استخدم التنسيق الشرطي لجعل رسائل Outlook الهامة تبرز

يتيح لك Outlook إنشاء طرق عرض المجلد وتخصيصها بعدة طرق ، مثل إضافة أعمدة وإزالتها أو تجميعها وتصنيفها. يمكنك أيضًا تطبيق القواعد لجعل Outlook يعرض الرسائل بطرق مختلفة استنادًا إلى خصائصها (مثل المرسل أو سطر الموضوع أو الطابع الزمني). هذا يسمي تنسيق مشروط. دعونا نلقي نظرة على كيفية عمله.

تحديث: واحد من قرائنا لفت انتباهنا إلى أن التنسيق الشرطي يتوفر فقط على إصدار Windows من Outlook و ليس نسخة ماكوس. شكرا، كريستي!

ابدء

للبدء في إعداد التنسيق الشرطي ، توجه إلى عرض> عرض الإعدادات.

يمكنك أيضًا الوصول إلى Advanced View Settings عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على رأس المجلد وتحديد أمر "View Settings".

تتيح لك نافذة Advanced View Settings (إعدادات عرض متقدمة) تخصيص طريقة عرض المجلد. انقر فوق الزر "تنسيق شرطي".

هذا ينقلك إلى إطار "التنسيق الشرطي" الذي ستستخدمه لإعداد قواعد مختلفة لكيفية تنسيق الرسائل.

تعتبر العناصر المعروضة في قائمة "قواعد لهذا العرض" هي القواعد الافتراضية التي تأتي مع عرض مجلد غير مخصص. على سبيل المثال ، يمكنك رؤية "الرسائل غير المقروءة" معروضة بخط Segoe UI غامق أزرق بحجمه 11 نقطة.

كيف تعمل القواعد

"القواعد" هي الشروط التي يجب أن تتوافقها الرسالة مع Outlook لتطبيق التنسيق. في القواعد الافتراضية ، على سبيل المثال ، يتم تنشيط قاعدة "الرسائل غير المقروءة" عند وضع علامة على رسالة كغير مقروءة. عندما يتم تنشيط هذه القاعدة ، يستخدم Outlook الخط Segoe UI ذو الخط الغامق والأزرق ذو 11 نقطة لعرضه.

يقوم Outlook بتطبيق القواعد بالترتيب من أعلى القائمة. تأخذ القواعد الأعلى في القائمة الأولوية على القواعد أسفل. كيف هذا العمل في الممارسة؟ لنفترض أنك تمتلك قاعدتين ، أحدهما في أعلى القائمة يغير الخط إلى اللون الأخضر ، وآخر في أسفل القائمة يغير الخط إلى اللون الأحمر. إذا استوفت الرسالة شروط كلتا القاعدتين ، فسيتم تغيير الخط إلى اللون الأخضر لأن هذه القاعدة أعلى في القائمة - يتم تجاهل القاعدة التي تحدد الخط إلى اللون الأحمر.

باستخدام القواعد الافتراضية ، يمكنك فقط تغيير الخط. لا يمكنك حذف القواعد الافتراضية ، أو نقل الطلب ، أو تغيير شروط القاعدة. ومع ذلك ، يمكنك إيقاف تشغيل القواعد الافتراضية عن طريق إلغاء تحديدها في قائمة "القواعد لهذا العرض".

كيفية إضافة قاعدة جديدة

في الإطار "تنسيق شرطي" ، انقر فوق الزر "إضافة". ستتم إضافة قاعدة جديدة تسمى "بدون عنوان" إلى القائمة. امنح القاعدة اسمًا ، ثم انقر على الزر "الشرط".

تتيح لك نافذة المرشح تحديد الشرط ، أو الشروط ، التي يجب أن يفي بها البريد ليتم تنسيقها.

سنستخدم مثالًا بسيطًا هنا ونبحث عن الرسائل التي تم إرسالها بواسطة "Rob Woodgate" وتحتوي على كلمة "Outlook" في حقل الموضوع.

للقيام بذلك ، انقر أولاً فوق الزر "من" ، والذي يفتح دفتر العناوين ، واختر جهة اتصال.

ثم نضيف "Outlook" إلى الحقل "Search for the word (s)" ، مع التأكد من تحديد خيار "Subject Field Only" من القائمة المنسدلة "In". انقر فوق "موافق" عند الانتهاء.

مرة أخرى في التنسيق الشرطي ، انقر فوق الزر "خط".

سنقوم بعرض الرسائل التي تتطابق مع الفلتر الذي قمنا بإعداده وسيتم عرضه باللون الأرجواني الغامق. قم بضبط كل ما تريد ، ثم انقر فوق الزر "موافق" ، ثم انقر فوق "موافق" مرة أخرى لإغلاق نافذة التنسيق الشرطي ، ثم مرة أخرى لإغلاق نافذة Advanced View Settings.

