ما هو الأرشفة التلقائية في Outlook وكيف يعمل؟
إذا كنت قد استخدمت أداة تنظيف صندوق البريد ، فستشاهد الزر "الأرشفة التلقائية" ، ولكنك قد تكون حذراً من كيفية عمله وما ستفعله. إليك ما تفعله وكيف يمكنك استخدامه.
يؤدي النقر فوق الزر "الأرشفة التلقائية" إلى حدوث عملية للتأرجح بين كافة المجلدات في Outlook وتطبيق أي قواعد الأرشفة التلقائية التي قمت بإعدادها (لا تقلق ، القاعدة التلقائية للحماية التلقائية هي عدم القيام بأي شيء ، لذلك لا يمكنك فعل أي ضرر النقر على الزر). ولكن إذا كنت ترغب في نقل العناصر القديمة إلى أرشيف حيث تكون خارجها ، فإن الأرشفة التلقائية هي طريقة أتمتة العملية. دعونا نذهب من خلال إعداده وتشغيله.
كيفية تشغيل تشغيل الأرشفة التلقائية
أولاً ، تحتاج إلى تشغيل الأرشفة التلقائية واختيار إعداداتها. انتقل إلى ملف> خيارات> خيارات متقدمة ، ثم انقر فوق الزر "إعدادات الأرشفة التلقائية".
طالما تم إيقاف تشغيل الخيار "تشغيل الأرشفة التلقائية كل" (وهو الافتراضي) ، لن يتم تشغيل الأرشفة التلقائية مطلقًا.
بمجرد تشغيل الخيار "Run AutoArchive every" ، فإن جميع الخيارات متاحة الآن.
بخلاف "تنظيف المجلدات" ، الذي يحتوي على إطار واحد من الإعدادات في "خيارات الملف" ، ثم يسمح لك بتشغيل هذه الإعدادات ضد أي مجلد تريده كمهمة يدوية ، فإن إعدادات الأرشفة التلقائية المعروضة هنا هي الإعدادات الافتراضية. يمكن لكل مجلد يحتوي على تشغيل الأرشفة التلقائية استخدام هذه الإعدادات الافتراضية ، أو يمكنك استخدام إعدادات مختلفة للمجلدات المختلفة إذا أردت. سنتناول كيفية إجراء ذلك لاحقًا ، ولكن الآن ، لننظر إلى الإعدادات الافتراضية.
كيفية إعداد الأرشفة التلقائية
أول شيء يجب ملاحظته هو أنه بمجرد تشغيل الأرشفة التلقائية ، فإنه سيعمل كل 14 يومًا. يمكنك تغيير ذلك باستخدام السهمين لأعلى ولأسفل أو بكتابة رقم ، ويمكنك تحديد أي قيمة من 1 إلى 60 يومًا. يمكنك كتابة أي رقم مكون من رقمين ، ولكن إذا كان أكثر من 60 ، سيعرض Outlook رسالة خطأ عند النقر فوق "موافق" ، وسيكون عليك تغيير القيمة قبل أن تتمكن من حفظ.
الخيار التالي - "موجه قبل تشغيل الأرشفة التلقائية" - يمنحك خيار إظهار Outlook تظهر لك مطالبة قبل حدوث الأرشفة التلقائية. يسمح لك هذا الموجه بمراجعة الإعدادات أو إلغاء هذا تشغيل الأرشفة التلقائية إذا كنت ترغب في ذلك.
تتعلق بقية الإعدادات بالعناصر التي سيتم أرشفتها ، وما يحدث أثناء عملية الأرشفة. الخيار الأول هنا - "حذف العناصر المنتهية الصلاحية (مجلد البريد الإلكتروني فقط)" - يتعلق برسائل البريد الإلكتروني التي تمت إضافة تاريخ انتهاء لها. لن يؤثر ذلك على المهام أو الأحداث ، حتى إذا قمت بتشغيل الأرشفة التلقائية في هذه المجلدات.
تنطبق بقية الإعدادات على جميع العناصر ، وليس فقط البريد الإلكتروني. هذا يعني أحداث التقويم والمهام والملاحظات وإدخالات دفتر اليومية.
بافتراض أنك تركت "أرشفة أو حذف العناصر القديمة" في وضع التشغيل ، فإن الإعدادات الافتراضية هي أن يقوم Outlook بنقل العناصر الأقدم من 6 أشهر إلى ملف .pst منفصل جديد يدعى الأرشيف (بشكل افتراضي) ، وجعل هذا مرئيًا في جزء التنقل في Outlook حتى تتمكن من الوصول إلى العناصر المؤرشفة وقتما تشاء. يمكنك تغيير القيمة "تنظيف العناصر الأقدم من" إلى أي شيء من يوم واحد إلى 60 شهرًا ، أو اختيار ملف .pst مختلف لأرشفة العناصر في ، أو اختيار "حذف العناصر القديمة نهائيًا".
