كيفية الحصول على إخطارات Outlook لرسائل البريد الإلكتروني الهامة فقط

اعتقدت شركة Microsoft أنها كانت مفيدة عند إعداد إشعارات البريد الإلكتروني الجديد. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي التسلسل المستمر من الإشعارات إلى تعطيل القطار أيضًا. يمكنك إيقاف تشغيل الإشعارات تمامًا ، أو - أفضل - يمكنك إعداد Outlook لإبلاغك فقط عن الرسائل الإلكترونية المهمة.

كيفية إنشاء قاعدة بسيطة

إذا كنت بحاجة إلى الاستجابة لبعض الأشخاص ، مثل العملاء أو رئيسك في العمل أو أفراد عائلتك ، فيمكنك استخدام القواعد في Outlook لتلقي إشعارات حول رسائل معينة فقط. في ما يلي كيفية إعداد قاعدة تعرض إشعارات البريد الإلكتروني من مرسل معين فقط.

أسهل طريقة لإعداد هذه القاعدة هي العثور على بريد إلكتروني من هذا الشخص. في هذا المثال ، سأقوم بإعداد قاعدة لإعلامني عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من رئيسي ، لأن رسائل البريد الإلكتروني من رئيسك مهم دائمًا ، أليس كذلك؟ لذا ، انقر بزر الماوس الأيمن على البريد الإلكتروني من رئيس تحرير How-To Geek ، Whitson Gordon ، وحدد "قواعد" ثم "Create Rule" من القائمة المنبثقة.

في مربع الحوار "إنشاء قاعدة" ، حدد الشروط التي تريد تلقي إشعارات حول البريد الإلكتروني الجديد. أريد الحصول على إشعارات فورية حول الرسائل الإلكترونية التي أتلقاها من Whitson ، لذلك حددت مربع الاختيار الأول.

أقوم أيضًا بتحديد خانة الاختيار "تم الإرسال إلى" وتأكد من تحديد اسمي من القائمة المنسدلة ، لذلك سأتلقى إشعارات للرسائل الإلكترونية المرسلة من Whitson مباشرة إلي. إذا كنت لا تريد أن يتم إعلامك برسائل البريد الإلكتروني التي توجد فيها CC'ed أو واحدة من عدة مستلمين ، فحدد "أنا فقط" من القائمة المنسدلة "تم الإرسال إلى". انقر فوق "موافق" بمجرد اختيارك.

يتم عرض مربع حوار "Success" مع خيار "تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد الحالي". انقر فوق موافق". أرغب في معرفة رسائل البريد الإلكتروني الموجودة في صندوق الوارد الخاص بي من Whitson ، لذلك حددت مربع الاختيار.

سيظهر مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" ، مما يتطلب اتخاذ إجراء فوري. لدي حاليًا بريدًا إلكترونيًا واحدًا فقط من Whitson في صندوق البريد الوارد ، لذلك هو العنوان الوحيد المدرج في مربع الحوار هذا. ومع ذلك ، إذا كان هناك المزيد من رسائل البريد الإلكتروني من Whitson ، فسيتم إدراجها جميعًا هنا. إذا كنت تريد عرض بريد إلكتروني مباشرة من مربع الحوار هذا ، فحدد البريد الإلكتروني لعرضه ثم انقر فوق "فتح عنصر". انقر فوق "إغلاق" لإغلاق مربع الحوار.

يبقى مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" مفتوحًا حتى تقوم بالنقر فوق "إغلاق" ، حتى عند فتح رسالة بريد إلكتروني من مربع الحوار ثم إغلاق الرسالة.

كيفية إنشاء قواعد أكثر تقدما

عند إنشاء القواعد ، يمكنك الاختيار من بين خيارات إضافية وأكثر تحديدًا من الخيارات المتاحة في مربع الحوار "إنشاء القاعدة" الرئيسي. للقيام بذلك ، افتح مربع الحوار "إنشاء قاعدة" ، كما هو موضح سابقًا في هذه المقالة. ثم انقر فوق "خيارات متقدمة".

تعرض الشاشة الأولى في مربع الحوار "معالج القواعد" قائمة بالشروط التفصيلية للتحقق منها. حدد خانات الاختيار للشروط التي تريد التحقق من إعلامات البريد الإلكتروني. أرغب في تلقي إشعارات عندما أتلقى رسائل بريد إلكتروني من Whitson يتم إرسالها إلي فقط ، لذلك حددت هذه الشروط.

النص المسطر باللون الأزرق هو ارتباطات تنقر عليها لتحديد القيمة (القيم) التي تريد التحقق منها في هذا الشرط. بمجرد تحديد هذا الشرط ، انقر فوق الارتباط الأزرق على هذا الشرط في المربع "الخطوة 2" لتحرير القيم.

بمجرد اختيار الشروط التي تريد التحقق منها ، انقر فوق "التالي".

الآن ، حدد خيارات للإشارة إلى ما يجب القيام به مع رسالة تتلقاها تطابق الشروط المحددة. يمكنك فعل أشياء مثل نقل الرسالة إلى مجلد معين ، أو إعادة توجيهها إلى شخص أو أكثر ، أو الرد باستخدام قالب ، أو وضع علامة عليه كمقروءة. أرغب في تلقي تنبيه سطح مكتب عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من Whitson ، لذلك حدد الخيار الأخير في القائمة ، "عرض تنبيه سطح المكتب". بمجرد اختيار ما تريد القيام به مع الرسالة ، انقر فوق "التالي".

