كيفية أرشفة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook 2013

لقد قيل لنا دائمًا أن الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بياناتنا فكرة جيدة. حسنًا ، يمكن أن يمتد هذا المفهوم إلى البريد الإلكتروني أيضًا. قد ترغب في أرشفة بريدك الإلكتروني في كثير من الأحيان ، مثل شهري أو ربع سنوي أو حتى سنوي.

سنوضح لك كيفية أرشفة البريد الإلكتروني في Outlook 2013 وجعلها متاحة بسهولة في البرنامج. يتم تخزين البريد الإلكتروني الخاص بك في ملف .pst. لأرشفة البريد الإلكتروني ، سننقل البريد الإلكتروني إلى ملف .pst للأرشيف.

ملاحظة: عند أرشفة البريد الإلكتروني الخاص بك إلى ملف .pst آخر ، يتم نقل كل البريد الإلكتروني الذي اخترت أرشفته إلى ملف الأرشيف ولن يعد متاحًا في ملف .pst الرئيسي.

لبدء أرشفة البريد الإلكتروني ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" على الشريط.

على شاشة معلومات الحساب ، انقر فوق الزر "أداة التنظيف" الموجود بجوار "تنظيف علبة البريد".

حدد "أرشيف ..." من القائمة المنسدلة.

يعرض مربع الحوار "أرشيف". حدد "أرشفة هذا المجلد وكافة المجلدات الفرعية" وحدد مجلدًا لأرشفته. إذا كنت تريد أرشفة جميع رسائلك الإلكترونية ، فحدد العقدة بعنوان بريدك الإلكتروني في الأعلى.

انقر على القائمة المنسدلة "أرشفة العناصر الأقدم من" لتحديد آخر تاريخ للعناصر التي سيتم أرشفتها. ينبثق التقويم. حدد تاريخًا في الشهر الحالي من خلال النقر على التاريخ أو التمرير إلى شهر آخر لتحديد تاريخ. سيتم أرشفة جميع العناصر الأقدم من التاريخ المحدد.

إذا كنت تريد أرشفة العناصر التي لم يتم تعيينها لأرشفة تلقائياً باستخدام الأرشفة التلقائية ، حدد خانة الاختيار "تضمين العناصر مع" AutoArchive "محددة".

ملاحظة: يعمل الأرشفة التلقائية في Outlook 2013 بنفس الطريقة كما في Outlook 2010.

انقر فوق الزر "استعراض" إذا كنت ترغب في تغيير الموقع حيث سيتم حفظ ملف الأرشيف واسم ملف الأرشيف. انقر فوق "موافق" عند إجراء التحديدات الخاصة بك.

يتم حفظ ملف .pst المؤرشف في الموقع المختار.

لاحظ أن جميع رسائل البريد الإلكتروني التي اخترت أرشفتها لم تعد متوفرة في ملف .pst الرئيسي. يجب أن يصبح الملف .pst المؤرشف متوفرًا تلقائيًا في Outlook. ومع ذلك ، إذا لم يكن كذلك ، فانقر فوق علامة التبويب "ملف".

في اللوحة الزرقاء على الجانب الأيسر من شاشة "معلومات الحساب" ، انقر على "فتح & تصدير".

على شاشة "فتح" ، انقر فوق "فتح ملف بيانات Outlook".

يفتح مربع الحوار "فتح ملف بيانات Outlook". انتقل إلى الموقع الذي قمت بحفظ ملف .pst المؤرشف فيه ، وحدده ، ثم انقر فوق موافق.

في الجزء الأيسر من نافذة بريد Outlook الرئيسية ، يتم عرض قسم يسمى "المحفوظات" ورسائل البريد الإلكتروني التي قمت برشها.

يمكن أن يساعدك البريد الإلكتروني في الأرشفة في الاحتفاظ برسائلك الإلكترونية منظمة ، مما يسهل العثور على رسائل البريد الإلكتروني القديمة والحفاظ على صندوق البريد الوارد والمجلدات الخاصة بك.