كيفية تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية عند مشاركة الملفات على Google Drive

تعد مشاركة ملف من Google Drive طريقة رائعة للسماح للعملاء والمتعاقدين بالوصول إلى المستندات دون الحاجة إلى تنزيلها. إذا كنت تريد فقط أن يكون لدى الأشخاص حق الوصول المؤقت إلى الملفات ، فيمكنك تعيين تاريخ انتهاء تلقائي عند مشاركتها. إليك الطريقة.

ملحوظة: لاستخدام هذه الميزة ، بصفتك مالك المستند ، يجب أن يكون لديك حساب مدفوع في G Suite. الأشخاص الذين تشارك معهم المستند يفعلون ليس بحاجة إلى حساب مدفوع لعرض الوثائق.

كيفية تعيين تاريخ انتهاء الصلاحية على ملفات Google Drive

إشعال Google Drive المرتبط بحسابك في G Suite ، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف الذي تريد مشاركته ، ثم انقر على "مشاركة" في قائمة السياق.

أضف عناوين البريد الإلكتروني لجميع الأشخاص الذين ترغب في مشاركة الملف معهم ، ثم انقر فوق الزر "إرسال". إذا أرسلت الدعوة إلى حساب Gmail ، فسيتم إضافة هؤلاء الأشخاص تلقائيًا إلى قائمة الأشخاص الذين يمكنهم الوصول إلى الملف. إذا أرسلت إلى نوع آخر من العناوين ، فسيتلقى كل شخص بريدًا إلكترونيًا يتضمن رابطًا يوجّه إلى الملف.

الآن ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الملف وانقر فوق "مشاركة" الأمر مرة أخرى.

هذه المرة مع فتح خيارات المشاركة ، انقر فوق الرابط "متقدم".

بجانب معلومات الاتصال الخاصة بكل شخص ، سترى رمزًا للمؤقت. انقر فوقه لتعيين تاريخ انتهاء الصلاحية.

من هنا ، انقر على القائمة المنسدلة "انتهاء صلاحية الوصول" لاختيار 7 أيام أو 30 يومًا أو لتعيين تاريخ انتهاء مخصص.

يؤدي اختيار الخيار "تاريخ مخصص" إلى فتح تقويم لك لتحديد تاريخ أكثر دقة.

إذا كنت تريد تعيين تاريخ انتهاء صلاحية لأي شخص آخر ، فانقر على الموقِّد الموجود بجوار اسمه. يجب عليك تحديد تاريخ انتهاء الصلاحية لكل شخص.

أخيرًا ، انقر على "حفظ التغييرات" لإنهاء التعديلات التي أجريتها على جميع المستخدمين.

هناك تحذير واحد هنا يجب أن تكون على علم به. بشكل افتراضي ، يمكن للأشخاص الذين تشارك معهم تنزيل الملف أو طباعته أو نسخه ، وفي حالة قيامهم بذلك ، سيتمكنون من الوصول إلى هذه النسخ بعد أي تاريخ انتهاء يتم تعيينه. يمكنك تعيين إذنه للعرض فقط ثم تشغيل "تعطيل خيارات التنزيل والطباعة والنسخ للمعلقين والمشاهدين" لمنع ذلك ، ولكن لن يتمكن هؤلاء الأشخاص من تعديل المستند.

ومع ذلك ، إذا كان لديك أشخاص يحتاجون فقط إلى وصول مؤقت لعرض مستند أو التعليق عليه ، فإن هذه الميزة تعمل بشكل رائع.