نظام المغلف البسيط لحفظ السجلات المالية
الصورة عن طريق ollily
لا تقلق بشأن عدم توفر الوقت الكافي لإدخال جميع معاملاتك المالية في جدول بيانات أو برنامج معقد. إن نظام المظروف لحفظ السجلات المالية هو قليل الصيانة ، وفعال من حيث التكلفة ، وسهل التنفيذ في وقت قصير. كل ما تحتاجه هو بعض المغلفات ، شريط مطاطي ، قلم ، شربي ، قلم تمييز ، صندوق تخزين ، ساعة في نهاية الشهر ، وجميع إيصالات الشهر.
نظام المغلفات هو وسيلة بسيطة وممتعة لحفظ الإيصالات وتنظيمها وتخزينها والاحتفاظ بسجلات مالية موثوقة.
الخطوة 1: احفظ كل إيصالاتك خلال الشهر
على مدار الشهر ، احصل على إيصال لكل عملية شراء تجريها. إذا لم يقدم لك أمين الصندوق إيصالك ، فلا تنسى أن تسأل. عند إجراء عمليات الشراء عبر الإنترنت ، تأكد من طباعة الإيصالات فورًا. إذا تمكنت من ذلك ، فقم بطباعتها على ورق رفيع وتهيئتها بحيث تكون مشابهة في الشكل والحجم للإيصالات العادية.
حافظ على إيصالاتك في محفظتك حتى تبدأ في التدفق ، ثم أفرغها في مغلف معين في المنزل. تأكد من تسمية الظرف بشيء مثل "الإيصالات الحالية" ، واحتفظ به في مكان آمن يسهل الوصول إليه.
الخطوة 2: تنظيم إيصالاتك في نهاية الشهر
قبل أن تتمكن من تخزين السجلات الخاصة بك بطريقة منظمة ، تحتاج إلى تنظيم الإيصالات. وقبل أن تتمكن من تنظيمها ، تحتاج إلى إنهاء كل إيصال على حدة.
من خلال كل واحد وتسليط الضوء على:
- التاريخ
- المبلغ الإجمالي الذي تم إنفاقه (أو رده)
- نوع المعاملة (على سبيل المثال ، النقد ، الخصم ، الشيك ، بطاقة الهدايا)
تأكد من استخدام أداة تمييز ذات ألوان فاتحة حتى يظهر الحبر من الإيصال خلاله. تحتوي بعض الإيصالات على حبر خفيف للغاية يتلاشى بمجرد إبرازه. في هذه الحالة ، حدد ببساطة أسفل المعلومات في خط مستقيم بحيث لا ينزف إلى المعلومات.
بعد تسليط الضوء ، اكتب الملاحظات مباشرة على الإيصالات حسب الحاجة:
- دوّن المصاريف القابلة للخصم الضريبي والتي قد تكون متعلقة بالعمل أو للأعمال الخيرية
- لاحظ إرجاع ، لماذا تم إجراؤها ، وكم الأموال التي تم استردادها ، والمجاميع الصافية الجديدة
- ضع علامة على أي إيصالات لا يكون فيها واضحًا على الفور عند الشراء ، أو من صنعه ، أو سبب صنعه
- اكتب أي ملاحظات متنوعة تساعدك على الاحتفاظ بسجلات أفضل ، وربما تحقق عوائد مستقبلية ، وميزانية في المستقبل ، وتكون مستهلكًا أفضل (على سبيل المثال ، ملاحظة كيف أن استخدام قسيمة معينة قد وفر لك نصف فترة ، عند حدوث عملية بيع كبيرة ، إلخ. )
إذا وجدت أنه لا توجد مساحة كافية على إيصال معين لأخذ هذه الملاحظات ، فقم بكتابتها على قطعة صغيرة من الورق وتدبيسها في الجزء الخلفي من الإيصال المقابل. تأكد من كتابة تذكير على الإيصال نفسه للإشارة إلى الملاحظات الإضافية في الصفحة التالية.
في ما يلي الشكل الذي يجب أن يبدو عليه الإيصال النهائي (لاحظ أنه عنصر أساسي للإيصالات الأخرى أسفله):
بمجرد الانتهاء من تدوين الملاحظات ، قم بتنظيم المجموعة بترتيب زمني وقم بتدبيسها. بدلا من ذلك ، يمكنك استخدام مشبك الورق. لا يهم إذا كنت تستخدم ترتيبًا زمنيًا عكسيًا بدلاً من ذلك (مع أحدث إيصالات في الأعلى) ولكن مهما اخترت - احتفظ بها بشكل ثابت. وإلا ، فستجد صعوبة في تحديد الإيصالات الفردية في وقت لاحق عندما تضطر إلى التبديل بين نظامي ترتيب مختلفين.
الخطوة 3: تخزين إيصالاتك باستخدام المظاريف والمربعات
بمجرد إعداد الدفعة الشهرية من الإيصالات ، ضعها في مغلف. قد تضطر إلى طي بعض الإيصالات حتى تتناسب الدفعة. ضع في اعتبارك ترميز لون مغلف للموسم أو الشهر إذا كان ذلك يساعدك على البقاء منظمًا.
ثم قم بطي المغلف (بدون إغلاقه) ثم اقلبه. استخدم شرشف سوداء أو داكنة اللون لتسمية المغلف. اتبع المثال التالي ، مع الشهر والسنة في الجزء العلوي الأيسر ، أو تسمية بطريقة يسهل عليك التعامل معها.
بمجرد الحصول على أكثر من شهر واحد ، قم بتجميع المظاريف معًا حسب التسلسل الزمني (اجعلها متناسقة مع الطلب الذي تقدمه للإيصالات الفعلية). ضع شريط مطاطي حول الحزمة.
في نهاية العام ، سيكون لديك جميع السجلات المالية الخاصة بك المجمعة في 12 ظرفًا. على مدار عدة سنوات ، ستجمع عدة حزم.
احتفظ بحزم المغلفات المخزنة في صندوق. حافظ على مكان آمن في مكان ما ويمكن الوصول إليه بسهولة. بمرور الوقت قد تتراكم صناديق متعددة ، والتي سيكون من السهل تكديسها وتخزينها. وفي أي وقت تحتاج فيه إلى الرجوع إلى سجلاتك المالية ، سيكون من السهل العثور عليها والوصول إليها.
من المثالي استخدام صندوق جذاب بصريًا يمثل أهدافك المالية. يعرض المربع الموجود في المثال أدناه كراسي مريحة على مشهد الشاطئ الباعث على الاسترخاء ، حيث أن المزيد من وقت العطلة هو أحد مقاييس النجاح المالي.
مع نظام المغلف سهل التنفيذ ، يمكنك الاحتفاظ بسجلاتك المالية في مكان واحد مع القليل من المتاعب. ويمكنك أن تحافظ على المتعة من خلال استخدام الأقلام الملونة ، والألوان ، والمظاريف ، وصندوق جذاب بشكل مرئي يبقيك مركزًا على النجاح المالي!
