كيفية تقييد إدخال البيانات في إكسل مع التحقق من صحة البيانات

إذا كنت تستخدم جداول بيانات Excel لتجميع البيانات من أشخاص آخرين ، ولكنك تجد أنها غالباً ما تملأ الخلايا المخطط لها بعناية بنوع خاطئ من المعلومات ، يمكن أن يساعد التحقق من صحة البيانات.

تتيح لك هذه الأداة تقييد خلايا معينة للسماح فقط للبيانات بتنسيق صحيح فقط. إذا قام شخص ما بإدخال أي شيء ليس من المفترض أن يكون "الغداء في المطار" شبيهًا بـ "بدلاً منه" بدلاً من "15.68 دولارًا" في تقرير المصاريف ، فسيقوم Excel برفض الإدخال حتى يصل إليه بشكل صحيح. فكر في الأمر كطريقة سلبية للتأكيد على عدم إضاعة الأشخاص لوقتك.

على سبيل المثال ، إليك ورقة عمل تقرير النفقات الأساسية لـ How-To Geek. لنفترض أننا نريد التأكد من أن الأشخاص يدخلون فقط في قيم عددية يتم تنسيقها كعملة (أي ، بعض الأرقام ، متبوعة بنقطة عشرية ، متبوعة بعددين إضافيين) في خلايا معينة.

أولاً ، حدد جميع الخلايا التي تريد تقييدها.

قم بالتبديل إلى علامة التبويب "بيانات" على الشريط ، ثم انقر فوق الزر "التحقق من البيانات". إذا لم تكن النافذة كاملة الحجم ولا يمكنك رؤية التصنيفات ، فسيكون هذا الرمز مع مربعين أفقيين ، وعلامة اختيار خضراء ، ودائرة حمراء متقاطعة.

في نافذة التحقق من البيانات ، في علامة التبويب "الإعدادات" ، انقر على القائمة المنسدلة "السماح". هنا ، يمكنك تعيين نوع معين من المدخلات للسماح للخلايا المحددة. بالنسبة لتقرير المصروفات الخاص بنا ، سنقوم بالإصرار على وضع المستخدمين في عدد مع قيمتين عشريتين ، لذلك سنختار الخيار "عشري". يمكنك أيضًا تحديد معايير أخرى ، مثل التأكد من احتواء الخلية على نص ، أو وقت أو تاريخ ، أو نص بطول محدد ، أو حتى التحقق من صلاحيتها المخصصة.

أيًا كان نوع البيانات التي تحددها في القائمة المنسدلة "سماح" ، يمكنك تغيير الخيارات المتاحة لك في بقية علامة التبويب "الإعدادات". نظرًا لأننا نريد قيمة عددية تقابل العملة ، فإننا نضع القائمة المنسدلة "البيانات" على الإعداد "بين". بعد ذلك ، نقوم بتكوين قيمة لا تقل عن 0.00 وقيمة قصوى قدرها 10000.00 ، وهي أكثر من كافية لتغطية احتياجاتنا.

لاختبار ذلك ، انقر فوق "موافق" لتطبيق إعدادات التحقق من الصحة ، ثم حاول وضع قيمة غير صحيحة. على سبيل المثال ، إذا قمنا بكتابة "pancakes" لقيمة الإفطار بدلاً من تكلفة الوجبة ، فسنحصل على رسالة خطأ.

في حين أن هذا لا يقيّد الأشخاص على إدخال نوع البيانات الصحيح فقط ، إلا أنه لا يمنحهم أي ملاحظات حول نوع البيانات المطلوبة. لذا ، دعونا نضع ذلك أيضًا.

عُد إلى نافذة التحقق من البيانات (Data> Data Validation on the Ribbon). لديك خياران هنا (ويمكنك استخدامهما إذا أردت). يمكنك استخدام علامة التبويب "رسالة الإدخال" لعرض نصيحة منبثقة تظهر للأشخاص نوع البيانات التي تريدها عند تحديد خلية يتم تشغيل التحقق من صحة بياناتها. يمكنك أيضًا استخدام علامة التبويب "تنبيه خطأ" لتخصيص الخطأ الذي يشاهده عند إدخال نوع بيانات غير صحيح.

دعونا ننتقل إلى علامة التبويب "رسالة الإدخال" أولاً. هنا ، تأكد من تشغيل الخيار "إظهار رسالة الإدخال عند تحديد الخلية". بعد ذلك ، أدخل عنوان التلميح وأدخل بعض النصوص. كما ترى أدناه ، ما عليك سوى النقر على إحدى الخلايا التي تظهر الرسالة التي تسمح للأشخاص بمعرفة ما هو متوقع.

في علامة التبويب "تنبيه الخطأ" ، يمكنك تخصيص رسالة الخطأ التي يراها الأشخاص عند إدخالهم نوع البيانات غير الصحيح. تأكد من تشغيل الخيار "إظهار خطأ التنبيه بعد إدخال البيانات غير الصالحة". اختر نمطًا لرسالة الخطأ من القائمة المنسدلة "النمط". يمكنك الذهاب مع إيقاف (الدائرة الحمراء مع X) ، تحذير (مثلث أصفر مع علامة تعجب) ، أو معلومات (دائرة زرقاء مع حرف صغير "i") ، اعتمادًا على مدى قوة الرسالة التي تريدها.

اكتب عنوانًا لرسالتك ، نص الرسالة نفسها ، ثم اضغط على "موافق" للانتهاء.

الآن ، إذا حاول شخص ما إدخال بيانات غير صحيحة ، فإن رسالة الخطأ هذه أكثر فائدة (أو ساخر ، إذا كنت تفضل ذلك).

إنه جزء من العمل الإضافي ليقوم بإعداد التحقق من صحة البيانات ، ولكنه يمكن أن يوفر لك الكثير من الوقت في وقت لاحق إذا كنت تستخدم جداول البيانات لجمع البيانات من أشخاص آخرين. انها مفيدة حتى لمنع الأخطاء الخاصة بك. وهذا صحيح على نحو مضاعف إذا قمت بإعداد الصيغ أو أي نوع من مهام الأتمتة التي تعتمد على تلك البيانات.