استخدم دالات الملخص لتلخيص البيانات في Excel
بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون Excel بانتظام ، فإن عدد الصيغ والوظائف المدمجة لتلخيص البيانات ومعالجتها مذهل. يستخدم Excel حرفيًا من قبل الجميع: من الطلاب في الفصل المالي إلى مديري صناديق التحوط في وول ستريت. انها قوية للغاية ، ولكن في نفس الوقت بسيط جدا.
بالنسبة لأولئك الذين بدأوا للتو في Excel ، فإن إحدى وظائف المجموعة الأولى التي يجب أن تتعلمها هي وظائف الملخص. وتشمل هذه SUM و AVERAGE و MAX و MIN و MODE و MEDIAN و COUNT و STDEV و LARGE و SMALL و AGGREGATE. هذه الوظائف هي الأفضل استخداما على البيانات العددية.
في هذه المقالة ، سأريك كيفية إنشاء صيغة وإدراج الوظيفة في جدول بيانات Excel. تأخذ كل وظيفة في Excel الحجج, وهي القيم التي تحتاجها الدوال لحساب ناتج.
فهم الصيغ والوظائف
على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى إضافة 2 و 2 معًا ، فستكون الوظيفة مجموع والحجج ستكون الأرقام 2 و 2. نكتب هذا عادةً كـ 2 + 2 ، ولكن في Excel ستكتبه كـ = SUM (2 + 2). هنا يمكنك رؤية نتائج هذه الإضافة البسيطة لرقمين حرفيين.
على الرغم من أنه لا يوجد خطأ في هذه الصيغة ، إلا أنها ليست ضرورية حقًا. هل يمكن أن اكتب فقط = 2 + 2 في Excel والتي من شأنها أن تعمل أيضا. في Excel ، عند استخدام وظيفة مثل مجموع, من المنطقي أكثر استخدام الحجج. مع ال مجموع الدالة ، يتوقع Excel وجود وسيطين على الأقل ، وهو ما سيكون بمثابة مراجع للخلايا في جدول البيانات.
كيف يمكننا الرجوع إلى خلية داخل صيغة Excel؟ حسنا ، هذا سهل جدا. كل صف له رقم وكل عمود له حرف. A1 هي الخلية الأولى في جدول البيانات في الجزء العلوي الأيسر. ستكون B1 هي الخلية الموجودة على يمين A1. A2 هي الخلية مباشرة أسفل A1. سهل بما فيه الكفاية الحق?
قبل أن نكتب صيغتنا الجديدة ، دعونا نضيف بعض البيانات في العمودين A و B للعمل معها. تابع واكتب أرقام عشوائية من A1 إلى A10 ومن B1 إلى B10 لمجموعة البيانات الخاصة بنا. اذهب الآن إلى D1 واكتب = SUM (A1، B1). يجب أن ترى النتيجة ببساطة قيمة A1 + B1.
هناك بعض الأشياء التي يجب ملاحظتها أثناء كتابة صيغة في Excel. أولاً ، ستلاحظ أنه عند كتابة قوس الفتح الأول ( بعد اسم الوظيفة ، سيخبرك Excel تلقائيًا بالوسيطات التي تأخذها هذه الوظيفة. في مثالنا ، فإنه يظهر NUMBER1, رقم 2, الخ. يمكنك الفصل بين الحجج بفواصل. يمكن أن تأخذ هذه الوظيفة المعينة عددًا لا حصر له من القيم لأن هذه هي الطريقة التي تعمل بها وظيفة SUM.
ثانياً ، إما يمكنك كتابة مرجع الخلية يدويًا (A1) أو يمكنك النقر فوق الخلية A1 بعد كتابة القوس المفتوح. سيقوم Excel أيضًا بتمييز الخلية بنفس لون مرجع الخلية حتى تتمكن من رؤية القيم المطابقة تمامًا. لذلك قمنا بتلخيص صف واحد معًا ، ولكن كيف يمكننا جمع كل الصفوف الأخرى دون كتابة الصيغة مرة أخرى أو النسخ واللصق؟ لحسن الحظ ، Excel يجعل هذا سهلا.
حرك مؤشر الماوس إلى الركن الأيمن السفلي من الخلية D1 وستلاحظ أنه يتغير من تقاطع أبيض إلى علامة زائد سوداء.
الآن انقر مع الاستمرار على زر الماوس لأسفل. اسحب المؤشر لأسفل إلى الصف الأخير مع البيانات ، ثم اتركها في النهاية.
