إدارة الوارد والعلامات

في درس اليوم ، سنساعدك على فهم كيفية تصنيف بريدك الوارد بشكل أفضل وتنظيم رسائلك باستخدام التصنيفات وبعض علامات التبويب المحددة مسبقًا ولكنها قابلة للتهيئة.

ملاحة المدرسة

1. التعرف على Gmail
2. تطبيق الجوال ، إنشاء البريد ، والمحادثات
3. إدارة الوارد والعلامات
4. فلاتر البريد ونظام النجوم
5. المرفقات والتوقيعات والأمن
6. الدعوات والإجازات المستجيبين
7. استخدم Gmail كقائمة مهام
8. حسابات متعددة اختصارات لوحة المفاتيح و Signout عن بعد
9. استخدم حساب Gmail الخاص بك للوصول إلى حسابات أخرى
10. نصائح السلطة ومختبرات Gmail

بمجرد أن يحصل حساب Gmail الخاص بك على بعض الطاقة ويبدأ في تلقي مجموعة من الرسائل ، ستحتاج إلى تعلم ترويض سيل إلى مزيد من التدفقات التي يمكن إدارتها. تسمح لك فلاتر Gmail بإدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة ، مما يساعدك في الحفاظ على بريدك الإلكتروني الأقل أهمية من طريقك وتصفيته في تصنيف. قبل أن تبدأ في التعرّف على الفلاتر في الدرس 4 ، ستحتاج إلى معرفة كيفية الإنشاء والتصنيف ، وما يعادل مجلدات Gmail ، وهذا ما سنتحدث عنه اليوم.

أولاً ، سنتحدث عن واجهة علامات التبويب التلقائية في Gmail ، وصندوق البريد الهام ، وجميع الإعدادات التي تحتويها.

تصنيف تلقائيا علبة الوارد الخاصة بك باستخدام علامات التبويب شكلي

يقدم Gmail الآن علامات التبويب ، والفئات التلقائية لبريدك الوارد. تعمل هذه الميزة على تقسيم البريد الوارد إلى "أساسي" و "اجتماعي" و "عروض ترويجية" و "تحديثات" و "منتديات". إذا كنت تشارك في العديد من الخدمات عبر الإنترنت ، يمكن أن تكون هذه الميزة مفيدة.

بشكل أساسي ، الرسائل المستلمة لأنواع معينة من المواقع أو محتوى معين ، يمكن جمعها في أجزاء مختلفة من البريد الوارد. يمكن أن يؤدي ذلك إلى صندوق بريد أقل ازدحامًا.

اختر أي من علامات التبويب المرئية في علبة الوارد الخاصة بك

تعتبر علامات التبويب هذه قابلة للتهيئة ، مما يتيح لك اختيار علامات التبويب التي تريدها في صندوق البريد الوارد. لتغيير علامات التبويب المرئية ، انقر على رمز علامة الجمع على يسار علامات التبويب.

يتم عرض مربع الحوار "تحديد علامات التبويب لتمكين". حدد خانات الاختيار لعلامات التبويب التي تريدها في صندوق الوارد الخاص بك.

ملاحظة: إذا قمت بإخفاء علامة تبويب ، فسيتم عرض الرسائل من هذه الفئة في علامة التبويب "أساسي" بدلاً من ذلك. أيضًا ، لا يمكن تغيير النص الموجود في علامات التبويب ولا يمكنك إضافة علامات تبويب مخصصة. استخدم التصنيفات المخصصة بدلاً من ذلك (تمت مناقشتها في القسم التالي) لتصنيف رسائلك بشكل أكبر.

يمكنك أيضًا تحديد علامات التبويب التي تريد عرضها في البريد الوارد في علامة التبويب "البريد الوارد" في شاشة "الإعدادات" ، في قسم "الفئات".

نظّم رسائلك باستخدام أنماط ووارد البريد الوارد

تسمح لك أنماط البريد الوارد بتنظيم البريد الوارد في Gmail بالطريقة التي تناسبك بشكل أفضل. يمكنك تنظيم البريد الوارد باستخدام علامات تبويب قابلة للتكوين ، كما ذكرنا سابقًا في هذا الدرس ، أو في أقسام مثل "غير مقروءة" و "مميزة بنجمة" و "مهمة".

تغيير نوع البريد الوارد الخاص بك

للتغيير إلى نمط صندوق بريد مختلف ، افتح شاشة "الإعدادات" وانقر على علامة التبويب "البريد الوارد".

