كيفية إنشاء وإرسال البريد الإلكتروني في Outlook 2013
يعتبر Outlook مرادفًا تمامًا للبريد الإلكتروني. لذلك ، بالإضافة إلى جميع ميزاته الأخرى ، تحتاج إلى التأكد من أنك تعرف كيفية استخدامه مع البريد الإلكتروني بأكبر قدر ممكن من الفعالية.
لقد تم تغطيتنا باستخدام جوانب من Outlook لبعض الوقت ، وسيعرف الأطباء البيطريون في المكتب بالفعل كل هذه الأشياء ، ولكن قد يحتاج المستخدمون الجدد ، مثل أولئك الذين يحتاجون إلى معرفة كيفية استخدام Outlook في أحد المكاتب ، إلى معرفة كيفية استخدام Outlook بشكل يومي. ومع ذلك ، فهو تطبيق بريد إلكتروني متعدد الأوجه وناضج يجب على مستخدمي Windows أن يكون لديهم في صندوق الأدوات الخاص بهم.
نظرًا لأن هناك الكثير لتتعلمه ، فليس أمامنا إلا القليل من الوقت لتخسره ، لذلك دعونا نبدأ على الفور في كيفية إنشاء الرسائل وإرسالها ، بالإضافة إلى تحليل جميع الخيارات التي يمكنك تعديلها لجعل Outlook تجربة أكثر إفادة وممتعة.
بسرعة إنشاء وإرسال رسالة
إذا كنت تريد أو تحتاج إلى فهم أساسيات Outlook ، فقد كتبنا دليل مبتدئين في متناول اليد. نوصيك بقراءتها إذا كان Outlook جديدًا تمامًا لك.
بخلاف ذلك ، من صندوق البريد الوارد في Outlook ، يمكنك النقر على زر "بريد إلكتروني جديد" أو استخدام "CTRL + N".
يجب أن تكون نافذة الرسالة الجديدة واضحة جدًا. إذا سبق لك استخدام برنامج Microsoft Word أو برنامج تحرير نصوص مماثل ، فإن ميزات النص الأساسي ستبدو مألوفة بالنسبة لك.
في هذه المرحلة ، ستحدد من ترسل رسالتك وتؤلف رسالتك ، ثم تنقر على الزر "إرسال". هذا كل شيء جيد وجيد إذا كنت تقوم فقط بإنشاء رسالة لمرة واحدة ثم انتهيت من ذلك ، ولكن هناك ما هو أكثر من ذلك.
تحديث المعلومات
عندما تقوم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة ، فإن أول شيء ستفعله على الأرجح هو إدخال المستلم أو المستلم. يمكنك القيام بذلك ببساطة عن طريق كتابة عنوان (عناوين) البريد الإلكتروني أو يمكنك النقر فوق "إلى ..." واختيار الأسماء من دفتر العناوين الخاص بك.
تذكر ، إذا كنت تريد اختيار عنوانين أو أكثر بسرعة في وقت واحد ، فاضغط على CTRL وانقر على كل اسم تريد تحديده ، ثم اختر خيارات العناوين: إلى و Cc (أو نسخة مخفية الوجهة). عندما تحدد جميع المستلمين ، انقر على "موافق".
إذا لم يكن لديك دفتر عناوين بالفعل ، فنحن نوفر لك التغطية. يمكنك استيراد جهات الاتصال الخاصة بك إلى Outlook من Gmail الخاص بك أو خدمة بريد إلكتروني مشابهة.
تغيير عنوان الرد
لنفترض أن لديك أكثر من حساب بريد إلكتروني واحد مرتبط بـ Outlook. كيف ترسل البريد الإلكتروني من حساباتك الأخرى?
ستلاحظ أنه على زر "من" يوجد سهم صغير. انقر فوق هذا الزر ، وسترى حساباتك الأخرى في قائمة منسدلة بحيث يمكنك اختيار حساب بريد إلكتروني آخر.
بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدام حساب بريد إلكتروني غير مرتبط ببرنامج Outlook ، مثل إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر شخص آخر أو كنت تستخدم الكمبيوتر في العمل وتريد توجيه الردود إلى حسابك الشخصي.
إذا قمت بذلك ، فضع في اعتبارك شيئين. أولاً ، سيتم نسخ أي رسالة ترسلها إلى مجلد "البريد المرسل" ، لذا لا ترسل أي شيء شخصي ما لم تنوي حذفه وإفراغ المهملات. أيضًا ، إذا أرسلت رسالة من عملك ، فمن المحتمل أن يقوموا بتخزينها على خادم البريد الخاص بهم.
التوقيعات والقرطاسية
قد تكون بالفعل على دراية بمفهوم التوقيعات ، أو قد تستخدمها بنفسك. بشكل أساسي ، التواقيع عبارة عن أجزاء نصية محددة مسبقًا يمكن إلحاقها بكل رسالة. هذا يمكن أن يكون تفاصيل الاتصال الخاصة بك ، ومعلومات حيوية حول منتج أو حدث تروج له ، أو مجرد اقتباس عميق كنت ترغب حقا.
في هذا المثال ، سنقوم بإرفاق توقيع بتفاصيل خطط العطلات المستقبلية. سنرفق هذا التوقيع بجميع الرسائل الإلكترونية التي تنشأ من حساب العمل لدينا ، ولكن لا يتم الرد عليها.
من الآن فصاعدًا ، حتى تقوم بإزالة التوقيع باستخدام هذه الإعدادات ، سيظهر تحذير الإجازة في كل مرة تقوم فيها بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة.
ثابت?
