كيفية حفظ رسائل البريد الإلكتروني (وغيرها من المواد) كملفات في مايكروسوفت أوتلوك

يمكنك حفظ رسائل البريد الإلكتروني وجهات الاتصال والمواعيد في Outlook كملفات فردية. يمكن أن يساعدك حفظ هذه العناصر في الوصول إليها بسرعة أكبر وفي وقت لاحق بسهولة. إنها طريقة ملائمة لعمل نسخة احتياطية من رسائل معينة أو مشاركتها ، أو جعلها سهلة الوصول إليها.

كيفية حفظ رسالة البريد الإلكتروني كملف

أولاً ، دعنا نلقي نظرة على كيفية حفظ الرسائل كملفات في Outlook. يمكن أن يكون هذا مفيدًا إذا كنت تريد نسخة احتياطية من البريد الإلكتروني على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (أو للنسخ إلى كمبيوتر آخر) ، أو إذا كنت تريد استخدام الرسالة كنموذج للرسائل المستقبلية لاحقًا.

ابدأ بفتح الرسالة التي تريد حفظها. في نافذة البريد الإلكتروني ، انقر على قائمة "ملف" على الشريط.

حدد الأمر "حفظ باسم".

في القائمة "حفظ باسم" ، انتقل إلى الموقع الذي تريد حفظ الملف فيه ، ثم اكتب اسمًا للملف. بشكل افتراضي ، يقوم Outlook بتعيينها مع سطر موضوع الرسالة ، ولكن يمكنك تغيير ذلك إلى أي شيء تريده.

يمكنك أيضًا حفظ رسالة كنوع مختلف من الملفات باستخدام القائمة المنسدلة "حفظ كنوع". الافتراضي هو تنسيق رسالة Outlook. إذا اخترت ذلك ، يمكنك فقط النقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف لفتحه في Outlook مرة أخرى. ولكن هناك بعض الخيارات الأخرى التي يمكنك الاختيار من بينها أيضًا:

• نص فقط: عند حفظ رسالتك كملف Text Only ، فأنت تقوم فقط بحفظ الكلمات ، وليس أي تنسيق أو صور.
• قالب التوقعات: حفظ رسالتك كقالب Outlook يعني أنه يمكنك تطبيق التنسيق على رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية. عند فتح الملف ، يقوم Outlook بإنشاء رسالة جديدة بمحتويات الملف الذي يمكنك بعد ذلك معالجته وإرساله في طريقه.
• HTML: حفظ رسالتك كوثيقة HTML يعني أنك تقوم بحفظ بريدك الإلكتروني ليتم عرضه في صفحة ويب. ستتمكن من فتح الرسالة في أي متصفح ويب.
• MHT: ملف MHT هو ملف أرشيف صفحة ويب. مثل ملف HTML ، تم تصميمه ليتم عرضه في متصفح الويب. بخلاف ملف MHT ، يحفظ ملف HTML كل النص ، والكود ، والصور ، والوسائط الأخرى في ملف واحد.

عند الانتهاء ، انقر فوق الزر "حفظ".

ويتم حفظ رسالتك الآن كملف.

كيفية حفظ رسالة البريد الإلكتروني كملف PDF

يمكنك أيضًا حفظ بريدك الإلكتروني كملف PDF باستخدام طابعة PDF المدمجة من Microsoft Office. يعد الحفظ بتنسيق PDF طريقة رائعة لحفظ نسخة احتياطية من رسالة يمكنك قراءتها باستخدام جميع التنسيقات المناسبة.

في نافذة الرسالة ، انقر على القائمة "ملف" على الشريط.

انقر فوق "طباعة" الأمر.

انقر فوق القائمة المنسدلة "طابعة" ، ثم اختر خيار "Microsoft Print to PDF".

لاحظ أنه إذا كان لديك تطبيق إنشاء PDF آخر مثبتًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك (أو إذا كنت تستخدم macOS) ، فقد تختلف الخيارات هنا. على سبيل المثال ، إذا قمت بتثبيت Adobe ، فسترى على الأرجح خيار "Adobe PDF". هذا سيعمل كذلك.

بعد ذلك ، انقر فوق الزر "طباعة".

في نافذة "حفظ PDF باسم" التي تفتح ، حدد المكان الذي تريد حفظ ملف PDF فيه ، اكتب اسم الملف ، ثم انقر فوق الزر "حفظ".

لقد قمت الآن بحفظ بريدك الإلكتروني كملف PDF.

ولاحظ أنه منذ الطباعة إلى محرك عرض PDF ، تعمل هذه الخدعة بنفس الطريقة بالضبط لحفظ أي عنصر في Outlook (جهات الاتصال والمواعيد وما إلى ذلك) إلى PDF.