يتم تطبيق القواعد على الفور. يمكنك أن ترى أدناه أن الرسائل التي تفي بشروطنا أصبحت الآن جريئة وأرجوانية.

هذا مجرد مثال بسيط - يمكنك إضافة الكثير من الشروط ، حتى الحالات المعقدة للغاية. مرة أخرى في نافذة التصفية ، يمكنك التبديل إلى علامة التبويب "خيارات إضافية" لرؤية مجموعة من الشروط الإضافية التي يمكنك اختيارها.

هنا يمكنك اختيار مطابقة رسالة حول ما إذا كان:

لقد تم تعيين فئة معينة
إنها مقروءة أو غير مقروءة
لديها مرفقات أو أي مرفقات
تم وضع علامة عليها كأولوية عالية أو عادية أو منخفضة
تم وضع علامة عليها بواسطتك أو بواسطة شخص آخر أو بدون شخص أو وضع علامة عليها كمكتملة
يجب أن يتطابق النص الذي تبحث عنه مع الحالة
حجم معين ، أكبر أو أصغر من حجم معين ، أو بين حجمين

انتقل إلى علامة التبويب "خيارات متقدمة" ، ويمكنك إنشاء شروط معقدة.

تتيح لك علامة التبويب خيارات متقدمة تحديد أي حقل من أي مكان في Outlook ، وتحديد حالة تريد مطابقتها. قد يكون هذا بسيطًا جدًا ، مثل مطابقة المرسل إلى عنوان دقيق ، ولكن لديك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها. لنفترض أنك تريد أن تطابق القاعدة الخاصة بك رسائل البريد الإلكتروني التي تلقيتها. انقر فوق الزر "الحقل" ، ثم أشر إلى "حقول التاريخ / الوقت" ، ثم انقر فوق الخيار "تم الاستلام".

انقر على القائمة المنسدلة "الحالة" لاختيار حالتك.

الخيارات أكبر بكثير مما قد تتوقعه:

في أي وقت
في الامس
اليوم
غدا
في آخر 7 أيام
في السبعة أيام القادمة
الاسبوع الماضي
هذا الاسبوع
الاسبوع القادم
الشهر الماضي
هذا الشهر
الشهر القادم
على
في أو بعد
في أو قبل
ما بين
موجود
غير موجود

والحقول الأخرى التي يمكنك اختيارها تقدم كميات مماثلة من الخيارات.

حدد حالتك ، أضف قيمة ، وانقر على زر "إضافة إلى القائمة".

يمكنك إضافة العديد من الشروط إلى القائمة كما تريد. لإعطائك فكرة عن عدد الحقول الموجودة ، إليك نظرة على قائمة "كل حقول البريد" فقط.

تحتوي قائمة "جميع جهات الاتصال" على أكثر من أربعة أعمدة من الخيارات ، بحيث لا يمكن إدراج الكثير منها في لقطة شاشة معقولة. ﻟذا ، ﻟن ﻧﻘوم ﺑﻣراﺟﻌﺔ ﻛل ﻣن اﻟﺣﻘول واﻟﺷروط ، وﻟﻛن اﻵن ﺗﻌﻠم ﻣﻛﺎﻧﮭﺎ وﻛﯾﻔﯾﺔ اﺳﺗﺧداﻣﮭﺎ.

يمكنك إعداد شروط متعددة في قاعدة للحصول على أشياء محددة كما تريد. ترغب في الحصول على رسائل عرض Outlook بخط 16 بت أحمر إذا كانت من جهة اتصال معينة ، تم استلامها في آخر سبعة أيام ، وتحتوي على كلمة محددة في الموضوع, و تضمين مرفق؟ لا مشكلة.

كيفية حذف القاعدة

إذا قمت بإنشاء قاعدة ولم تعد ترغب فيها ، فمن السهل حذفها. في نافذة Conditional Formatting ، حدد القاعدة التي تريد حذفها وانقر فوق الزر "حذف". تذكر فقط أنه يمكنك فقط حذف القواعد التي أنشأتها ، وليس القواعد الافتراضية المضمنة في Outlook.

يمكنك إضافة العديد من الشروط كما تريد ، ولديك العديد من القواعد التي تريدها. وكما أوضحنا من قبل ، بمجرد أن يتم إعداد قواعد التنسيق الشرطية بالطريقة التي تريدها ، يمكنك نسخ العرض إلى مجلد آخر ، أو إلى جميع المجلدات إذا أردت.