كيفية إزالة المعلومات الشخصية الخفية مايكروسوفت أوفيس يضيف إلى المستندات الخاصة بك

يحفظ Microsoft Office البيانات الأولية المخفية في مستندات Office ، بما في ذلك مدة العمل عليها ، واسم كل من عمل في المستند ، وعندما تم إنشاء المستند ، وحتى الإصدارات السابقة من المستند.

قبل قيامك بنشر مستندات Office بشكل عام أو إرسالها إلى شخص ما ، قد تحتاج إلى التحقق من المعلومات المخفية التي يحتوي عليها المستند وإزالة البيانات الحساسة. يمكن أن تنتهك هذه البيانات الوصفية خصوصيتك أو قد تكون محرجة.

عرض وإزالة البيانات المخفية

في Office 2013 أو Office 2010 ، انقر فوق القائمة ملف ، انقر فوق معلومات وستكون أداة "فحص المستند" في المقدمة والوسط ، لإعلامك بالمعلومات التي يحتمل أن تحتويها هذه المعلومات الحساسة. هذه المعلومات أكثر وضوحًا مما هي عليه في الإصدارات القديمة من Office ، ولكن لا يزال من السهل تفويتها إذا لم تكن على علم بأن Office يضيف هذه البيانات الحساسة إلى مستنداتك.

على Office 2007 ، انقر فوق زر orb Office على الشريط ، وأشر إلى تحضير ، وانقر فوق Inspect Document (فحص المستند).

لعرض البيانات الأولية المخفية في المستند ، انقر فوق الزر "التحقق من وجود مشكلات" ، ثم انقر فوق فحص المستند ، واختر أنواع البيانات الوصفية التي تريد فحص المستند لها. يمكنك فقط ترك جميع الخيارات المحددة لفحص المستند لجميع أنواع البيانات الوصفية.

انقر فوق فحص و Office سيقوم بفحص المستند للبيانات التعريفية. انقر فوق الزر Remove All الموجود بجوار نوع من البيانات الأولية لإزالته.

لاحظ أنك لن تتمكن من استرداد معظم بيانات التعريف هذه بعد حذفها. لهذا السبب ، توصي Microsoft بإنشاء نسخة جديدة من المستند (استخدم ميزة "حفظ باسم") قبل إزالة البيانات التعريفية ونشر المستند. ستحصل عندئذٍ على نسخة من المستند مع البيانات الوصفية. بالطبع ، إذا كنت لا تريد هذه البيانات الوصفية على الإطلاق ، يمكنك فقط إزالتها دون القلق بشأن الحفاظ على نسخة.

ما نوع البيانات الوصفية التي يقوم Office بحفظها?

يحفظ Office خصائص المستند بما في ذلك تفاصيل مثل المؤلف والموضوع والعنوان وتاريخ إنشاء المستند ، ووقت آخر تعديل له ، وطول المدة التي قضيتها في العمل على المستند. ستحتوي هذه الخصائص أيضًا على اسم أي قالب استخدمته أثناء إنشاء المستند ورؤوس البريد الإلكتروني والمعلومات الأخرى ذات الصلة. قد يكون ذلك محرجًا - على سبيل المثال ، يمكنك إرسال تقرير TPS إلى رئيسك في العمل وقول أنك قضيت كل يوم في العمل عليه وحده. ولكن يمكن للبيانات الوصفية أن تكشف عن أنك عملت فقط على تقرير TPS لبضع دقائق ، وتعاونت مع أشخاص آخرين ، وأنك استخدمت نموذجًا باسم "نموذج تقرير عديمة الفائدة لـ TPS" عند إنشائه. والأسوأ من ذلك ، هناك آثار أخرى للخصوصية هنا - قد ترغب في نشر مستند على الويب دون اسمك المرتبط به ، ولكن سيظهر اسمك في خصائص المستند بشكل افتراضي.

يمكن أيضًا تضمين الرؤوس والتذييلات والعلامة المائية والنص المنسق كنص مخفي ، ولكن لن تظهر إذا أجريت مسحًا مؤقتًا للمستند. يخبرك الأداة ما إذا كان المستند يحتوي على هذه المعلومات.

إذا تعاونت مع أشخاص آخرين أثناء كتابة المستند ، فستتضمن المزيد من البيانات. ستعرض البيانات الوصفية أسماء كل من عمل في المستند بالإضافة إلى أي تعليقات وعلامات المراجعة والتعليقات التوضيحية للحبر والإصدارات السابقة من المستند. إذا كنت تنشر مستندًا عملت عليه ، فستحتاج على الأرجح إلى إزالة جميع هذه البيانات بدلاً من مشاركتها.

كيفية إيقاف Office من حفظ بيانات التعريف

لسوء الحظ ، سيكون عليك استخدام أداة Document Inspector لإزالة البيانات الحساسة من كل مستند فردي قبل نشرها أو مشاركتها مع شخص ما. لا توجد طريقة مضمنة لإزالة هذه المعلومات من مستندات متعددة في وقت واحد ، كما لا توجد إعدادات على مستوى Office لمنع Office من تطبيق هذه البيانات على المستندات.

ومع ذلك ، يمكنك جعل Office يقوم بإزالة البيانات التعريفية تلقائيًا في كل مرة تقوم فيها بحفظ ملف. يجب تطبيق هذا الإعداد على كل مستند تستخدمه - إنه إعداد خاص بالمستند ، وليس إعدادًا على مستوى النظام.

لمنع Office من حفظ بيانات التعريف مع المستندات الخاصة بك ، انقر فوق القائمة ملف ، ثم انقر فوق خيارات ، وحدد فئة مركز التوثيق. انقر فوق الزر إعدادات مركز التوثيق وحدد خيارات الخصوصية. قم بتمكين خيار "إزالة المعلومات الشخصية من خصائص الملف عند الحفظ". إذا ظهر بلون رمادي ، فانقر فوق الزر Document Inspector أدناه ، ثم قم بتشغيل Document Inspector ، ثم قم بإزالة كافة المعلومات الشخصية الخاصة بالمستند. يجب أن تكون قادرًا على النقر فوق مربع الاختيار.

تذكر ، سيكون عليك تغيير هذا الخيار لكل مستند على حدة.

قد تكون هذه المعلومات مفيدة ، والبعض منها مهم للغاية للتعاون أو للشركات لتعقب من عمل في مستند. ولكن عندما يحين وقت نشر المستند ، من المحتمل أنك تريد إزالة هذه البيانات الوصفية.