في قسم "نوع البريد الوارد" ، حدد نوع البريد الوارد الذي تريد استخدامه من القائمة المنسدلة.

يحتوي كل نوع من أنواع البريد الوارد على إعداداته الخاصة. بمجرد تحديد "نوع البريد الوارد" ، تظهر إعدادات هذا النوع أسفل تحديد "نوع البريد الوارد". أجرِ تغييراتك على الإعدادات وانقر على "حفظ التغييرات".

يمكنك أيضًا تغيير بعض إعدادات نمط البريد الوارد بسرعة في صندوق الوارد مباشرة بالنقر على السهم لأسفل الموجود في أقصى يمين كل قسم قسم.

توفر مساعدة Gmail أوصافًا لأنواع البريد الوارد. لا تتردد في تجربة أنماط البريد الوارد المختلفة لمعرفة ما يناسبك. يمكنك دائمًا التبديل مرة أخرى إلى الوضع الافتراضي إذا غيرت رأيك.

يمكنك أيضًا تغيير نمط البريد الوارد بسرعة عن طريق تحريك الماوس فوق تصنيف "البريد الوارد" والنقر على السهم لأسفل الذي يعرض. حدد نمط البريد الوارد المطلوب من القائمة المنسدلة "Inbox Type". لاحظ أن تحريك الماوس فوق كل نمط يوفر وصفًا موجزًا ​​لكل نوع.

تنظيم وتصنيف الرسائل الخاصة بك باستخدام تسميات

قدمنا ​​لك باختصار التصنيفات في الدرس 1 من هذه السلسلة. تسمح لك التصنيفات بتنظيم رسائلك الإلكترونية في فئات. إلا أنها تشبه المجلدات ، بخلاف المجلدات ، يمكنك تطبيق أكثر من تصنيف واحد على رسالة واحدة.

ملحوظة: يدعم Gmail 5000 تصنيف بحد أقصى ، بما في ذلك التصنيفات الفرعية. إذا تجاوزت هذا الحد ، فقد تجد أن تجربة Gmail أبطأ ، وقد تواجه أخطاء. أزل العلامات التي ربما لم تعد تستخدمها بعد الآن. لا يؤدي حذف التصنيفات إلى حذف الرسائل.

قم بإنشاء تسمية جديدة

يمكنك إنشاء التصنيفات المخصصة الخاصة بك للحفاظ على تنظيم البريد الوارد الخاص بك ونقل حتى الرسائل من البريد الوارد إلى التصنيفات الخاصة بك (بمثابة مجلدات). سنوضح لك كيفية إنشاء تسمية متداخلة تحت تصنيف آخر ، مثل مجلد فرعي داخل مجلد.

لإنشاء تصنيف مخصص جديد سيكون المجلد الرئيسي ، انقر على "المزيد" في قائمة التصنيفات على الجانب الأيسر من شاشة Gmail الرئيسية.

عند توسيع القائمة ، انقر على رابط "إنشاء تصنيف جديد".

أدخل اسمًا للتصنيف في مربع "الرجاء إدخال اسم تصنيف جديد" في مربع الحوار "تسمية جديدة". انقر فوق "إنشاء" لإنهاء إنشاء التسمية الجديدة.

ملاحظة: نظرًا لأن هذا هو التصنيف الأصلي الذي سيحتوي على التسمية الفرعية ، فلن نقوم بتعشيق هذا التصنيف.

لإنشاء تصنيف فرعي ضمن التصنيف الرئيسي الذي أنشأته للتو ، انقر فوق "إنشاء تصنيف جديد" مرة أخرى.

في مربع الحوار "تسمية جديدة" ، أدخل اسم التصنيف الفرعي الذي تريد إنشاءه في مربع تحرير "الرجاء إدخال اسم تصنيف جديد". حدد مربع الاختيار "تسمية Nest تحت" ، وحدد التسمية الأصلية التي أنشأتها للتو من القائمة المنسدلة ، وانقر على "إنشاء".

يمكنك أيضًا إنشاء تصنيف متداخل عن طريق إدخال التصنيف الأصلي ، متبوعًا بشرطة مائلة (/) ، ثم إدخال اسم التصنيف المتداخل - كل ذلك في مربع تحرير "… new label name". على سبيل المثال ، يمكننا إدخال "Personal / Friends" في مربع التعديل وعدم تحديد مربع الاختيار "تسمية Nest تحت".

