كيفية استخدام Trello لجعل إدارة المشاريع نسيم
يمكن أن يكون Trello طريقة رائعة لإدارة المشاريع والتواصل مع فريقك وتنظيم الأفكار والعمل كنوع من "لوح المعلومات على الإنترنت" حيث يمكن للأشخاص تبادل الأفكار والتعاون في مساحة مشتركة.
بعد إنشاء لوحة ، يمكنك البدء في إضافة أعضاء المشروع الذي سيشكل الفريق. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "إظهار القائمة" الموجودة على الجانب الأيمن ، كما هو موضح هنا.
بمجرد أن يتم تجميع جميع أعضاء مجلس الإدارة لديك والاستعداد للذهاب ، يمكنك البدء في إضافة قوائم جديدة. يمكن أن تكون عناوين هذه القوائم أي شيء يعتمد على نوع المشروع الذي تقوم بإنشائه ، وسير العمل لكيفية إدارة المهام الفردية ، والطريقة التي تفضلها لإدارة المحتوى الخاص بك بشكل عام.
على سبيل المثال ، قمنا بإدراج بعض الأفكار المختلفة أدناه. في كل قائمة ، ستجد خيار "إضافة بطاقة" ، والذي يمكنك النقر هنا.
بمجرد إنشاء البطاقة في القائمة ، انقر عليها ، وستظهر لك نافذة تبدو كالتالي:
وفي هذه البطاقات تبدأ المؤسسة الحقيقية. كل شيء من إضافة أعضاء إلى "الاشتراك في بطاقة" (بمعنى أنهم سوف يتلقون تنبيهًا إما على بريدهم الإلكتروني أو الهاتف عند حدوث إجراء جديد) ، إلى وضع علامة على بطاقة لقسمها الفرعي يحدث في الأزرار إلى الجانب.
يمكنك تحرير وصف البطاقة (بمعنى "العصف الذهني فقط" ، وصلة للأبحاث ذات الصلة ، ومقاطع يوتيوب ، الخ) ، وكذلك إنشاء "قائمة مرجعية" ، انظر إلى الجانب هنا.
تُعد قوائم المراجعة طريقة رائعة لإدارة البطاقات الفردية والتأكد من أن جميع أعضاء الفريق محدّثون باستمرار عن المكان الذي توجد فيه قطعة معينة من المشروع في أي وقت. لإضافة قائمة مرجعية وملءها بعناصر جديدة ، ما عليك سوى تمرير الماوس إلى زر "Checklist" ، ثم النقر فوق "إضافة" ، والبدء في ملء المهام.
تشتمل الإعدادات الأخرى في كل بطاقة على خيار إضافة تاريخ استحقاق ، والذي يمكن تحديثه أو تعديله من قبل أي عضو تم منحه الإذن على البطاقة..
يمكن العثور على موجز الأنشطة في القائمة على الجانب الأيسر ، وطالما لم يتم وضع علامة على البطاقة كـ "خاص" ، يمكن رؤية جميع إجراءات فريقك من بث واحد بسيط ومتابع.
ميزة أخرى رائعة من Trello هي أن جميع الملفات والمجلدات الخاصة بك يمكن أن تعلق الحق في البطاقات نفسها. لا مزيد من الحفر من خلال مجموعة لا نهائية من مجلدات Dropbox مع كلمات مرور معقدة أو محاولة الحصول على شخص ما لتنظيم أذونات محرك الأقراص الخاصة به بشكل صحيح ، مع كل ما تحتاجه Trello هو هناك وجاهز للتنزيل مباشرة من الخادم.
ولكن في حالة عدم استعداد فريقك لـ "إسقاط" Dropbox الخاص بهم حتى الآن ، فإن الخدمة تتكامل تلقائيًا مع العديد من الخدمات السحابية الأكثر شيوعًا ، وستسمح لك بإرفاق المحتوى مباشرة من حسابك المرتبط الخاص بك.
بعد ذلك ، هذا هو المكان الذي تظهر فيه التصنيفات.