توفر الشاشة التالية خيارات لإعداد استثناءات للقاعدة ، مثل إذا كنت لا ترغب في الحصول على إشعار إذا كانت الرسالة دعوة اجتماع أو تحديث. اختر أي استثناءات تريد تطبيقها على القاعدة الخاصة بك وانقر فوق "التالي". لا أريد أي استثناءات ، لذلك فقط انقر فوق "التالي" لتخطي هذه الشاشة.

تسمح لك الشاشة الأخيرة بتحديد اسم للقاعدة ، وإعداد بعض خيارات القاعدة ، بما في ذلك خيار "تشغيل هذه القاعدة" على الفور. إذا كنت تريد تشغيل القاعدة فورًا في الرسائل الموجودة في البريد الوارد ، فحدد "تشغيل هذه القاعدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في" البريد الوارد "".

راجع وصف القاعدة تحت عنوان "الخطوة 3" وانقر على "إنهاء" عند الانتهاء.

الآن ، عندما أتلقى رسالة بريد إلكتروني من Whitson ، يتم عرض تنبيه سطح مكتب على سطح مكتب Windows. لاحظ أن هذا يختلف عن مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" - بدلاً من ذلك ، إنه إعلام Windows الأصلي. إذا كنت تفضل استخدام هذا النمط من الإشعارات ، فسيتعين عليك الانتقال إلى "خيارات متقدمة" لكل قاعدة تنشئها ".

كيفية تحرير القواعد الخاصة بك

يعد تعديل قواعدك أو حذفها أو حتى إيقاف تشغيلها مؤقتًا أمرًا سهلاً. أرغب في تعديل القاعدة لعرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" بدلاً من "تنبيه سطح المكتب". للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".

انقر على زر "القواعد" في قسم "نقل" وحدد "إدارة القواعد والتنبيهات" من القائمة المنسدلة.

يظهر مربع الحوار "القواعد والتنبيهات". في علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني" ، انقر فوق "تغيير القاعدة" وحدد "تعديل إعدادات القاعدة" من القائمة المنسدلة.

كما ذكرنا سابقًا ، تعرض الشاشة الأولى من "معالج القواعد" قائمة بالشروط التي يمكنك التحقق منها في رسائل البريد الإلكتروني الواردة. يتم عرض التحديدات التي قمت بها عند إعداد القاعدة لأول مرة في أعلى القائمة ويتم عرض الوصف مع الإعدادات الحالية في المربع الموجود تحت "الخطوة 2". لا أريد تغيير الشروط ، لذلك أنقر على "التالي". إذا كنت تريد تغيير الشروط في القاعدة الخاصة بك ، قم بإجراء التغييرات الخاصة بك ، ثم انقر فوق "التالي".

على الشاشة سرد الإجراءات لتتخذ رسائل البريد الإلكتروني الواردة (وفقًا للشروط) ، أقوم بتعطيل خيار "عرض تنبيه سطح المكتب" ، الذي يظهر في أعلى القائمة ، ثم انقر فوق "التالي".

لنفترض أنك تريد عرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الإلكتروني" في وجهك بدلاً من ذلك. قم بالتمرير لأسفل إلى أسفل قائمة الإجراءات وحدد خانة الاختيار "عرض رسالة محددة في نافذة تنبيه عنصر جديد". لتخصيص الرسالة التي تظهر في مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" ، انقر فوق الارتباط "رسالة محددة" في المربع الموجود تحت "الخطوة 2".

في مربع الحوار "رسالة التنبيه" ، أدخل رسالة لعرضها في مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديد" وانقر فوق "موافق".

إذا كنت ترغب في إضافة أو إزالة أية استثناءات ، فانقر فوق "التالي" للوصول إلى قائمة الاستثناءات وقم بإجراء التغييرات. لتغيير اسم القاعدة أو تغيير الخيارات الأخرى على الشاشة الأخيرة من "معالج القواعد" ، انقر فوق "التالي" مرة أخرى على شاشة الاستثناءات. لا أريد تغيير أي شيء آخر ، لذلك أنقر على "إنهاء" على شاشة الإجراءات لقبول التغييرات وأغلق "معالج القواعد".

يتم إرجاعك إلى مربع الحوار "القواعد والتنبيهات". انقر فوق "موافق" لإغلاقه. لتشغيل القاعدة على الفور ، انقر فوق "تشغيل القواعد الآن" في أعلى علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني".

في مربع الحوار "تشغيل القواعد الآن" ، في مربع "تحديد القواعد المطلوب تشغيلها" ، حدد مربع الاختيار للقاعدة التي تريد تشغيلها وانقر فوق "تشغيل الآن".

ملاحظة: بمجرد تشغيل القاعدة ، لا يتم إغلاق مربع الحوار "تشغيل القواعد الآن" تلقائيًا. يجب النقر فوق "إغلاق" لإغلاقه. لا يتم إغلاق مربع الحوار "القواعد والتنبيهات" تلقائيًا ، لذلك انقر فوق "موافق" لإغلاقه.

يعرض مربع الحوار "تنبيهات البريد الجديدة" برسالة مخصصة في الأعلى.

توفر ميزة "القواعد" في Outlook العديد من الخيارات لمعالجة رسائلك الإلكترونية تلقائيًا. يمكنك نقل رسائل محددة إلى مجلدات محددة ، وتنفيذ إجراءات على رسائل البريد الإلكتروني بنص معين في سطر الموضوع ، أو حتى حذف الرسائل تلقائيًا بناءً على شروط معينة. قد يبدو قواعد Outlook ساحقة في البداية بسبب كل الخيارات المتاحة. ومع ذلك ، إذا كنت تعرف كيف تريد إدارة رسائل بريد إلكتروني معينة ، فليس من الصعب إنشاء قواعدك الخاصة وإدارتها.