بحث Outlook البريد الإلكتروني عن طريق المرسل والتاريخ والكلمة الرئيسية والحجم وأكثر

يمكن أن يكون البحث عبر البريد الإلكتروني في Outlook مهمة صعبة إذا كنت شخصًا مثلي لديه عدة ملفات PST وعشرات الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني التي تمتد لعقود. تستخدم معظم بيئات الشركات Outlook للبريد الإلكتروني وينتهي الأمر بالعديد من الأشخاص إلى تخزين رسائل بريد إلكتروني تجارية أو شخصية في Outlook.

في الإصدارات الأقدم من Outlook ، تحتاج إلى وظائف إضافية من جهات خارجية مثل Xobni للبحث في بريدك الإلكتروني بسرعة. لحسن الحظ ، منذ Microsoft Office 2010 ، أنشأت Microsoft وظيفة بحث قابلة للاستخدام تعمل بالفعل وتتيح لك العثور على رسائل البريد الإلكتروني بسرعة باستخدام مجموعة واسعة من المرشحات. يمكنك البحث عن النص والعناوين والمرفقات والمرسلين ، إلخ ، ويمكنك التصفية حسب التاريخ والحجم والموضوع والأهمية وأكثر من ذلك.

في هذه المقالة ، سأوضح لك كيفية التأكد من فهرسة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن طريق Windows ، ثم كيفية إجراء أنواع مختلفة من عمليات البحث وفقًا لما تبحث عنه..

لاحظ أن هذه المقالة تفترض أنك تعمل على Office 2010 أو 2013 أو 2016 لأن هذه الإصدارات هي الأفضل للبحث.

تشغيل الفهرسة

قبل أن تتمكن من إجراء عمليات البحث السريعة بسرعة في Outlook ، تحتاج إلى التأكد من فهرسة جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. للتحقق من ذلك ، تابع وانقر في مربع البحث الذي تراه أعلى صندوق بريدك الإلكتروني.

عندما تنقر في مربع البحث ، سترى ادوات البحث تظهر علامة التبويب في الشريط. في أقصى اليمين ، انقر فوق ادوات البحث ثم انقر فوق خيارات البحث.

تحت مصادر, اضغط على خيارات الفهرسة زر.

هذا سيجلب لك ويندوز خيارات الفهرسة الشاشة حيث يمكنك اختيار واختيار المواقع المختلفة التي تريد فهرستها. إذا كنت لا ترى مايكروسوفت أوتلوك في القائمة ، تحتاج إلى الضغط على تعديل زر.

المضي قدما ، والتحقق مايكروسوفت أوتلوك ثم انقر فوق موافق.

سيبدأ Windows في فهرسة رسائل البريد الإلكتروني فورًا ويمكنك التحقق لمعرفة متى يتم ذلك عن طريق النقر فوق حالة الفهرس ضمن أدوات البحث مثل الموضح أعلاه.

سترى رسالة تشير إلى عدد العناصر المتبقية للفهرسة وبمجرد الانتهاء ، ستقول أن Outlook قد أنهى فهرسة جميع العناصر الخاصة بك. الآن دعونا نتعلم كيفية البحث في Outlook.

إجراء عمليات البحث في Outlook

لبدء البحث في Outlook ، انقر فوق صندوق الوارد أو انقر فوق مجلد معين. إذا قمت بالنقر فوق "علبة الوارد" ، ستلاحظ أن المربع سيكون موجودًا بحث صندوق البريد الحالي المدرجة. يمكنك النقر على القائمة المنسدلة الصغيرة إلى اليمين والاختيار من بين خيارات أخرى مثل المجلد الحالي, المجلدات الفرعية, و جميع عناصر Outlook.

عند النقر فوق علبة الوارد, صندوق البريد الحالي يتم تحديد تلقائيا. سيقوم هذا بالبحث في كل البريد في صندوق البريد بأكمله بما في ذلك كل شيء ضمن علبة الوارد ، والعناصر المرسلة ، والعناصر المحذوفة ، وصندوق الصادر ، إلخ. المجلد الحالي, الذي سيبحث فقط في البريد الإلكتروني في هذا المجلد المعين وليس بما في ذلك المجلدات الفرعية.

إذا كان لديك مجلد به مجلدات فرعية ، فتأكد من تحديده المجلدات الفرعية من القائمة المنسدلة للبحث في المجلدات الفرعية فقط.

والآن بعد أن فهمنا ذلك ، دعنا نتعلم كيفية إجراء أنواع مختلفة من عمليات البحث في Outlook. هناك طريقتان للقيام بذلك: استخدام شريط "البحث" أو استخدام بناء جملة استعلام البحث. كما قد تكون قادرًا على التوضيح ، فإن الخيار الأخير أكثر تقنية ، لكنه يسمح لك بإنشاء بعض عمليات البحث المعقدة.

باستخدام أدوات البحث في Outlook

لنبدأ بالطريقة الأسهل التي ستعمل بشكل جيد لمعظم الناس. انقر في مربع البحث بمجرد اختيار صندوق الوارد أو مجلد ثم انقر فوق ادوات البحث في الشريط. دعونا نلقي نظرة على جميع الخيارات المختلفة.

في أقصى اليسار هو نطاق, وهو نفس مربع القائمة المنسدلة الذي ذكرته أعلاه. التالي هو النتائج, التي لن تكون نشطة حتى تقوم بإجراء بحث. بشكل افتراضي ، لن يعرض لك Outlook سوى أحدث العناصر التي تطابق البحث وقد لا تظهر لك جميع النتائج. يمكنك النقر فوق تضمين النتائج الأقدم لإظهار جميع النتائج أو قم بالتمرير لأسفل إلى أسفل نتائج البحث واختر أظهر المزيد.

