تقييد وحماية المستندات والقوالب
إن تقييد وحماية مستند يضمن أنك السلطة النهائية على تقدمه.
ملاحة المدرسة- استخدام القوالب لضمان التنسيق العام والتنسيق
- الحفاظ على المسار من التغييرات التي أدخلت على وثيقة
- استخدام التعليقات على الإشارة إلى التغييرات في المستند
- تقييد وحماية المستندات والقوالب
- إصدار ، مقارنة ، وجمع الوثائق
على الرغم من أنك قد ترغب في قيام المراجعين الآخرين باقتراح تغييرات وإجراء تعليقات على مستند ، فقد يكون هناك أوقات تريد فيها تقييدهم من إجراء التحرير وتغيير التنسيق.
علاوة على ذلك ، قد تحتاج إلى فرض كل تعقب التغيير أو الحد من المراجعين للتعليق فقط. بيت القصيد من ذلك هو التأكد من أن المستند لا يمكن تغييره بطريقة لا تتوافق مع رؤيتك أو أسلوبك.
في هذا الدرس ، سنوضح لك كيفية تقييد تنسيق أنواع التحرير التي يمكن للمراجعين الآخرين إجراؤها على المستند الخاص بك وأنواعه. بمجرد اقتراب المستند من الحالة النهائية ، يمكنك وضع علامة عليه كأنه نهائي لتجنب إجراء تغييرات غير مقصودة.
بالإضافة إلى ذلك ، قد ترغب في تقييد الوصول إلى المستند الخاص بك لتضمين فريقك من المراجعين فقط. سنوضح لك كيفية حماية كلمة المرور الخاصة بك بكلمة مرور. بعد ذلك ، يمكنك إخبار فريقك فقط بكلمة المرور ولن يتمكن أي شخص آخر من فتح المستند.
سنبدأ الأمور من خلال تعريفك بتقييد التنسيق في مستند.
تقييد التنسيق في وثيقة
عند توزيع مستند للمراجع الأخرى ، قد لا ترغب في تغيير تنسيق المستند. يسمح لك Word بتقييد كافة أو بعض السمات والأنماط ، بالإضافة إلى السماح للمراجعين بتغيير بعض السمات والأنماط. للقيام بذلك ، انقر فوق "تقييد التحرير" في قسم "الحماية" من علامة التبويب "مراجعة".
يعرض جزء "تقييد التعديل" على يسار النص الرئيسي. في قسم "قيود التنسيق" ، حدد "تقييد التنسيق على مجموعة من الأنماط" ، وانقر على رابط "الإعدادات ...".
في مربع الحوار "قيود قيود" ، يتم تحديد كل الأنماط في المربع "الأنماط المحددة حاليًا" بشكل افتراضي. لتحديد أنماط معينة فقط لاستخدامها في المستند ، يمكنك استخدام الزر "بلا" لإلغاء تحديد كل الأنماط ثم تحديد الأنماط التي تريد السماح بها. يمكنك أيضًا استخدام أنماط الحد الأدنى الموصى بها من Word للسماح بالنقر على "الحد الأدنى الموصى به". اختر قيودًا إضافية في قسم "التنسيق" في أسفل مربع الحوار ، إذا كنت ترغب في ذلك ، وانقر على "موافق" عند الانتهاء.
يعرض مربع الحوار التالي السؤال عما إذا كنت تريد إزالة الأنماط غير المسموح بها. ننصحك بعدم القيام بذلك. قد يتضح أنك تريد استخدام هذه الأنماط في المستند في المستقبل. لن يتمكن المراجعون الآخرون من تغييرها أو تطبيقها.
انقر فوق "لا" للاحتفاظ بالأنماط غير المسموح بها في المستند.
قبل أن يتم تطبيق هذه القيود ، يجب عليك البدء في فرض الحماية. سنناقش هذا بعد أن تبين لك كيفية تقييد التحرير.
تقييد التحرير في وثيقة
بالإضافة إلى تقييد تنسيق المراجعين للمستند ، يمكنك أيضًا تقييد نوع المراجعين الذين يمكنهم إجراء التحرير على المستند. في الجزء "تقييد التحرير" ، حدد خانة الاختيار "السماح فقط بهذا النوع من التحرير في المستند" وحدد خيارًا من القائمة المنسدلة للإشارة إلى نوع التعديل الذي تريد السماح به في المستند. يمكنك السماح للمراجعين الآخرين بتعقب التغييرات فقط أو إدخال التعليقات أو ملء النماذج. يمكنك أيضًا تقييد المستند بحيث يمكن للآخرين قراءته فقط وإجراء أي تغييرات.
يمكنك أن تسأل ما الفرق بين تقييد التحرير على التغييرات المتعقبة فقط وإبقاء "تعقب التغييرات" مغلقًا ، كما هو موضح في الدرس الثاني. لا يوجد فرق في الواقع ؛ الوظيفة هي نفسها. يمكنك استخدام أيهما أسهل بالنسبة لك.
يمكنك تحديد استثناءات للتنسيق المقيد والتعديل أو الأشخاص المسموح لهم بحرية بتحرير المستند. انقر على رابط "المزيد من المستخدمين…" في قسم "الاستثناءات (اختياري)" في الجزء "تقييد التعديل".
في مربع الحوار "إضافة مستخدمين" ، يمكنك إضافة مستخدمين من الكمبيوتر الحالي ، أو من مجال يكون الكمبيوتر الحالي جزءًا منه ، أو عن طريق إدخال عنوان البريد الإلكتروني لشخص ما. قم بفصل جميع المستخدمين وعناوين البريد الإلكتروني بفاصلة منقوطة وانقر فوق "موافق" عند الانتهاء.
يظهر الأشخاص الذين أضفتهم في مربع الحوار "إضافة مستخدمين" في مربع "الأفراد" في قسم "الاستثناءات (اختياري)" في الجزء "تقييد التعديل". حدد كل أو جزء من المستند الذي تريد أن يتمكن الشخص من تحريره ثم حدد خانة الاختيار لذلك الشخص في مربع "الأفراد".
الآن بعد أن قمت بتقييد التنسيق والتعديل للمستند كما هو مطلوب ، يجب أن تخبر Word أن تبدأ في فرض الحماية حتى تصبح نافذة المفعول. في قسم "بدء التنفيذ" في الجزء "تقييد التعديل" ، انقر على "نعم ، ابدأ بفرض الحماية".
في مربع الحوار "بدء إنفاذ الحماية" ، تأكد من تحديد خيار "كلمة المرور" ، وأدخل كلمة مرور مرتين ، وانقر فوق "موافق".
لاحظ أن كلمة المرور ليست ضرورية ولا تحمي الوثيقة بالكامل (المستند غير مشفر). إنه يساعد ببساطة على منع الأشخاص من إيقاف قيود التنسيق والتعديل.
إذا اخترت "مصادقة المستخدم" ، فمن المحتمل أن ترى الخطأ التالي:
"لم يتم إعداد جهازك لإدارة حقوق المعلومات (IRM). لإعداد IRM ، قم بتسجيل الدخول إلى Office ، افتح رسالة أو مستند IRM محمي موجود ، أو اتصل بمكتب المساعدة الخاص بك. "
نوصي باستخدام كلمة مرور. انها أبسط من ذلك بكثير.
بمجرد فرض القيود ، يعرض الجزء "تقييد التحرير" النص المناسب الذي يسمح للمراجع بأداء مهام التحرير والتنسيق المسموح بها فقط.
