كيفية بسرعة إدراج كتل من النص في مايكروسوفت وورد مع النص التلقائي

لدينا جميعًا عددًا كبيرًا من النصوص الكبيرة التي نكتبها بشكل منتظم مثل عنوانك أو أسماءك الطويلة أو عباراتك الطويلة أو حتى الجداول والصور التي تستخدمها كثيرًا. تسمح لك ميزة النص التلقائي في Word بتخزين هذه الأجزاء من النص وإدراجها بسرعة مع بضع ضغطات المفاتيح ، بحيث يمكنك إهدار وقت أقل في الكتابة.

كانت ميزة النص التلقائي جزءًا من Office لفترة طويلة ، ولكنها أصبحت الآن جزءًا من الأجزاء السريعة ، والتي تمت إضافتها إلى Office 2007. بالإضافة إلى إدخالات النص التلقائي ، تتيح لك ميزة "الأجزاء السريعة" إدراج خصائص المستند (مثل العنوان والمؤلف ) والحقول (مثل التواريخ وأرقام الصفحات). تُعرف أيضًا "الأجزاء السريعة" و "إدخالات النص التلقائي" باسم "Building Blocks" ، ويأتي Word مع العديد من الكتل البرمجية الأساسية المعرفة مسبقًا. يمكنك أيضًا إضافة العديد من كتل الإنشاء المخصصة كما تريد.

ملاحظة: لقد كتبنا سابقًا عن كيفية الإشارة إلى نص من مستندات أخرى في Word حتى يمكنك إدراج محتوى قابل لإعادة الاستخدام في مستندات أخرى سيتم تحديثها تلقائيًا. تشبه الخدعة التي تمت مناقشتها في هذه المقالة استخدام إدخال نص تلقائي. ومع ذلك ، بمجرد إدراج المحتوى باستخدام إدخال النص التلقائي ، لن يتم تحديث هذا المحتوى تلقائيًا عند تغيير إدخال النص التلقائي.

هناك برامج أخرى هناك ، مثل PhraseExpress المجانية لـ Windows ، والتي تؤدي مهمة مماثلة على نطاق المنظومة. هذا أمر رائع لأنه يعمل في كل تطبيق ، وليس فقط في Word ، لكن AutoText له مزايا قليلة خاصة به ، فهو يحتوي على خيارات تنسيق أكثر (خاصةً Word-specific) من PhraseExpress ، وهو متوفر أينما ورد. لذلك ، إذا لم يكن مسموحًا لك بتثبيت برامج جهات خارجية على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، على سبيل المثال ، فلا يزال بإمكانك استخدام النص التلقائي.

يمكنك فقط تخزين إدخالات النص التلقائي في القوالب ، وليس في المستندات نفسها. بشكل افتراضي ، يتم تخزين إدخالات النص التلقائي الجديدة في القالب Normal.dotm. هذا يحد من توافر إدخالات النص التلقائي لجهازك ، إلا إذا قمت بمشاركة القالب Normal.dotm الخاص بك مع الأجهزة الأخرى. يمكنك إضافة إدخالات النص التلقائي إلى القوالب المخصصة ، ولكن هناك قيود مع هذا سنناقش لاحقًا في هذه المقالة.

كيفية إنشاء إدخال نص تلقائي جديد

للبدء ، قم بإنشاء مستند Word جديد وأدخل المحتوى (النص ، الصور ، الجداول ، إلخ) التي تريد إضافتها كإدخال نص تلقائي. ثم ، قم بتمييز المحتوى وانقر فوق علامة التبويب "إدراج".

إذا كنت تريد تخزين نص إدخال النص التلقائي مع تنسيق الفقرة لكافة الفقرات في الإدخال ، بما في ذلك الفقرة الأخيرة ، تأكد من تضمين علامة الفقرة في نهاية الفقرة الأخيرة في التحديد الخاص بك. علامة الفقرة بتخزين التنسيق للفقرة. عندما لا تحدد علامة الفقرة في نهاية الفقرة ، تأخذ تلك الفقرة نمط الفقرة للنص المحيط عند إدراجه. إذا كنت لا ترى علامة الفقرة في نهاية كل فقرة ، يمكنك اختيار عرضها في الخيارات. يتم تخزين أي تنسيق أحرف قمت بتطبيقه على محتوى النص التلقائي الخاص بك تلقائياً في إدخال النص التلقائي.

في قسم "النص" ، انقر فوق الزر "استكشاف أجزاء سريعة" وحرّك الماوس فوق "النص التلقائي" في القائمة المنسدلة. ثم ، حدد "حفظ التحديد إلى معرض النص التلقائي" من القائمة الفرعية.

ملاحظة: قد تلاحظ خيار "حفظ التحديد إلى معرض الصور السريع" المتاح مباشرة في قائمة "الأجزاء السريعة". يضيف هذا الخيار النص المحدد على أنه إدخال "الأجزاء السريعة" ، وليس إدخال "النص التلقائي". إدخالات "Quick Parts" و "AutoText" هي وحدات بنائية. يمكنك إضافة الإدخال بهذه الطريقة ، ولكننا سنناقش إضافته كإدخال نص تلقائي.