صقل هو المكان الذي يمكننا فيه التنقيب حقًا والعثور على ما نبحث عنه بالضبط. أولاً ، كيف يمكننا البحث عن النص الدقيق في Outlook؟ لنفترض أنك تريد العثور على جميع رسائل البريد الإلكتروني باستخدام SSN أو بكلمة محددة. في هذه الحالات ، يمكنك فقط استخدام علامات الاقتباس المزدوجة.

أعلاه ، لقد بحثت عن الكلمة شيرلوك عن طريق وضعه داخل اقتباسات مزدوجة. إذا كانت الكلمة في سطر الموضوع ، فسيتم تمييزها باللون الأصفر. عند النقر فوق أي من رسائل البريد الإلكتروني ، سترى أيضًا الكلمة المميزة لك ، وهي ملائمة.

هذا واحد من أكثر أنواع عمليات البحث شيوعًا. بحث مشترك آخر هو عن طريق المرسل. هذا هو حقا من السهل القيام به في Outlook. ببساطة انقر على من عند في الشريط وابدأ في كتابة اسم الشخص أو عنوان البريد الإلكتروني.

إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من معايير البحث مثل مشاهدة رسائل البريد الإلكتروني فقط من مرسل معين يحتوي على مرفقات ، يمكنك ببساطة النقر فوق لديه المرفقات زر.

يمكنك الاستمرار في إضافة المزيد من المرشحات لتقليل مجموعة نتائج رسائل البريد الإلكتروني. معظم الخيارات الأخرى واضحة تمامًا مثل غير المقروءة أو التي تم وضع علامة عليها أو المهم أو ما إلى ذلك. إذا كنت تريد البحث حسب التاريخ ، فيمكنك النقر فوق هذا الأسبوع وستحصل على عدة خيارات مثل هذا الأسبوع وهذا الشهر وهذا السنة ، وما إلى ذلك ، ولكن هذا عن ذلك.

إذا كنت تريد البحث حسب التاريخ أو تفعل شيئًا ما مثل البحث عن أقدم رسائل البريد الإلكتروني في Outlook ، فيجب عليك استخدام خيار البحث المتقدم أو بناء جملة الاستعلام. لنبدأ بالبحث المتقدم. للوصول إليه ، يجب عليك النقر فوق "أدوات البحث" مرة أخرى واختيار بحث متقدم.

لاحظ أن هذا البحث يبحث فقط في المجلد الحالي الذي حددته بشكل افتراضي. إذا كنت تريد البحث في كل شيء ، يجب عليك النقر فوق تصفح زر في أعلى اليمين.

إذا كنت تريد البحث في كل شيء ، فحدد Inbox ثم حدد البحث في المجلدات الفرعية مربع في القاع.

الآن على شاشة البحث الرئيسية ، سترى زمن في أسفل الصفحة ، لكنها لا تمنحك سوى نفس خيارات القائمة المنسدلة في الشريط. للقيام بعملية بحث أكثر تقدما ، عليك أن تضغط على المتقدمة التبويب.

هنا عليك بناء معايير البحث الخاصة بك. انقر فوق حقل,ثم اذهب الى حقول التاريخ / الوقت وحدد تم الاستلام. الآن انقر على شرط وانتقل لأسفل إلى أسفل حتى ترى خيارات أخرى مثل في أو بعد, في أو قبل, و ما بين.

إذا اخترت ما بين, ثم يمكنك كتابة التواريخ مثل 01/01/2005 و 12/31/2005 ثم انقر فوق أضف إلى القائمة. إليك ما يبدو عليه بحثي.

لاحظ أنه يمكنك الاستمرار في إضافة المزيد من المعايير إلى القائمة لتضييق النتائج. في المثال الخاص بي أعلاه ، سأحصل على جميع رسائل البريد الإلكتروني في هذا النطاق الزمني ، والتي من المحتمل أن تكون كثيرة جدًا.

إذا كنت ترغب في العثور على أقدم رسالة بريد إلكتروني في Outlook ، فاختر في أو قبل شرط ثم اكتب فقط في أي تاريخ تعتقد أنه قديم إلى حد ما.

اضبط التاريخ حسب عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تحصل عليها. يجب أن يكون من السهل إلى حد ما العثور على البريد الإلكتروني الأقدم في ملف Outlook بأكمله باستخدام هذا البحث.

بحث شائع آخر هو البحث عن أكبر بريد إلكتروني في ملف PST الخاص بك. للقيام بذلك ، انقر فوق المزيد من الخيارات علامة التبويب "بحث متقدم" وسترى خيارًا للحجم في الأسفل. أختر أكثر من واكتب قيمة بالكيلو بايت. إذا كنت ترغب في العثور على رسائل البريد الإلكتروني أكبر من 5 ميغابايت ، على سبيل المثال ، يمكنك كتابة 5000.

هذه مجرد بعض عمليات البحث التي يمكنك إجراؤها باستخدام Advanced Search. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك كتابة كل هذا في مربع البحث باستخدام بناء جملة البحث والحصول على نفس النتائج. على سبيل المثال ، يمكنني ببساطة الكتابة MESSAGESIZE:> 5MB والحصول على نفس النتائج.

لن أتطرق إلى جميع خيارات البحث المختلفة في هذا المنشور لأن لدى Microsoft صفحة تسرد جميع خيارات بناء جملة البحث المختلفة. نأمل ، باستخدام الأدوات المذكورة أعلاه ، أن تتمكن من العثور على البريد الإلكتروني الذي كنت تبحث عنه. استمتع!