إن التصنيفات هي لقب عالمي يمكن بسهولة من فصل الأقسام إلى أقسام فرعية ، وهكذا. قل ، على سبيل المثال ، لديك شيء في قائمة "معين" ولكنك لا تعرف القسم الذي تنتمي إليه المقالة?
تسمح لك التصنيفات بتلوين محتوى معين بسرعة ، لذا يمكن لأي شخص متصل بالبطاقة التعرف سريعًا على من ينتمي إليه والغرض من المهمة. يجعل هذا الإشعار المرئي نظامًا تنظيميًا سهلاً ، لا يختلف كثيرًا عن علامات التبويب الملونة التي ستظهر فوق المجلدات التي تصطف في خزانة الملفات.
أخيرًا ، يمكنك اختيار "مشاركة" البطاقة مع أي شخص عبر البريد الإلكتروني ، أو مجرد ربطها في مساحة سير عملك خارج شبكة Trello.
بعض الميزات الإضافية والممتعة في Trello تشمل خيار إضافة ملصقات صديقة إلى بطاقة أو عضو ، عدد قليل منها متضمن في العضوية الأساسية ، ومكتبة إضافية كاملة ستفتح إذا قمت بالتسجيل في Trello Gold اشتراك شهري.
سوف تحصل على درجة رجال الأعمال على نفس الملصقات ، ولكن بدلاً من دفع 5 دولارات شهريًا بالكامل ، يمكنك بدلاً من ذلك اختيار منح عضويات متميزة لكل موظف لديك بسعر مخفض لا يتعدى 3.75 دولارًا للشخص الواحد.
تمكّنك الإعدادات الإضافية في شريط القوائم من التحكم بعناية في أذونات أعضاء فريقك ، بما في ذلك من يمكنه قراءة البطاقات ، ومن يمكنه التعليق عليها ، ومن لديه خيار أرشفة أو حذف أو نقل المهام القديمة التي سبق خدم غرضهم.
هذا هو المكان الذي ستجد فيه أيضًا قائمة "Power Ups" ، بما في ذلك خيار رؤية جميع المهام ومالكيها في تنسيق التقويم الكامل مع تواريخ الاستحقاق ومواعيد المطابقة ، بالإضافة إلى خيار السماح لأعضاء فريقك بـ " التصويت "على بطاقات معينة.
الفكرة وراء نظام التصويت هي أنه إذا كان الجميع لا يستطيعون الاتفاق على فكرة أو مهمة ما للعمل في المرحلة التالية ، يمكنك فتح الكلمة للتصويت. أيهما يحصل على أكبر عدد من الأصوات هو المشروع التالي الذي يتم إرساله.
إذا لم تكن لوحة واحدة كافية ، فهناك دائمًا خيار لعمل المزيد. يمكن أن يساعد فصل القوى العاملة لديك بهذه الطريقة في إزالة الكثير من حالات التداخل المفرط بين الأقسام المختلفة ، ويكون دائمًا خيارًا جيدًا إذا كنت قلقًا بشأن الأذونات أو الأشخاص الذين يرون المشاريع الخاصة في العمل قبل أن يكونوا جاهزين لعامة الناس..
بمجرد أن تخدم البطاقة غرضها ، يمكنك مدها بعناية في الأرشيف بضغطة زر واحدة. يحتفظ الأرشيف بالمحتوى لمدة تزيد عن 30 يومًا قبل حذفه نهائيًا ، لذا تأكد من عدم إرسال أي شيء إلى هذه المنطقة من Trello إلا إذا كنت متأكدًا تمامًا من أنك قد انتهيت من استخدامه للخير..
يمكن أن يكون Trello طريقة مفيدة وسهلة الوصول لك ولأعضاء فريقك لكي يظلوا منظمين من خلال الفوضى المحمومة في يوم العمل. من خلال الاستفادة من جميع ميزاتها وحيلها ، يمكنك إبقاء رأسك واضحًا ، ومشاريعك على المسار الصحيح ، واتساع نطاق مهامك المنشورة في الوقت المناسب ، وفي كل مرة.
