شيئا معه.

يمكنك أيضًا إضافة عمود إلى مجلد يعرض تاريخ انتهاء صلاحية أي بريد إلكتروني. انقر بزر الماوس الأيمن فوق رأس عمود في المجلد الذي تريد إضافة العمود إليه ثم انقر فوق "منتقي الحقول".

حدد "حقول تاريخ التاريخ" من القائمة المنسدلة ، ثم حدد خيار "انتهاء الصلاحية".

سحب وإسقاط عنصر "Expires" في المجلد الخاص بك لإضافته إلى الأعمدة.

عند فتح بريد إلكتروني منتهي الصلاحية ، يُعلمك Outlook برسالة في العنوان.

لا يزال بإمكانك الرد على بريد إلكتروني منتهي الصلاحية أو إعادة توجيهه ، ولكن إذا حاولت إعادة توجيهه ، فسوف يعرض لك Outlook تحذيرًا أولاً.

انقر فوق "نعم" لإرسال البريد الإلكتروني ، أو "لا" للإلغاء.

استخدام تاريخ انتهاء الصلاحية لإدارة البريد الإلكتروني الخاص بك

تستخدم بعض أدوات Outlook المضمنة أيضًا تواريخ انتهاء الصلاحية. إذا كنت قد أعددت AutoArchiving في Outlook ، فربما تكون قد لاحظت وجود خيار "حذف العناصر المنتهية الصلاحية (مجلد البريد الإلكتروني فقط)".

إذا كان هذا قيد التشغيل ، فستحذف الأرشفة التلقائية أو تحرك (وفقًا للإعدادات الأخرى) أي رسائل بريد إلكتروني تم تمرير التاريخ عليها. تعد هذه طريقة رائعة لإزالة الرسائل الإلكترونية المنتهية صلاحيتها تلقائيًا وإيقافها عن ازدحام صندوق البريد الخاص بك.

إذا كنت لا تريد حذف أو نقل رسائل البريد الإلكتروني منتهية الصلاحية ، ولكنك لا تريد رؤيتها في Outlook أيضًا ، فيمكنك تعيين قواعد التزامن في Outlook لمنع تنزيلها من خادم بريد Exchange الإلكتروني.

عند إنشاء فلتر المزامنة ، انقر فوق علامة التبويب "خيارات متقدمة" ثم انقر فوق الزر "الحقل".

حدد حقول التاريخ / الوقت> تنتهي من القائمة. هذا الحقل متاح أيضًا في خيارات "كل حقول البريد" و "كل حقول البريد".

اضبط "الشرط" على "في أو قبل" و "القيمة" إلى "أمس" ، ثم انقر فوق "إضافة إلى القائمة".

سيؤدي هذا إلى تصفية جميع المهام منتهية الصلاحية بحيث إذا انتهت صلاحيتها يوم أمس أو قبل ذلك ، فلن تتم مزامنتها مع Outlook ولن تظهر في صندوق البريد الخاص بك. وستظل متوفرة في تطبيق الويب Outlook إذا كنت تريد رؤيتها هناك.

لا يمكنك إعداد قواعد لإضافة تواريخ انتهاء الصلاحية إلى البريد الإلكتروني الوارد تلقائيًا أو إنشاء خطوة سريعة تطبق تاريخ انتهاء الصلاحية بضغطة زر ، ولكن يمكنك إضافة تاريخ انتهاء صلاحية تلقائيًا إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة. انقر فوق ملف> خيارات> بريد ، ثم قم بالتمرير لأسفل إلى إرسال الرسائل وقم بتشغيل "وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني على أنها انتهت صلاحيتها بعد هذه الأيام العديدة."

أدخل عدد الأيام التي تريد انتهاء صلاحية الرسائل بعدها ثم انقر فوق "موافق". سيؤدي هذا تلقائيًا إلى إضافة تاريخ انتهاء الصلاحية إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها.

تواريخ انتهاء الصلاحية هي طريقة مفيدة لإدارة أولوياتك وصندوق البريد الخاص بك بواسطة رسائل الإضاءة المنخفضة التي لم تعد ذات صلة وتتيح لك استخدام أدوات Outlook لحذف أو إخفاء الرسائل التي لا تحتاج إليها بعد الآن. إنها أداة أخرى في الكفاح لمنع صندوق البريد الخاص بك من الخروج عن السيطرة وأداة مفيدة للغاية في ذلك.