تحذير من أن هذا الحذف يتجاوز مجلد "العناصر المحذوفة" ، وسيتم حذف العناصر الخاصة بك من Outlook بالكامل. قد لا يزال بإمكانك الوصول إليه على خادم البريد الخاص بك ، حسب إعداداتك ، لكن لا يجب الاعتماد على ذلك. فقط اختر هذا الخيار إذا كنت تريد حذف العناصر إلى الأبد.
عند النقر على "موافق" ، سيتم تشغيل الأرشفة التلقائية. سيتم تشغيله تماشيًا مع القيمة "تشغيل كل شخص آليًا" التي اخترتها (كل 14 يومًا افتراضيًا) ، بدءًا من اليوم. لذا بمجرد تشغيله ، يجب أن تتوقع تشغيله بسرعة. في اختباراتنا ، استغرق الأمر أقل من عشر دقائق بين تشغيله وتلقي موجه يخبرنا بأن AutoArchive ستعمل. يتم تشغيل الأرشفة التلقائية افتراضيًا على عدد قليل من المجلدات ، لذا إذا كنت تريد تشغيلها على مجلدات محددة - أو إذا كنت تريد تخصيص كيفية تشغيلها على مجلدات مختلفة - فاستمر في القراءة.
كيفية تشغيل وتخصيص الأرشفة التلقائية لمجلدات مختلفة
عند تشغيل الأرشفة التلقائية ، يتم تشغيله افتراضيًا فقط بالمجلدات التالية:
- المواد المرسلة
- عناصر محذوفة
- درج في لائحة
- مهام
إذا كنت تريد تشغيله على أي مجلد آخر ، فستحتاج إلى تشغيله لكل مجلد (أو إيقاف تشغيله على أي من هذه المجلدات الأربعة التي لا ترغب في تشغيلها). قم بذلك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد في جزء "التنقل" والنقر فوق "خصائص".
يمكنك أيضًا الوصول إلى خصائص المجلد عن طريق تحديد Folder> Folder Properties في الشريط. (بالنسبة للحافظات مثل التقويم والمهام التي لا تظهر في جزء "التنقل" ، هذه هي الطريقة الوحيدة للوصول إلى خصائص المجلد.) يوجد أيضًا خيار الانتقال مباشرةً إلى إعدادات الأرشفة التلقائية ، مما يوفر عليك خطوة بمجرد " إعادة داخل خصائص المجلد.
في الإطار "خصائص المجلد" ، انقر فوق علامة التبويب "الأرشفة التلقائية" للوصول إلى إعدادات هذا المجلد.
بالنسبة إلى معظم المجلدات ، سيتم تشغيل الإعداد "عدم أرشفة العناصر في هذا المجلد" افتراضيًا. هذا يعني أنه عند تشغيل عملية الأرشفة التلقائية ، سيتم تجاهل المجلد ولن يتم أرشفة أي عناصر فيه. إذا كنت تريد تضمين المجلد ، فقم بتشغيل الخيار "أرشفة العناصر في هذا المجلد باستخدام الإعدادات الافتراضية".
بدلاً من ذلك ، إذا أردت أن تكون إعدادات الأرشفة التلقائية لهذا المجلد مختلفة عن الإعدادات الافتراضية ، فقم بتشغيل "أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات" وعدّل الإعدادات لتفضيلاتك.
إذا أردت في أي وقت إعادة جميع المجلدات لاستخدام الإعدادات الافتراضية ، فيمكنك الرجوع إلى File> Options> Advanced> AutoArchive Settings وانقر على الزر "تطبيق هذه الإعدادات على جميع المجلدات الآن". سيؤدي ذلك إلى تغيير جميع المجلدات التي تحتوي على "أرشيف هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات" قيد التشغيل حتى يتم تشغيل "عناصر الأرشيف في هذا المجلد باستخدام الإعدادات الافتراضية" بدلاً من ذلك.
بمجرد حصولك على الإعدادات الافتراضية في الأرشفة التلقائية ، والإعدادات لكل مجلد ، قم بإعداد الطريقة التي تريدها ، يمكنك ترك العملية للعمل بهدوء في الخلفية ، وتحرير المساحة لك وإبقاء مجلداتك منتفخة للغاية.
