كيفية استخدام أداة تنظيف المحادثة في Outlook

بعض الناس يفضلون الحفاظ على مجلدات Outlook الخاصة بهم بشكل مثالي ، مع تصنيف رسائل البريد الإلكتروني بشكل أنيق وتخزينها في بنية المجلد المنطقي ، الحد الأدنى. معظمنا ليس كذلك ، لذلك قدمت Microsoft أدوات للمساعدة. إحدى هذه الأدوات هي أداة تنظيف المحادثة غير المعروفة ، والتي تقوم بحذف أو نقل رسائل البريد الإلكتروني المتكررة من محادثة. وإليك كيف يعمل.

يمكنك تشغيل أداة محادثة التنظيف مقابل محادثة واحدة أو مجلد أو مجلد وجميع مجلداته الفرعية. يبحث عن رسائل البريد الإلكتروني التي تكون زائدة عن الحاجة ، والتي تعني تلك التي تم تضمينها بالكامل في رسالة أخرى في المحادثة. ثم يقوم بحذف (افتراضياً) أو نقل رسائل البريد الإلكتروني هذه إلى مجلد آخر ، بناءً على طريقة إعدادها. يساعد ذلك في الحفاظ على ملء صندوق البريد الخاص بك بنسخ متعددة من نفس الرسالة.

أولاً ، تحتاج إلى ضبط معلمات تنظيف المحادثة. توجه إلى ملف> الخيارات> البريد ثم مرر لأسفل إلى قسم "تنظيف المحادثة".

بشكل افتراضي ، يقوم "تنظيف المحادثة" بحذف العناصر ، ولكن إذا كنت ترغب في نقل عناصر مكررة إلى مجلد بدلاً من ذلك ، فيمكنك النقر فوق "استعراض" واختيار المجلد الذي تريد نقله إليه. هذا مفيد إذا كنت ترغب في التحقق مرة أخرى بنفسك من أن الرسائل التي تجدها الأداة حقيقية. تعتبر أداة "تنظيف المحادثات" موثوقة في تجربتنا ، ولكن في بعض الأحيان لا يوجد بديل لفحص الأشياء بنفسك.

يمكنك على الأرجح ترك الخيارات الافتراضية الأخرى كما هي لأنها تكتسب الكثير من المعنى ، ولكن إذا كان وضعك أو تفضيلاتك مختلفة ، فالمضي قدمًا وقم بتشغيل المعلمات أو إيقافها كما تراه مناسبًا. بمجرد حصولك على الإعدادات بالطريقة التي تريدها ، انقر فوق "موافق" للعودة إلى Outlook.

الآن ، تحتاج إلى فتح الأداة. من علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" ، انقر فوق الزر "تنظيف لأعلى". تمنحك القائمة المنسدلة الخيار لتنظيف المحادثة المحددة حاليًا في المجلد أو المجلد بأكمله أو المجلد بأكمله وكافة المجلدات الفرعية.

يمكنك أيضًا الوصول إلى هذه القائمة بالنقر فوق مجلد> تنظيف المجلد إذا لم تكن بحاجة إلى خيار "تنظيف المحادثة".

سنذهب مع "Clean Up Folder" في الوقت الحالي ، لكن العملية هي نفسها سواء قمت بتنظيف محادثة أو مجلد أو مجلد ومجلدات فرعية. وبالنسبة إلى خيار النقرة الواحدة ، يمكنك دائمًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد في جزء "التنقل" وتحديد "Clean Up Folder".

في المرة الأولى التي تقوم فيها بتشغيل هذه الأداة ، ينبثق تحذير ، مما يتيح لك خيار تغيير الإعدادات أو تشغيل الأداة أو إلغاء العملية.

إذا كنت تريد تشغيل الأداة دون رؤية هذا الإطار المنبثق ، فقم بتمكين خيار "عدم إظهار هذه الرسالة مرة أخرى".

انقر فوق "تنظيف مجلد" لتشغيل الأداة (إذا قمت بتشغيل الخيار "عدم إظهار هذه الرسالة مرة أخرى" ، ومن هذا الوقت فصاعدا ، سيتم تشغيل الأداة بمجرد تحديدها). عند تشغيل الأداة ، والتي يمكن أن تستغرق بعض الوقت إذا كنت تقوم بتشغيلها للمرة الأولى في مجلد يحتوي على الكثير من الرسائل ، يظهر إشعار حالة في الشريط في أسفل Outlook.

يمكنك الاستمرار في استخدام Outlook أثناء تشغيله. بمجرد اختفاء إشعار الحالة ، تنتهي الأداة. لن يخبرك أنه قد انتهى - تم تصميم الأداة للعمل في الخلفية لمساعدتك ، وليس قصفك بالرسائل - لكنه سيخبرك ما إذا كان لا يمكنه العثور على أي رسائل للتنظيف.

هذا كل ما في الامر. عندما قمنا بتشغيل هذه الأداة على مجلد مثال يحتوي على 2487 رسائل بريد إلكتروني ، عثر على 502 رسالة يمكن حذفها. كان أكثر من خمس رسائل البريد الإلكتروني في المجلد متكررًا ، لذا فهي أداة مفيدة للعيان وأداة تستحق استخدامها في حالة نفاد المساحة أو التعب من خلال المحادثات.