يتفوق Excel بما يكفي ليعرف أن الصيغة يجب أن تتغير وتعكس القيم في الصفوف الأخرى بدلاً من إظهار A1 + B1 نفسه طوال الطريق. بدلاً من ذلك ، سترى A2 + B2 و A3 + B3 وما إلى ذلك.
هناك أيضا طريقة أخرى للاستخدام مجموع الذي يفسر مفهوم آخر وراء الحجج في Excel. دعنا نقول أننا أردنا أن نلخص كل القيم من A1 إلى A12 ، فكيف سنفعل؟ يمكننا كتابة شيء مثل = SUM (A1 ، A2 ، A3 ، إلخ), ولكن هذا هو مضيعة للوقت للغاية. أفضل طريقة هي استخدام نطاق Excel.
خلاصة القول A1 إلى A12 ، كل ما علينا فعله هو الكتابة = SUM (A1: A12) مع النقطتين التي تفصل بين مراجع الخلية اثنين بدلاً من فاصلة. يمكنك حتى كتابة شيء مثل = SUM (A1: B12) وسيجمع كل القيم في A1 من خلال A12 و B1 إلى B12.
كانت هذه نظرة عامة أساسية حول كيفية استخدام الوظائف والصيغ في Excel ، لكنها كافية بحيث يمكنك البدء في استخدام جميع وظائف تجميع البيانات.
ملخص الوظائف
باستخدام نفس مجموعة البيانات ، سنستخدم بقية وظائف الملخص لمعرفة نوع الأرقام التي يمكننا حسابها. لنبدأ مع COUNT و COUNTA المهام.
أنا هنا دخلت COUNT وظيفة في D2 و COUNTA وظيفة في E2 ، وذلك باستخدام A2: A12 مجموعة مثل مجموعة البيانات لكلا الوظيفتين. لقد غيرت أيضًا القيمة في A9 إلى السلسلة النصية مرحبا لإظهار الفرق. COUNT يحسب فقط الخلايا التي تحتوي على أرقام في حين COUNTA بحساب الخلايا التي تحتوي على نص وأرقام. كلتا الدالتين لا تحسب الخلايا الفارغة. إذا كنت تريد حساب الخلايا الفارغة ، فاستخدم COUNTBLANK وظيفة.
يصل المقبل هي معدل, الوسيط و الوضع المهام. المتوسط هو مكتشف ذاتيًا ، الوسيط هو الرقم الأوسط في مجموعة من الأرقام والوضع هو العدد أو الأرقام الأكثر شيوعًا في مجموعة من الأرقام. في الإصدارات الأحدث من Excel ، لديك MODE.SNGL و MODE.MULT لأنه يمكن أن يكون هناك أكثر من رقم وهو الرقم الأكثر شيوعًا في مجموعة من الأرقام. لقد استخدمت B2: B12 للنطاق في المثال أدناه.
عند الانتقال ، يمكننا حساب MIN و MAX و STDEV لمجموعة الأرقام B2: B12. ستحسب الدالة STDEV مدى انتشار القيم من القيمة المتوسطة. في الإصدارات الأحدث من Excel ، لديك STDEV.P و STDEV.S, الذي يحسب على أساس السكان بأكملها أو بناء على عينة ، على التوالي.
أخيرًا ، وظيفتان أخريان مفيدتان كبير و صغير. يأخذون وسيطين: نطاق الخلايا وأكبر قيمة من الرتبة التي تريد إرجاعها. لذلك إذا كنت تريد ثاني أكبر قيمة في المجموعة ، فسوف تستخدم 2 للوسيطة الثانية ، 3 للرقم الثالث الأكبر ، إلخ.. صغير يعمل بنفس الطريقة ، لكنه يمنحك أصغر رقم في الرتبة.
وأخيرا ، هناك وظيفة تسمى مجموع, الذي يسمح لك بتطبيق أي من الوظائف الأخرى المذكورة أعلاه ، ولكنه يتيح لك أيضًا القيام بأشياء مثل تجاهل الصفوف المخفية ، وتجاهل قيم الخطأ ، وما إلى ذلك. لن تحتاج على الأرجح إلى استخدامها كثيرًا ، ولكن يمكنك معرفة المزيد عنها هنا في حال كنت في حاجة إليها.
هذه نظرة عامة أساسية على بعض وظائف الملخص الأكثر شيوعًا في Excel. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في نشر تعليق. استمتع!