ملاحظة: يجب أن تكون التسمية الأصلية موجودة بالفعل لإنشاء تسمية متداخلة تحتها. لا يمكنك إنشاء كل من التصنيفات في نفس الوقت. في مثالنا ، يجب علينا إنشاء العلامة "الشخصية" أولاً قبل إنشاء تسمية "الأصدقاء" المتداخلة.

تبدو التسمية المتداخلة مثل المثال التالي.

كما تتم إضافة التسمية الأصلية الجديدة ، مع تصنيفها المتداخل ، إلى قائمة التسميات المتاحة على زر إجراء "التصنيفات" ، بالإضافة إلى قائمة التسميات المتاحة على زر إجراء "نقل إلى".

تطبيق التسميات على الرسائل

هناك طريقتان لتطبيق التصنيفات على الرسائل. يمكنك تطبيق التصنيفات على الرسائل مع ترك الرسائل في بريدك الوارد. يمكنك أيضًا نقل الرسائل إلى تصنيفات حيث يمكنك نقلها إلى مجلدات. سنوضح لك كلا الطريقتين.

تطبيق التسميات على الرسائل أثناء تركها في علبة الوارد الخاصة بك.

تسمح لك هذه الطريقة بسهولة بتطبيق تصنيفات متعددة على رسالة واحدة.

لتطبيق تصنيف على رسالة مع الاحتفاظ بالرسالة في صندوق الوارد الخاص بك ، حدد خانة الاختيار الموجودة على يسار الرسالة لتحديدها (أو افتح الرسالة). ثم انقر على زر إجراء "التصنيفات" وحدد تصنيفًا واحدًا أو أكثر من القائمة المنسدلة.

تذكر ، يمكنك تطبيق أكثر من تسمية واحدة على رسالة. لا تختفي قائمة "التصنيفات" بمجرد تحديد التصنيفات ، بحيث يمكنك تحديد تصنيفات متعددة في وقت واحد.

لتطبيق التصنيفات المحددة على الرسائل ، انقر فوق "تطبيق" في أسفل القائمة.

ثم يتم عرض التسميات على يسار سطر موضوع الرسالة.

إذا كانت لديك قائمة طويلة من التصنيفات ، فيمكنك البدء في كتابة اسم التصنيف بعد النقر على زر إجراء "التصنيفات" للعثور على التصنيف في القائمة.

قم بتطبيق تسمية على رسالة ونقلها خارج علبة الوارد الخاصة بك

لتطبيق تصنيف على رسالة ونقل الرسالة من بريدك الوارد في نفس الوقت ، اسحب الرسالة إلى التصنيف المطلوب في القائمة الموجودة على اليسار. أثناء تحريك الماوس فوق القائمة ، سيتم توسيعه لعرض التسميات التي قد تكون مخفية حاليًا.

لاحظ أنه يمكنك استخدام هذه الطريقة لتحديد الرسالة كرسالة غير مرغوب فيها ، بالإضافة إلى استخدام زر إجراء "الإبلاغ عن البريد العشوائي". ما عليك سوى سحب الرسائل المسيئة إلى تصنيف "الرسائل غير المرغوب فيها".

يؤدي نقل رسالة إلى التصنيف "المهملات" إلى حذف الرسالة. هذا هو نفس اختيار رسالة ، أو فتحها ، والنقر على زر إجراء "حذف".

افتح تسمية

يشبه فتح تصنيف مثل فتح مجلد. يتم إدراج جميع الرسائل المرتبطة بهذا التصنيف. لفتح تصنيف ، انقر على العلامة المطلوبة في قائمة التصنيفات على الجانب الأيسر من شاشة Gmail الرئيسية. إذا لم يكن التصنيف المرغوب فيه مرئيًا ، فانقر فوق "المزيد" للوصول إلى القائمة الكاملة.

يتم عرض جميع الرسائل المرتبطة بهذا التصنيف. لاحظ عبارة البحث في مربع "بحث". يملأ Gmail تلقائيًا مربع "البحث" بالفلتر المناسب لعرض الرسائل المحددة. سنناقش المرشحات لاحقًا في هذا الدرس.

لاحظ أنه في حالة تطبيق تصنيف على رسالة دون نقل الرسالة إلى هذا التصنيف (وخارج البريد الوارد) ثم فتح التسمية ، فسيظهر تصنيف "البريد الوارد" على الرسالة ، مشيرًا إلى أن الرسالة لا تزال موجودة في البريد الوارد.

