كيفية تفويض حساب Outlook الخاص بك لشخص ما
من الشائع بشكل كاف مشاركة التقويم الخاص بك في Outlook ، وفي العديد من الشركات ، تكون كافة تقاويم Outlook مرئية للمكتب بأكمله بشكل افتراضي. ولكن يمكنك منح شخص مستوى أعلى من الرؤية والتحكم عن طريق تفويض حسابك حتى يتمكن من إنشاء الاجتماعات والرسائل الإلكترونية والرد عليها. دعونا نرى كيف يعمل.
لتفويض صندوق البريد الخاص بك لشخص ما ، انقر فوق ملف> إعدادات الحساب ثم انقر فوق أمر "تفويض الوصول".
هذا يفتح نافذة المندوبين ، والتي ستكون فارغة في المرة الأولى التي تفتحها. انقر على زر "إضافة" لإعداد مندوب.
هذا يفتح قائمة العناوين العالمية (قائمة جميع الأشخاص في شركتك) ، بحيث يمكنك اختيار مندوب. (لا يمكنك تفويض حسابك إلى شخص خارج نطاق بريدك الإلكتروني ، مما يعني أنه إذا كان عنوان بريدك الإلكتروني هو [email protected] ، فيمكنك تفويض صندوق البريد الخاص بك فقط لشخص ما لديه عنوان بريد إلكتروني ينتهي بـ "@ mycompany.com. ")
حدد الشخص الذي تقوم بتفويضه ثم انقر فوق "موافق" لفتح أذونات التفويض.
تمنح الأذونات الافتراضية حقوق محرر المفوض إلى قائمة التقويم والمهام الخاصة بك ، ولكن لا تسمح لهم بأي وصول إلى البريد الوارد أو جهات الاتصال أو الملاحظات الخاصة بك. ومع ذلك ، يمكنك تغيير الإذن الافتراضي لأي من هذه الفئات. الخيارات هي:
- لا شيء: لا يستطيع المفوض الوصول.
- المراجع: يمكن للمفوض قراءة العناصر ، لكن لا يمكن تحريرها.
- مؤلف: يمكن للمفوض قراءة العناصر وإنشائها وتغيير العناصر التي يقوم بإنشائها وحذفها (مثل طلبات الاجتماعات أو المهام).
- محرر: يمكن للمندوب القيام بكل شيء يمكن للمؤلف القيام به ويمكنه أيضًا تغيير العناصر التي قمت بإنشائها وحذفها.
إذا كنت تريد فقط أن يقوم مفوضك بإدارة تقويمك (والمهام التي يمكن تعيينها لأشخاص آخرين) ، فستعمل الأذونات الافتراضية بشكل جيد. يتم تشغيل الخيار "مفوض يستلم نسخ من الرسائل المتعلقة بالاجتماعات المرسلة إلي" ، لذلك لا يحتاج المفوض إلى الوصول إلى البريد الوارد الخاص بك. يتم إرسال طلبات الاجتماع والردود عليها تلقائيًا عند تشغيل هذا.
لن يرى مندوبك أي اجتماعات أو مواعيد قمت بإنشائها وقمت بتمييزها كخاص. سوف يرون فقط أن هناك موعدا خاصا. إذا كنت تريد منهم رؤية (وتعديل) مواعيدك الخاصة ، فقم بتشغيل الخيار "يمكن للمندوب رؤية عناصري الخاصة".
وأخيرًا ، من الأفضل دائمًا تشغيل خيار "إرسال رسالة تلقائيًا لتلخيص تلخيص هذه الأذونات" ، حتى يعلم المفوض أنه حصل على إذن للوصول إلى صندوق البريد الخاص بك.
انقر فوق موافق للرجوع إلى لوحة المندوبين. تتوفر الآن الخيارات الثلاثة في الجزء السفلي التي تم تعتيمها قبل إضافة مفوض.
يتم إرسال طلبات الاجتماعات الاختيارية الافتراضية إلى المفوضين ، ويتم إرسال نسخة إليك من أجل الأعمال المرجعية لمعظم الأشخاص ، ولكن يمكنك التغيير إلى أحد الخيارات الأخرى إذا كنت تريد.
بمجرد النقر فوق "موافق" ، يتم إضافة مندوبك. يمكنهم الآن إضافة صندوق البريد الخاص بك إلى ملفهم الشخصي في Outlook والوصول إلى ما سمحت لهم بالوصول إليه.
