إعداد مستند Word الخاص بك للتوزيع الشامل

كتب مقال الضيف هذا من قبل Askar ، المهووس وراء موقع DemoGeek التقني.

إذا كنت تعمل على فريق أو عندما تتعامل مع عملائك ، فقد ترغب في التأكد من توزيع مستنداتك على الطريق الصحيح بحيث تصل المعلومات الموجودة في المستند إلى الجمهور المناسب ويتم احترام سرية المعلومات.

يحتوي Word 2007 على ميزة يمكنك من خلالها إعداد مستند Word بشكل رسمي للتوزيع المناسب لمجموعة من الأشخاص أو حتى إلى أي فرد لديه عامل مصداقية معين.

تجهيز

قم بتشغيل برنامج Word 2007 وقم بإنشاء المستند بالطريقة التي تريدها.

بمجرد أن تصبح سعيدًا للمستند وتكون جاهزًا للتوزيع ، توقف للحظة قبل أن تصل إلى تطبيق البريد الإلكتروني واتبع هذه الخطوات البسيطة للحصول على المستند جاهزًا للتوزيع. ضع في اعتبارك أن هذه الخطوات معزولة وما يعنيه ذلك هو أنه يمكنك اختيار واختيار الخطوات التي ترغب في اتباعها.

اضغط على زر المكتب وانقر على "إعدادخيار القائمة. هناك 7 خيارات مختلفة يجب أن تكون قادراً على رؤيتها. سأشرح كل واحد من تلك الخيارات بحيث يمكنك اختيار واختيار التركيبة الصحيحة من الخيارات لمتطلبات التوزيع الخاصة بك.

خصائص المستند

الأول في القائمة هو "الخصائص' الخيار الذي يمكنك من خلاله إدخال معلومات البيانات التعريفية عن المستند.

يمكنك إدخال اسم مؤلف الوثيقة والعنوان والموضوع والكلمات الرئيسية والفئة والحالة والتعليقات.

يمكن الاطلاع على بعض من هذه من خلال ملف >> الخصائص الحوار.

ضع في اعتبارك أنه بمجرد الانتهاء من المستند ، لن تتمكن من رؤية هذه الخصائص ، ولكن حتى ذلك الحين ، يمكنك ربط الخصائص بالمستند للآخرين للحصول على فكرة عن المستند قبل فتحه..

فحص المستند

الخيار الثاني في القائمة هو "فحص المستند" اختيار. كجزء من الإعداد لتوزيع المستند ، يمكنك فحص المستند للحصول على التعليقات والمراجعات وعلامات المراجعة والتعليقات التوضيحية بالحبر. يمكنك فحص البيانات الوصفية المخفية أو أي معلومات شخصية تم حفظها في المستند. يمكنك فحص أي بيانات XML مخصصة تم تخزينها في المستند. يمكنك أيضًا البحث عن أي معلومات حول الرؤوس والتذييلات وأي علامات مائية. وأخيرًا ، يمكنك أيضًا البحث عن أي نصوص مخفية في المستند.

اختر خيارات الفحص التي تريد التأكد منها قبل توزيع المستند وعند ضرب "فحص"سيقوم Word بفحص المستند وإعلامك بأي من العناصر التي يعثر عليها أثناء الفحص.

سيتم وضع علامة تعجب على العناصر التي تحتاج إلى اهتمامك ويمكنك اختيار إعادة الفحص إذا كنت ترغب في ذلك.

تشفير الوثيقة

الثالثة في القائمة هي "تشفير الوثيقة" اختيار. اختر هذا الخيار إذا كنت تريد عرض المستند فقط بواسطة أشخاص معينين تثق بهم. يسمح لك بتشفير المستند بكلمة مرور من اختيارك ويجب على المستخدمين إدخال كلمة المرور هذه لعرض المستند.

اختر كلمة مرور يمكنك توزيعها على المجموعة. نصيحتي هي عدم اختيار كلمة مرور تستخدمها شخصيًا ، بل كلمة مرور لا يمكن لأحد استخدامها لتتبع حساباتك على الإنترنت أو أي حسابات حساسة تستخدمها شخصيًا.

أكد كلمة المرور مرة أخرى. كلمات المرور حساسة لحالة الأحرف وتأكد من الحفاظ على / تذكر كلمة المرور لأنه لا توجد طريقة لاستعادة كلمة المرور إذا نسيت ، ولا توجد طريقة لفتح الملف إذا نسيت كلمة المرور.