يظهر مربع الحوار "إنشاء كتلة بناء كتلة جديدة". أدخل اسمًا لإدخال النص التلقائي في مربع التحرير "الاسم".

نوصي بجعل أسماء إدخالات النص التلقائي مختلفة بدرجة كافية بحيث لا يلزمك سوى كتابة بعض الأحرف من الاسم لإدراج كل إدخال في مستند. إذا كان لدى العديد من إدخالات النص التلقائي أسماء متشابهة جدًا ، فسيتعين عليك كتابة ما يكفي من الاسم حتى يعرف Word الإدخال الذي تريد إدراجه.

يمكنك أيضًا تغيير فئة هذا الإدخال. توفر القائمة المنسدلة "الفئة" خيار "إنشاء فئة جديدة" يسمح لك بإضافة إدخال النص التلقائي هذا إلى فئة مخصصة. يمكنك أيضًا تغيير "المعرض" الذي يتم إنشاء الإدخال فيه.

تسمح لك القائمة المنسدلة "خيارات" بتحديد كيفية إدراج الإدخال في المستند. إذا كنت تقوم بإدخال جزء صغير من النص ، مثل اسم شركة ، فحدد "إدراج محتوى فقط" الذي يدرج محتوى الإدخال مضمّنًا في المؤشر. يمكنك أيضًا إدراج المحتوى كفقرة خاصة به أو في صفحته الخاصة (مثالي لإنشاء صفحات غلاف قياسية).

اقبل الإعداد الافتراضي للقائمة المنسدلة "حفظ في". سيؤدي هذا إلى حفظ إدخال النص التلقائي في القالب Normal.

بمجرد إعداد إدخال النص التلقائي الجديد ، انقر فوق "موافق".

عند إغلاق مستند Word الأخير الذي قمت بفتحه ، قد يعرض مربع الحوار التالي السؤال عما إذا كنت تريد حفظ التغييرات التي تم إجراؤها على القالب Normal.dotm ، إذا قمت بتشغيل الخيار المطلوب منك حفظ القالب Normal. لحفظ إدخال النص التلقائي الخاص بك في القالب "Normal.dotm" ، انقر فوق "حفظ".

كيفية إدراج إدخال النص التلقائي في وثيقة

الآن بعد أن قمنا بإنشاء إدخال نص تلقائي جديد ، دعنا ندخله في مستند. إنشاء مستند Word جديد أو فتح مستند موجود. انقر فوق علامة التبويب "إدراج" مرة أخرى وحرك الماوس فوق "النص التلقائي" في القائمة المنسدلة. ستلاحظ أن إدخال النص التلقائي الذي أضفته متاح مباشرة في القائمة الفرعية "النص التلقائي". حدده لإدراج المحتوى في هذا الإدخال.

يمكنك أيضًا إدخال إدخال نص تلقائي بمجرد بدء كتابة اسم إدخال النص التلقائي. يتم عرض نافذة منبثقة صغيرة باسم إدخال النص التلقائي المتطابق وإرشادات تطلب منك الضغط على "Enter" للإدراج. اضغط على "أدخل" لإدراج إدخال النص التلقائي بأكمله في المستند. يمكنك أيضًا الضغط على "F3".

يتم إدراج محتويات إدخال النص التلقائي ، كاملة مع فواصل الأسطر الأصلية والتنسيق.

لجعل إدخال إدخالات النص التلقائي أسرع وأسهل ، يمكنك إضافة الزر "نص تلقائي" إلى شريط أدوات الوصول السريع.

كيفية تشغيل "عرض اقتراحات الإكمال التلقائي"

إذا كنت لا ترى اقتراح الإكمال التلقائي عند كتابة اسم إدخال النص التلقائي ، قد تضطر إلى تشغيل الخيار "إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي".

لتشغيل "عرض اقتراحات الإكمال التلقائي" ، افتح مستند Word موجودًا أو أنشئ مستندًا جديدًا وانقر على علامة التبويب "ملف".

على شاشة الكواليس ، انقر فوق "خيارات" في قائمة الخيارات على اليسار.

انقر فوق "خيارات متقدمة" في قائمة العناصر الموجودة على الجانب الأيسر من مربع الحوار "خيارات Word".

في قسم "خيارات التحرير" ، انقر فوق خانة الاختيار "إظهار اقتراحات الإكمال التلقائي" حتى يكون هناك علامة اختيار في المربع.

الآن ، ستتمكن الآن من الضغط على "Enter" بعد كتابة جزء من اسم إدخال النص التلقائي لإدراجه.

كيفية تحرير محتوى إدخال النص التلقائي الموجود

لنقل أنك انتقلت إلى منزل جديد وتحتاج إلى تغيير عنوانك في إدخال النص التلقائي. هذا سهل القيام به. اكتب ببساطة الإدخال كما تريد في مستند Word جديد ، حدده ، ثم قم بالوصول إلى القائمة الفرعية "النص التلقائي" كما ناقشناها في وقت سابق. حدد الخيار "حفظ التحديد إلى معرض النص التلقائي" في القائمة الفرعية أسفل أية إدخالات نص تلقائي موجودة.