للرجوع إلى البريد الوارد ، انقر على "البريد الوارد" في القائمة الموجودة على اليمين.

إذا كنت ترغب في نقل الرسالة مرة أخرى إلى صندوق البريد الوارد ، فما عليك سوى فتح مجلد التسمية للوصول إلى الرسالة وسحب الرسالة مرة أخرى إلى البريد الوارد. لاحظ أن الرسالة لا تزال تحتوي على التصنيف المطبق عليها.

قم بإزالة تسمية من رسالة

إذا قررت أنك لا تريد تسمية معينة مرتبطة برسالة ، فيمكنك إزالتها بسهولة.

للقيام بذلك ، حدد الرسالة باستخدام خانة الاختيار الموجودة على يسار الرسالة ، أو افتح الرسالة. انقر على زر إجراء "التصنيفات" ، وقم بإلغاء تحديد التسمية في القائمة المنسدلة التي تريد إزالتها من الرسالة ، ثم انقر فوق "تطبيق".

ملاحظة: يمكنك إزالة تصنيفات متعددة من رسالة في وقت واحد. ما عليك سوى تحديد كل التصنيفات التي تريد إزالتها في القائمة المنسدلة "التصنيفات" قبل النقر على "تطبيق".

تغيير لون التسمية

يمكنك تعيين ألوان لتصنيفاتك بحيث يمكنك بسهولة تمييزها في بريدك الوارد. بشكل افتراضي ، يتم تلوين جميع التصنيفات بخلفية رمادية فاتحة ونص رمادي غامق. يستخدم ملصق "الشخصية / الأصدقاء" في الصورة أدناه اللون الافتراضي. تحتوي العلامات الأخرى "HTG School" و "Admin" على ألوان أخرى مطبقة عليها.

لتغيير اللون على الملصق ، حرك الماوس فوق الملصق المطلوب. انقر على السهم لأسفل على يسار التصنيف للوصول إلى القائمة المنسدلة.

حرك الماوس فوق خيار "لون الملصق" وحدد تركيبة النص واللون بالضغط عليه.

يمكنك أيضًا استخدام خيار "إزالة اللون" لإزالة اللون من الملصق والعودة إلى الوضع الافتراضي.

إذا كنت لا تريد أيًا من المجموعات المعروضة ، فيمكنك تحديد مجموعة مخصصة من خلال النقر على "إضافة لون مخصص". حدد "لون الخلفية" و "لون النص" في مربع الحوار "إضافة لون مخصص" الذي يعرض.

معاينة المجموعة المختارة حيث تشير إلى "معاينة لون الملصق".

إعداد الوصول بنقرة واحدة إلى تصنيفات Gmail القياسية والمخصصة

يمكنك بسهولة إنشاء الوصول بنقرة واحدة إلى التسميات.

للقيام بذلك ، افتح تسمية كما ناقشنا في وقت سابق في هذا الدرس ، ثم اسحب رمز المفضلة الخاص بالصفحة من شريط العنوان إلى شريط أدوات الإشارات المرجعية. الآن ، يمكنك النقر فوق هذه الإشارة المرجعية للوصول إلى جميع رسائلك المرتبطة بهذا التصنيف.

إخفاء وعرض التسميات في Gmail

إذا كانت لديك قائمة طويلة من التصنيفات في Gmail ، فقد ترغب في أن تظهر بعض التصنيفات التي تستخدمها بشكل أكثر غالبًا بينما تخفي الباقي.

إخفاء علامة

لإخفاء تصنيف في Gmail ، انقر على التصنيف الذي تريد إخفاءه في قائمة التصنيفات أسفل الزر "إنشاء" ثم اسحبه إلى الرابط "المزيد" أسفل قائمة التصنيفات المرئية.

ملاحظة: يصبح رابط "المزيد" هو الرابط "أقل" أثناء نقل التسمية إليه.

يتم نقل التسمية بحيث يتم سردها أسفل "الفئات" ، والتي يتم عرضها عند النقر فوق "المزيد" لتوسيع قائمة التسميات. إذا كان الرابط "أقل" متاحًا بدلاً من الرابط "المزيد" ، فيمكن عرض "الفئات" ببساطة عن طريق تحريك الماوس فوق قائمة التصنيفات.

جعل تسمية خفية المرئية

لإظهار تسمية مخفية ، انقر فوق "المزيد" (إذا لزم الأمر) لعرض قسم "الفئات". انقر على العلامة المطلوبة واسحبها من قسم "الفئات" إلى تصنيف "البريد الوارد".

