تنسيق الخلايا باستخدام التنسيق الشرطي في Excel

إذا كنت معتادًا على استخدام الإصدارات القديمة من Excel ، فإن خيارات التنسيق الشرطي في Excel 2007 و 2010 و 2013 ستذهلك. إذن لماذا تريد أن تهتم باستخدام التنسيق الشرطي؟ حسنًا ، إليك بعض الأسباب التي تجعلني أحب استخدام ميزة Excel هذه:

1. لجعل البيانات الخاصة بك أكثر جاذبية بصريا.

2. لجعل جداول البيانات الخاصة بك أسهل للفهم في لمحة.

3. لتحديد أنواع معينة من الأرقام للمساعدة في حل المشكلات.

4. لمساعدتك في استخلاص النتائج من البيانات الخاصة بك.

5. لعرض المستخدم ما هو "جيد" أو "سيئ" بصريًا باستخدام الأخضر والأحمر.

الآن ، يمكنك استخدام التنسيق الشرطي لتنسيق كل خلية في نطاق بناءً على المعايير الخاصة بك (وهناك الكثير من خيارات التنسيق للاختيار من بينها). على سبيل المثال ، إذا كان لديك ورقة ربح وتريد تلوين جميع الأرباح التي تزيد قيمتها عن 200 دولار كأنها خضراء وكل الأرباح أقل من 200 دولار باللون الأصفر وكل الخسائر باللون الأحمر ، فيمكنك استخدام التنسيق الشرطي للقيام بكل الأعمال بسرعة لك.

التنسيق الشرطي في Excel

يمكّنك التنسيق الشرطي من تنسيق كميات كبيرة من البيانات بسرعة وسهولة - مع استمرار القدرة على التمييز بين أنواع البيانات المختلفة. يمكنك إنشاء قواعد لخيارات التنسيق التي ستتيح لبرنامج Microsoft Excel التنسيق التلقائي لك. لديك حقا فقط لاتباع ثلاث خطوات بسيطة.

الخطوة 1: حدد الخلايا التي تريد تنسيقها.

الخطوة 2: انقر على تنسيق مشروط زر أسفل القائمة الرئيسية ، قسم الأنماط.

الخطوه 3: حدد القواعد الخاصة بك. هناك تسليط الضوء على قواعد الخلايا و أعلى / أسفل القواعد في الجزء العلوي الذي يتيح لك القيام مقارنات مع القيم. على سبيل المثال ، فرضنا ثلاثة قواعد. الأول هو أن أي قيمة أكبر من 200 دولار كانت خضراء.

تجدر الإشارة إلى أنه يمكن أيضًا استخدام قسم تمييز خلايا القواعد فقط لمقارنة مجموعة بيانات بمجموعة بيانات أخرى. سيستخدم كل شيء آخر مجموعة البيانات التي قمت بتسليط الضوء عليها ومقارنة القيم مع بعضها البعض. على سبيل المثال ، عند استخدام أكبر من القاعدة ، يمكنني مقارنة القيم من A1 إلى A20 مقابل رقم معين أو يمكنني مقارنة A1 إلى A20 مقابل B1 إلى B20.

تم تطبيق نفس المنطق على القواعد الثانية والثالثة. القاعدة الثانية هي أن أي شيء يتراوح بين 0 و 200 دولار كان أصفر منسق. القاعدة الثالثة هي أن أي شيء أقل من 0 دولار تم تنسيقه باللون الأحمر. إليك ما يبدو عليه جزء من جدول البيانات النهائي.

إذا لم تعجبك خيارات التنسيق هذه ، فإن لدى Excel العديد من خيارات التنسيق الشرطي الجديدة المختلفة التي يمكنك استخدامها. على سبيل المثال ، يمكنك إدراج رموز مثل الأسهم الملونة (مجموعات الأيقونات) ، المخططات الشريطية كما في المثال الثاني (أشرطة البيانات) ، أو حتى مجموعة من الألوان المحددة تلقائيًا كما في المثال الأخير (موازين اللون). تقارن هذه الخيارات الثلاثة فقط القيم من مجموعة البيانات نفسها. إذا حددت A1 إلى A20 ، فسوف تقارن هذه القيم فقط مع بعضها البعض.

إذا قررت فيما بعد أنك لا تريد تنسيق خلاياك بشكل مشروط ، فكل ما عليك فعله هو مسح التنسيق. للقيام بذلك ، حدد زر التنسيق الشرطي وحدد قواعد واضحة. بعد ذلك ، حدد ما إذا كنت تريد مسح القواعد من الخلايا المحددة فقط أو من ورقة العمل بأكملها.

