كيفية مرجع النص من وثائق أخرى في مايكروسوفت وورد
ربما لديك بعض النصوص التي تكتبها في مستندات Word الخاصة بك ، مثل العناوين. بدلاً من إعادة كتابة هذا النص في كل مرة تحتاج إليه ، يمكنك وضع هذا النص المشترك في مستند Word واحد والإشارة إليه في مستندات أخرى ، بل سيتم تحديثه تلقائيًا في جميع المستندات الخاصة بك إذا قمت بتغييره.
لنفترض أنك تريد وضع عنوانك في نص المستند ، ولكن يتغير العنوان من وقت لآخر. يمكنك تخزين العنوان في مستند Word منفصل ومشترك واستخدام حقل في تقريرك لسحب النص من المستند المشترك وتحديثه كلما تغيرت. سنوضح لك كيفية القيام بذلك.
للبدء ، قم بإنشاء مستند Word جديد سيعمل كمستودع خاص بالعنوان الذي تريد إدراجه في مستندات Word الأخرى. احفظه في موقع يمكن الوصول إليه عن طريق مستندات أخرى. على سبيل المثال ، لا تحفظها على محرك أقراص الشبكة الذي لا يمكنك الوصول إليه دائمًا.
سنستخدم الإشارات المرجعية للإشارة إلى العنوان في مستندنا المشترك. اكتب سلسلة النص الذي تريد إدراجه في مستندات أخرى (في حالتنا ، العنوان). أنشئ إشارة مرجعية عن طريق تمييز الاسم والانتقال إلى إدراج> إشارة مرجعية وإعطاؤه اسمًا ، مثل "العنوان". راجع دليلنا على الإشارات المرجعية في Word للحصول على معلومات حول إنشائها.
لاحظ أن أسماء العلامات لا يمكن أن تحتوي على أي مسافات. نوصي بوضع اسم العلامة المرجعية فوق كل عنصر في ملف المعلومات المشترك الخاص بك بحيث يمكنك بسهولة معرفة الاسم الذي سيتم استخدامه للعنصر. هذا مفيد بشكل خاص إذا كنت تخطط للحصول على الكثير من العناصر القابلة لإعادة الاستخدام في هذا المستند المشترك. في مثالنا ، أضفنا عنواننا إلى مستند المعلومات المشترك ووضع اسم الإشارة المرجعية ، "العنوان" ، فوق العنصر.
بمجرد إضافة العنصر إلى المستند المشترك ، يمكنك الحفظ والإغلاق. افتح المستند الذي تريد إدخال العنوان فيه ووضع المؤشر في المكان الذي تريد أن ينتقل إليه النص. على سبيل المثال ، سنقوم بإضافة تذييل وإدراج العنوان هناك.
سنستخدم رمز الحقل INCLUDETEXT للإشارة إلى الإشارة المرجعية التي أنشأناها في المستند المشترك. للقيام بذلك ، اضغط على "Ctrl + F9" لإدخال الأقواس لرمز الحقل.
ملاحظة: لا يمكنك فقط كتابة الأقواس العادية حول رموز الحقول. يجب استخدام "Ctrl + F9" لإدخال النوع الصحيح من الأقواس.
يتم وضع المؤشر تلقائيًا بين القوسين. اكتب النص التالي بين القوسين ، مع استبدال "" بالمسار الكامل المطلق لكلمتك الشائعة التي تحتوي على الاسم الذي تريد إدراجه. استبدل "" باسم الإشارة المرجعية الذي قمت بتعيينه للعنصر في المستند المشترك.
INCLUDETEXT ""
ملاحظة: لا تدخل الأقواس في رمز المجال.
على سبيل المثال ، قمنا بكتابة ما يلي بين قوسين رمز الحقل:
INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \\ Documents \\ Common Information \\ CommonInformation.docx" Address
ملاحظة: يجب عليك استخدام خطوط مائلة عكسية مزدوجة في المسار ، كما فعلنا. تأكد أيضًا من استخدام علامات الاقتباس المستقيمة ، وليس علامات التنصيص الذكية ، عند كتابة الشفرة أعلاه في الحقل.
للحصول على العنوان من المستند المشترك وإدراجه في رمز الحقل الذي أدخلته للتو ، انقر بزر الماوس الأيمن على رمز الحقل وحدد "تحديث الحقل" من القائمة المنبثقة.
العنوان يعرض في الوثيقة. لا تزال الأقواس تظهر حول العنوان إذا كان لديك خيار "إظهار الإشارات المرجعية". مرة أخرى ، راجع مقالتنا حول الإشارات المرجعية لمعرفة كيفية إيقاف هذا الخيار. أيضا ، قد تكون مظللة رمز الحقل. ومع ذلك ، يمكنك أيضًا إيقاف هذا.
إذا كنت تريد تغيير رمز الحقل ، فيمكنك عرض الشفرة مرة أخرى بدلاً من النتيجة. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن على العنصر الناتج وحدد "Toggle Field Codes" من القائمة المنبثقة. يتم عرض النص الذي كتبته في رمز الحقل مرة أخرى ويمكنك تحريره. ببساطة ، قم بتحديث الحقل لعرض النتيجة الجديدة.
بمجرد إنشاء المستند المشترك ، يمكنك استخدامه لتخزين عناصر أخرى تكتبها غالبًا في مستندات Word. ما عليك سوى استخدام حقل INCLUDETEXT منفصل في مستندات Word الخاصة بك لكل جزء من المعلومات التي تريد إدراجها تلقائيًا من مستندك المشترك.