وبمجرد تشفيرها ، يجب أن تتمكن من رؤية أن خيار القائمة يحتوي على لون خلفية صغير للإشارة إلى أن هذا المستند مشفر.

عندما يحاول الأشخاص في مجموعة التوزيع فتح مستند مشفر ، ستتم مطالبتك بإدخال كلمة مرور.

بدون كلمة مرور لن يتمكنوا من فتح المستند على الإطلاق.

تقييد الإذن

الرابع على القائمة هو "تقييد الإذن" اختيار. يمكنك استخدام خيار "تقييد الإذن" لتقييد ما يمكن للأشخاص فعله بالوثيقة. إذا كان المستند حساسًا ، فيمكنك استخدام "تقييد الأذونات" لتقييدها من تحرير المستند ونسخه وطباعته.

يستخدم تقييد الأذونات عميل Windows Rights Management لتنفيذ القيود.

قد تتم مطالبتك بتثبيت إدارة حقوق ويندوز أداة. لا تقلق ، فقم بتثبيته وتثبيته ، فهو من المصدر الموثوق به. بمجرد التثبيت ، يجب أن تكون قادرًا على تكوين ما يمكن أن يفعله الأشخاص مع المستند.

إضافة التوقيع الرقمي

الخامس في القائمة هو "إضافة التوقيع الرقمي" اختيار. التوقيعات الرقمية تضمن سلامة الوثيقة. فكر في التوقيعات الرقمية كتوقيع ورقي ، ولكن قم بعمل إلكترونياً للراحة. عندما يكون للمستند توقيع رقمي ، فإنه يدل على تكامل المستند وثقته. سيكون هذا مفيدًا إذا كنت توزع المستند على مجموعة كبيرة جدًا من الجمهور.

اضغط على "إضافة التوقيع الرقميسيطالبك الخيار و Word بمربع الحوار أعلاه للبحث عن موفري التوقيع الرقمي على Office Marketplace.

في Office Online Marketplace ، يجب أن تكون قادرًا على العثور على موفر توقيع رقمي يمكنك استخدامه لتوقيع المستند.

قم بتشغيل مدقق التوافق

دعونا نتخطى الخيار الأخير "قم بتشغيل مدقق التوافق" أول. إذا كنت قد استخدمت أي ميزات خاصة بـ Word 2007 وإذا كنت تظن أن جمهورك قد يستخدم إصدارات قديمة من Word ، فقد ترغب في تشغيل "مدقق التوافق" للتأكد من إمكانية قراءة المستند بواسطة الجمهور بأكمله.

سيقوم Word 2007 بتشغيل مجموعة من اختبارات التوافق المحددة مسبقًا وإذا وجد أي مشكلات في التوافق فسوف يسردها في مربع الحوار أعلاه ، إذا لم تكن جيدًا للانتقال إلى الخطوة الأخيرة قبل توزيع المستند.

اجعلها نهائية

يجب أن تكون هذه هي الخطوة الأخيرة التي تريد اتباعها قبل توزيع المستند على المجموعة. كما يشير الاسم ، يشير هذا الإجراء إلى المستند على أنه تم تعيينه للتوزيع.

نظرًا لأن هذا يحدث تغييرات جوهرية في المستند ، فستتم مطالبتك بالتأكد من أنك تريد وضع علامة على المستند كنهائي.

بمجرد وضع الوثيقة على أنها نهائية ، لا يمكن تحرير الوثيقة وسيتم تنظيفها من أي قراءات أو تعليقات أو تعليقات.

وثائق النهائية الحصول على رمز جديد على شريط الحالة التي تبدو أكثر من مثل المطاط على الورق.

يمكن أن يساعد الحصول على مستند تم إعداده للتوزيع على تجنب بعض الأخطاء الواضحة التي تقوم بها عند توزيع مستند على مجموعة كبيرة من الأشخاص. ليس عليك اتباع جميع الخطوات ؛ بدلا من ذلك يمكنك اختيار واختيار الذي تريد / تفضل. يتميز Word 2007 بالمرونة الكافية للقيام بما تطلب منه القيام به عند إعداد مستند للتوزيع.

أرجو أن تجد هذا مفيدًا وآمل أن تستفيد من قدرة Word 2007 على وضع الصيغة النهائية للمستند بشكل صحيح قبل التوزيع. إذا كان لديك أي أسئلة أو تعليقات ، فيرجى إبلاغي بها في التعليقات.