التوقيعات هي سهلة بما يكفي لمعرفة ولكن ماذا عن القرطاسية؟ طالما هو موجود هناك ، دعنا نمضي قدمًا ونناقشها. مثل التوقيعات ، من المحتمل أنك رأيت بريدًا إلكترونيًا ثابتًا بشكل أو بآخر لكن بشكل أساسي يعمل مثل هذا: نظرًا لأنك ترسل بريدًا إلكترونيًا بتنسيق HTML ، فستسمح لك الثابتة فقط بتعيين الخلفيات وأنماط الخطوط المختلفة ولونك رسائل.
ترى هنا كيف يعمل هذا. اخترنا موضوع "الدببة" من القائمة ، والذي يعطينا خلفية مع الدببة التي تزينها.
بالطبع ، إذا كنت في العمل ، قد ترغب في الامتناع عن الرسائل التي تحمل دببة مثل هذه ، ولكن إذا كنت تريد أن تبرز رسائلك حقًا ، فيمكنك استخدام ميزة ثابتة لإنشاء بعض النتائج الجذابة.
الرد على وإعادة توجيه الرسائل
الرد على الرسائل وإعادة توجيهها أمر بسيط ، وربما تكون قد لاحظت بالفعل أدوات الاستجابة على الشريط.
ترى الرد ، والرد على جميع (استخدام بحذر) ، وخيارات إعادة التوجيه ، والتي هي إلى حد ما لا تحتاج إلى شرح ، ولكن ماذا عن الخيارات الأخرى?
إذا قمت بالنقر فوق "اجتماع" ، فيمكنك حينئذٍ طلب اجتماع عند الرد ؛ تحقق من جميع الخيارات التي تحصل عليها عند القيام بذلك.
سنغطي الاجتماعات بمزيد من التفصيل في مقالة قادمة حيث سنناقش صلاحيات التقويم في Outlook.
ضبط خيارات الرد والأمام
دعونا البوب فتح خيارات الرد والأمام لإلقاء نظرة سريعة. هناك عدة طرق يمكنك من خلالها تغيير كيفية ظهور الرسائل الأصلية عند الرد أو إعادة التوجيه ، أو ما إذا كانت مرفقة كمرفق ، أو لا يتم تضمينها على الإطلاق.
يمكنك أيضًا تعيين كيفية فتح الردود والأجوبة وما إذا كانت تعليقاتك مسبقة مع اسمك.
ما تبقى من خيارات البريد في Outlook
هناك الكثير من الأشياء الأخرى التي تحدث في خيارات البريد ، لذا قبل أن نتركك اليوم ، نريد قضاء بعض الوقت في الحديث عنها.
إليك بعض الأشياء الأساسية مثل خيارات المحرر لتغيير طريقة إنشاء الرسائل وخيارات التدقيق الإملائي والتصحيح التلقائي وخيارات التوقيع والثبات التي سبق لنا التطرق إليها.
العديد من هذه الخيارات تفتح أمام الخيارات الفرعية. على سبيل المثال ، إذا قمت بالنقر فوق "خيارات المحرر ..." ، فستكتشف مجموعة كبيرة من مربعات الاختيار الإضافية (مقسمة إلى فئتين ، تدقيق ودراسة متقدمة) للتعبير.
بالتمرير لأسفل ، هناك خيارات لرسالة الوصول لتحديد كيفية تنبيه Outlook لك عند وصول الرسائل في البريد الوارد.
بالإضافة إلى كيفية قيام Outlook بوضع علامة على العناصر كمقروءة عند استخدام جزء القراءة.
يمكنك تحديد عدد المرات التي يتم فيها حفظ الرسائل تلقائيًا ، وأين يتم حفظها ، وما إلى ذلك.
عندما ترسل رسائل ماذا يحدث؟ مع خيارات "إرسال الرسائل" ، حدد مستويات الأهمية والحساسية الافتراضية ، والتحقق من الاسم التلقائي ، وعدد غير قليل من التعديلات البسيطة الأخرى التي يمكنك إجراؤها لتجربة المستخدم الخاصة بك.
إذا كنت مهتمًا بتتبع الرسائل ، فهناك طرق لإجراء تعديلات عليها أيضًا. على سبيل المثال ، يمكنك هنا تشغيل إعلامات القراءة ، والتي ترسل إليك إشعارًا عندما يقرأ شخص ما بريدك الإلكتروني.
وأخيرًا ، نجد بعض الخيارات لتغيير تنسيق رسائلك ، والتي قد لا تستخدمها على الأرجح.
تحتوي خيارات "أخرى" على بعض الميزات المفيدة ، مثل إظهار خيارات اللصق (ربما مزعجًا) وما إذا كنت ستعرض الارتباطات التالية والسابقة في رؤوس الرسائل عند القراءة من خلال رسائل متعددة في صندوق الوارد الخاص بك (ربما يكون مفيدًا).
هناك أيضًا خيارات لتهيئة كيفية أداء البرنامج لتنظيف المحادثة ، ولكننا سنغطي ذلك والجوانب الأخرى لإدارة بريد Outlook في مقال قادم.
البريد الإلكتروني هو جزء لا يتجزأ من Outlook ، فلا عجب أن هناك الكثير من الطرق لتكوينه. وغني عن القول ، كما تعلم كيفية استخدام Outlook ، ستجد نفسك العودة إلى الخيارات في بعض الأحيان لتغيير جوانب معينة من كيفية تنسيق البريد الإلكتروني ويتصرف.
لم ننتهي من استكشاف Outlook ، ولا يزال لدينا الكثير لنظهره لك ، مثل الطرق التي ستتعامل بها مع إرسال واستقبال المرفقات ، والتقويم ، والمهام ، والكثير الكثير. لكن في الوقت الحالي ، نود أن نسمع المزيد منك ، لذا يرجى تخصيص بعض الملاحظات السريعة في منتدى المناقشة.