أيضًا ، إذا قمت بإنشاء عدة قواعد ، فقد تنسى القواعد التي طبقتها على الخلايا. نظرًا لأنه يمكنك تطبيق العديد من القواعد على نفس مجموعة الخلايا ، فقد تصبح مربكة للغاية خاصةً إذا قام شخص آخر بإنشاء جدول البيانات. لرؤية جميع القواعد ، انقر على زر التنسيق الشرطي ، ثم انقر فوق إدارة القواعد.

عندما يكون لديك أكثر من قاعدة واحدة مطبقة على نفس نطاق الخلايا ، يتم تقييم القواعد بالترتيب من الأسبقية العليا إلى الأسبقية المنخفضة. افتراضيًا ، سيكون للقاعدة الجديدة المضافة الأسبقية العليا. يمكنك تغيير ذلك بالنقر فوق القاعدة ثم استخدام أزرار الأسهم لأعلى ولأسفل لتغيير الترتيب. أيضًا ، يمكنك النقر فوق القائمة المنسدلة في الجزء العلوي ورؤية القواعد الخاصة بالتحديد الحالي فقط أو لكل ورقة في المصنف.

هناك أيضا مربع يسمى توقف إذا كان صحيحا, الذي لن أخوض في التفاصيل هنا لأنه معقد للغاية. ومع ذلك ، يمكنك قراءة هذه المشاركة من Microsoft التي تشرحها بتفصيل كبير.

خيارات التنسيق الشرطي الجديدة Excel 2010

كل شيء هو نفسه في Excel 2010 عندما يتعلق الأمر بالتنسيق الشرطي الذي تم تضمينه في Excel 2007. ومع ذلك ، هناك ميزة جديدة واحدة تجعلها أكثر قوة.

في وقت سابق كنت قد ذكرت أن تسليط الضوء على قواعد الخلايا يتيح لك القسم مقارنة مجموعة من البيانات بمجموعة أخرى من البيانات في نفس جدول البيانات. في عام 2010 ، يمكنك الآن الرجوع إلى ورقة عمل أخرى في نفس المصنف. إذا حاولت القيام بذلك في Excel 2007 ، فسوف يتيح لك تحديد البيانات من ورقة عمل أخرى ، ولكن سوف يعطيك رسالة خطأ عند محاولة النقر فوق "موافق" في النهاية.

في Excel 2010 ، يمكنك الآن القيام بذلك ، لكن الأمر صعب بعض الشيء ، لذلك سأشرح ذلك خطوة بخطوة. دعنا نقول أن لديّ ورقتي عمل ولدي في كل ورقة بيانات من B2 إلى B12 عن شيء مثل الربح. إذا كنت أرغب في معرفة القيم من B2 إلى B12 من الورقة 1 أكبر من قيم B2 إلى B12 في الورقة 2 ، فسأحدد أولاً قيم B2 إلى B12 في الورقة 1 ثم انقر فوق كبيرة من تحت تمييز خلايا القواعد.

الآن انقر على زر مرجع الخلية الذي أظهرته أعلاه. سيتغير المربع وسيصبح رمز المؤشر علامة بيضاء. الآن المضي قدما وانقر على ورقة 2 وحدد فقط الخلية B2. فعل ليس حدد مجموعة كاملة من B2 إلى B12.

سترى أن المربع لديه الآن قيمة = SHEET2! $ B $ 2. سنحتاج إلى تغيير هذا إلى = SHEET2! $ B2. في الأساس ، فقط تخلص من $ التي تأتي قبل 2. سيؤدي ذلك إلى الحفاظ على العمود ثابتًا ، ولكن السماح بتغيير رقم الصف تلقائيًا. لأي سبب كان ، لن يسمح لك فقط بتحديد النطاق بأكمله.

انقر فوق زر مرجع الخلية مرة أخرى ثم انقر فوق "موافق". سيتم الآن تنسيق القيم الموجودة في الورقة 1 أكبر من الورقة 2 وفقًا لخيارات التنسيق التي اخترتها.

نأمل أن يكون كل هذا منطقيًا! عند النظر إلى Excel 2013 ، لا يبدو أن هناك أي ميزات جديدة عندما يتعلق الأمر بالتنسيق الشرطي. كنصيحة أخيرة ، إذا كنت تشعر أن القواعد الافتراضية لا تتطابق مع ما تحاول إنجازه ، فيمكنك النقر فوق قانون جديد الخيار والبدء من الصفر. ما يميز إنشاء قاعدة جديدة هو أنه يمكنك استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها ، والتي تعتبر قوية جدًا.

على الرغم من أن التنسيق الشرطي يبدو سهلاً وبسيطًا نسبيًا على السطح ، إلا أنه قد يصبح معقدًا جدًا اعتمادًا على بياناتك واحتياجاتك. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في نشر تعليق. استمتع!