أدخل نفس الاسم كإدخال نص تلقائي موجود في مربع التحرير "الاسم" وانقر على "موافق".

يظهر مربع حوار التأكيد. انقر فوق "نعم" لاستبدال إدخال النص التلقائي السابق مع الإدخال الجديد.

الآن ، يمكنك إدراج إدخال النص التلقائي المحدّث في أي مستند Word جديد أو موجود كما فعلت من قبل.

ملاحظة: تذكر ، تغيير إدخال النص التلقائي لا يؤدي إلى تغيير محتويات هذا الإدخال في أي مستندات موجودة قمت بإدراجها بالفعل. يتم استخدام المحتويات المنقحة لإدخال النص التلقائي فقط عند إدخال الإدخال في أي وقت بعد تغييره.

كيفية تحرير خصائص إدخال النص التلقائي الموجود

بالإضافة إلى تحرير محتويات إدخال النص التلقائي ، يمكنك أيضًا تغيير خصائص الإدخال ، مثل القالب الذي تم تخزينه فيه والفئة وما إلى ذلك.

للقيام بذلك ، قم بإنشاء مستند Word جديد أو فتح مستند موجود. انقر فوق علامة التبويب "إدراج" ثم انقر فوق الزر "استكشاف أجزاء سريعة" في قسم "النص". حدد "Building Blocks Organizer" في القائمة المنسدلة.

يعرض مربع الحوار "منظم قوالب البناء". يتم عرض قائمة بجميع "المجموعات البنائية" ، والتي تعرض "اسم" كل منها ، والتي تعرض "المعرض" ، و "الفئة" ، و "القالب". فهي مدرجة حسب الترتيب الأبجدي وفقًا لـ "المعرض". يتم إدراج إدخال "العنوان" الجديد في الأعلى لأنه في معرض "النص التلقائي". انقر فوق الإدخال لتحديده. تظهر معاينة للإدخال على الجانب الأيمن من مربع الحوار.

بعد تحديد إدخال "العنوان" ، انقر فوق "تحرير الخصائص" أسفل قائمة "اللبنات الأساسية".

يعرض مربع الحوار نفسه كما عند إنشاء إدخال النص التلقائي؛ ومع ذلك ، يطلق عليها الآن "تعديل كتلة البناء". سنقوم بتغيير "الخيار" إلى "إدراج محتوى في فقرته الخاصة ، بحيث يتم دائمًا إدخال العنوان بدءًا من سطر منفصل ، حتى إذا كان المؤشر في نهاية سطر آخر. انقر فوق "موافق" بمجرد إجراء التغيير.

يتم عرض مربع حوار التأكيد مرة أخرى ، مما يؤكد أنك تريد استبدال إدخال النص التلقائي بالنسخة المعدلة. انقر "نعم".

كيفية حذف إدخال النص التلقائي

إذا اكتشفت أنك لست بحاجة إلى إدخال نص تلقائي بعد الآن ، يمكنك حذفه من مجموعة الكتل البرمجية الإنشائية. لحذف إدخال "نص تلقائي" ، افتح مربع الحوار "Building Blocks Organizer" ، كما هو موضح في القسم الأخير. حدد إدخال النص التلقائي الذي تريد حذفه وانقر فوق "حذف" أسفل قائمة "اللبنات الأساسية".

يعرض مربع حوار التأكيد السؤال عما إذا كنت متأكدًا من أنك تريد حذف العنصر الأساسي المحدد ، في هذه الحالة إدخال النص التلقائي. انقر فوق "نعم" لحذف الإدخال. ستعود إلى مربع الحوار "Building Blocks Organizer". انقر فوق "إغلاق" لإغلاقه والعودة إلى المستند الخاص بك.

يبدو النص التلقائي على quirk واحد عند استخدام قالب مخصص. اختبرنا إضافة إدخالات نص تلقائي إلى قالب مخصص ، ولكن عندما أنشأنا مستندًا جديدًا يستند إلى ذلك القالب ، لم يكن إدخال النص التلقائي متاحًا. ومع ذلك ، عندما قمنا بإنشاء مستند جديد يستند إلى القالب Normal ثم إرفاق القالب المخصص إلى ذلك المستند ، كان إدخال النص التلقائي متاحًا. لذا ، إذا كنت تريد حفظ إدخالات النص التلقائي في القالب المخصص الخاص بك ، فتأكد من إرفاق القالب بمستنداتك بعد إنشائها وإلا فلن تكون إدخالات النص التلقائي متوفرة. إذا اكتشفت خلاف ذلك ، فالرجاء إخبارنا بذلك في التعليقات.

سمحت الإصدارات القديمة من Word (2003 و Pre) لك بنسخ إدخالات النص التلقائي من قالب إلى آخر. ومع ذلك ، اعتبارًا من Word 2007 ، تمت إزالة هذه الوظيفة.