كيفية حفظ الاتصال كملف

يمكنك أيضًا حفظ جهات الاتصال كملفات باستخدام Outlook. يعمل ذلك بنفس طريقة حفظ الرسائل ، ويمكن أن يكون مفيدًا في نسخ جهات الاتصال الفردية احتياطيًا أو نقلها إلى كمبيوتر جديد. يتم أيضًا حفظ جهات الاتصال بتنسيق Vcard Files (CVF) -a المستخدم بواسطة الكثير من التطبيقات الأخرى التي تعمل مع جهات الاتصال. هذا أيضًا يسهل نقل جهة اتصال إلى تطبيق آخر ، أو لإرسال معلومات جهة اتصال إلى شخص آخر حتى يتمكن من استيرادها إلى أي تطبيق يستخدمه.

من نافذة الاتصال ، انقر فوق "ملف" على الشريط الرئيسي.

انقر فوق الأمر "حفظ باسم".

في نافذة "حفظ باسم" ، انتقل إلى المكان الذي تريد حفظ ملف الاتصال به ، وقم بتغيير الاسم إذا كنت تريد ذلك.

وكما هو الحال مع الرسائل ، يمكنك اختيار بعض تنسيقات الملفات المختلفة هنا من القائمة المنسدلة "حفظ بنوع":

• نص فقط: عند حفظ جهة الاتصال الخاصة بك كملف Text Only ، فأنت تقوم فقط بحفظ الكلمات ، وليس أي تنسيق أو صور.
• تنسيق نص منسق: حفظ جهة الاتصال كملف Rich Text يعني أنه يمكنك حفظ عدة أنواع مختلفة من التنسيق ، مثل غامق ومائل ، بالإضافة إلى الصور ، في ملفك. يمكن أن يكون هذا التنسيق مفيدًا إذا كان لديك صورة مع بطاقة جهة الاتصال الخاصة بك.
• تنسيق رسالة Outlook: عند حفظ جهة الاتصال في Outlook Message Format ، يمكنك فتحها في Outlook (حتى على كمبيوتر آخر) وستعمل مثل أي جهة اتصال Outlook أخرى. ولكن بعد ذلك ، سوف تتصرف بنفس الطريقة إذا قمت بحفظها في تنسيق VCF الافتراضي ، لذلك ليس هناك الكثير من المزايا هنا.

عند الانتهاء ، انقر فوق الزر "حفظ".

لقد قمت الآن بحفظ جهة الاتصال الخاصة بك كملف.

كيفية حفظ موعد (أو التقويم الخاص بك) كملف

وكما هو الحال مع عناصر Outlook الأخرى ، يمكنك أيضًا حفظ مواعيدك كملفات. على الرغم من أنه ليس من المفيد إجراء نسخ احتياطي للنسخ المحفوظة من المواعيد الفردية ، فإن Outlook يدعم معيار vCalendar ، مما يعني أنه يمكنك حفظ موعد وإرساله إلى شخص آخر ، ويمكنه بعد ذلك استيراده إلى تطبيق مدعوم مختلف.

افتح الموعد الذي تريد حفظه. في نافذة الموعد ، انقر على القائمة "ملف" على الشريط.

انقر فوق الأمر "حفظ باسم".

انتقل إلى المكان الذي تريد حفظ ملف الموعد فيه ، ثم قم بإعطائه اسمًا.

تمامًا مثل الرسائل وجهات الاتصال ، يمكنك اختيار بعض تنسيقات الملفات المختلفة هنا من القائمة المنسدلة "حفظ بنوع":

• نص فقط: عندما تقوم بحفظ موعدك كملف Text Only ، فأنت تقوم فقط بحفظ الكلمات ، وليس أي تنسيق أو صور.
• قالب التوقعات: حفظ الموعد كقالب Outlook يعني أنه يمكنك تطبيق التنسيق على التقويمات المستقبلية أو مواعيد التقويم.
• تنسيق رسالة Outlook: عند حفظ الموعد في تنسيق رسالة Outlook ، يمكنك فتحه في Outlook مرة أخرى ، حتى على جهاز كمبيوتر آخر.
• HTML: حفظ رسالتك كوثيقة HTML يعني أنك تقوم بحفظ موعدك ليتم عرضه في صفحة ويب.
• MHT: ملف MHT هو ملف أرشيف صفحة ويب. مثل ملف HTML ، تم تصميمه ليتم عرضه في متصفح الويب. بخلاف ملف MHT ، يحفظ ملف HTML كل النص ، والكود ، والصور ، والوسائط الأخرى في ملف واحد.
• تنسيق iCalendar: iCalendar هو معيار تقويم آخر يتيح لك نقل معلومات التقويم إلى تطبيقات تقويم مختلفة.

حدد ما إذا كنت تريد حفظ موعد واحد أو التقويم بأكمله. حفظ التقويم بأكمله سيحفظ جميع البيانات في تقويم Outlook الحالي.

عند الانتهاء ، انقر فوق الزر "حفظ".

وقد نجحت الآن في حفظ الموعد أو التقويم.