يتم نقل التسمية إلى القائمة الرئيسية للتسميات بالترتيب الأبجدي.

إخفاء تصنيفات Gmail مسبقًا مثل الرسائل المميزة بنجمة أو البريد المرسل أو المسودات أو الرسائل غير المرغوب فيها أو المهملات

يمكن أيضًا إخفاء تصنيفات Gmail التي تم تعيينها مسبقًا. لإخفاء أي من هذه التصنيفات ، انقر على "المزيد" أسفل قائمة التصنيفات.

انقر على "إدارة التصنيفات" ضمن "الفئات".

يتم عرض شاشة إعدادات "التصنيفات".

في قسم "تصنيفات النظام" ، ابحث عن تصنيف النظام الذي تريد إخفاءه وانقر فوق الرابط "إخفاء" في عمود "إظهار في قائمة التصنيفات".

ملاحظة: لا يتم إخفاء التسمية تمامًا ، بل يتم نقلها تحت رابط "المزيد".

إعدادات الوصول التسميات على شاشة الإعدادات

يمكن أيضًا الوصول إلى شاشة إعدادات "التصنيفات" باستخدام زر "الإعدادات". سنشير إلى أجزاء مختلفة من شاشة الإعدادات طوال هذه السلسلة. سيكون الإجراء للوصول إلى "الإعدادات" هو نفسه دائمًا.

للوصول إلى أدوات التصفية على شاشة "الإعدادات" ، انقر على زر "الإعدادات" (ترس) في الركن العلوي الأيسر من نافذة Gmail الرئيسية.

ثم حدد "الإعدادات" من القائمة المنسدلة.

بعد الدخول إلى شاشة "الإعدادات" ، يمكنك الوصول إلى إعدادات "التصنيفات" و "الفلاتر" و "البريد الوارد" و "المظاهر" وأجزاء وميزات أخرى في Gmail.

إخفاء التصنيفات بدون البريد غير المقروء تلقائيًا في Gmail

مع القدرة على إخفاء الملصقات وتوجيه الرسائل تلقائيًا إلى تلك التصنيفات باستخدام الفلاتر (راجع القسم التالي) ، قد تتساءل عن كيفية معرفة ما إذا كان لديك رسائل غير مقروءة في التصنيفات المخفية بسرعة. يمكنك بسهولة اختيار إظهار التصنيفات المخفية عندما تكون هناك أي رسائل غير مقروءة بها. بهذه الطريقة ، لا تفوت أي رسائل مهمة.

لإعداد Gmail بحيث يتم إخفاء التصنيفات ما لم تحتوي على رسائل غير مقروءة ، يمكنك الوصول إلى شاشة إعدادات "التصنيفات" باستخدام إحدى الطرق المذكورة سابقًا.

لكل نظام وتسمية مخصصة تريد إخفاءها إذا لم تحتوي على بريد غير مقروء ، انقر فوق الارتباط "إظهار إذا لم تقرأ".

لاحظ أنه في قائمة تصنيفات "النظام" ، لا يمكنك إخفاء التصنيفات "مسودة" و "غير مرغوب فيها" إلا إذا كانت لا تحتوي على أي رسائل غير مقروءة. لا تنطبق هذه الميزة على "الفئات" و "الدوائر".

يمكنك تطبيق هذا الإعداد بسرعة على جميع التصنيفات المخصصة عن طريق النقر على السهم لأسفل بجوار "إظهار في قائمة التصنيفات" أعلى قسم "التصنيفات" وتحديد "عرض الكل إذا لم يكن مقروءة" من القائمة المنسدلة.

التالي…

هذا يقودنا إلى نهاية الدرس 3. يجب أن يكون لديك فهم ثابت إلى حد ما لكيفية تنظيم صندوق الوارد الخاص بك باستخدام علامات التبويب والأنماط والإعدادات المختلفة. وأفضل ما في الأمر أنك في طريقك إلى إتقان بريدك الإلكتروني باستخدام التصنيفات!

في الدرس التالي ، سنعمل على توسيع مناقشة العلامات لتشمل الفلاتر - مثل كيفية استخدام الفلاتر لتطبيق التصنيفات تلقائيًا ، بالإضافة إلى كيفية استخدام الفلاتر الحالية وتصديرها إلى حساب Gmail آخر.

ثم ، لإغلاق الأشياء ، نقدم نظام النجمة ، مما يساعدك على تتبع رسائل البريد الإلكتروني المهمة.