مبتدئ كيفية إنشاء وإدارة المهام في Outlook 2013

إذا كنت أحد هؤلاء الأشخاص الذين لديهم لوحة بيضاء أو مفكرة مع قائمة مهام دائمة التطور ، أو تم تزيين مكتبك وشاشاتك بهاتف Post-its® لتذكيرك بالأحداث الهامة ، فهذه المقالة لك.

سيتيح لك Outlook إنشاء قوائم المهام التي تتكون من مهام ، والتي يمكنك القيام بها كل أنواع الأشياء ، مثل تعيين تواريخ الاستحقاق ، والتذكيرات ، والفئات ، وأكثر من ذلك. بيت القصيد هو إنشاء قائمة مهام أكثر نشاطًا يمكنك التفاعل معها وستبقيك صادقًا.

العمل في عرض المهام

لقد ناقشنا في الآونة الأخيرة التعقيدات المختلفة لبرنامج Outlook 2013 ، لذا إذا كنت جديدًا ، نوصيك بقراءة المقدمة الخاصة بنا.

بخلاف ذلك ، افتح Outlook إلى عرض المهام ولديك نظرة حولك. للوهلة الأولى ، ستلاحظ أنها فارغة وجرداء. هذا لأننا لم نقم بتعبئته بعد بالعدد الكبير من الأشياء التي نحتاج إلى القيام بها والمهام التي نرغب في تنفيذها.

دعنا نطلعك على كيفية استخدام مهام مثل المحترف وتنظيم حياتك مع Outlook. مع قليل من الوقت والعمل ، سيكون لديك مجموعة شاملة من المهام ، والتي يمكنك إعدادها لتذكيرك عندما تكون مستحقة ، أو يمكنك حتى تخصيصها لشخص آخر!

إضافة المهام

للبدء ، سترغب في إضافة المهام. ستلاحظ وجود جزء المجلدات المعتاد على الجانب الأيمن. يمكنك إضافة مجلدات جديدة إلى هذا العرض ، ومن ثم تنظيم المهام الخاصة بك إلى فئات. يمكنك أيضًا إنشاء مجموعة مجلدات جديدة حتى يمكنك فصل المهام بين حياتك المهنية والشخصية ، إذا لزم الأمر.

للبدء ، ستلاحظ أن هناك مجموعة مجلدات مهمة واحدة تقوم بالاتصال بمهامي ومجلد مهام فرعي: قائمة المهام والمهام. إذا قمنا بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق أعلى مجلد ، يمكننا إنشاء "مجموعة مجلدات جديدة" سنقوم بتسمية مهام العمل بها.

يمكنك إضافة مهمة سريعة بالنقر فوق "انقر هنا لإضافة مهمة جديدة" أو يمكنك النقر فوق "مهمة جديدة" على الشريط الرئيسي. تحقق من المهمة التالية بدون عنوان ، والتي يمكنك تطبيق عدد من الخيارات عليها ، وعرض المهمة ، وتفاصيلها ، وكذلك إدارتها.

لنملأ مهمتنا قليلاً ببعض التفاصيل الأساسية ثم نضغط على "حفظ وإغلاق". يمكنك اختيار تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء (إن وجد) والحالة والأولوية ونسبة الإنجاز. يمكنك أيضًا تحديد مربع "التذكير" وجعل Outlook يتيح لك معرفة وقت استحقاق المهمة.

عرض وتعديل وتحديث المهام

بعد إنشاء بعض المهام ، يمكننا رؤيتها مدرجة في طريقة عرض المهام. يمكنك إجراء بعض التعديلات الأساسية هنا ، مثل تغيير تاريخ الاستحقاق أو تعيين فئة ، ولكن إذا كنت تريد حقًا العرض والتعديل ، فستحتاج إلى النقر نقرًا مزدوجًا لفتحه..

ها هي مهمتنا مرة أخرى. يمكننا إجراء تغييرات عليه مثل الحالة أو الأولوية ، أو يمكننا النقر على زر "التفاصيل".

إذا كانت هناك تفاصيل أخرى مرتبطة بالمهمة ، فيمكنك تعبئتها هنا. في حين أن هذا قد لا يكون وثيق الصلة بمعظم الناس ، إذا كنت تتعامل مع متعاقدين مستقلين أو مستشارين ، فإن هذا يعد مكانًا رائعًا لتتبع مقدار تكلفتك تقريبًا.

هناك بعض الأشياء الأخرى التي يمكن أن نذكرها قبل الانتقال إلى التكرار. بينما أنت تقريبًا في واجهة المهمة ، خذ لحظة لتلاحظ أنه يمكنك حذف أو إعادة توجيه المهمة إذا قررت أنه لا يستحق المتابعة ، أو تحتاج إلى مدخلات من شخص آخر عليه ، على التوالي.

يمكنك أيضًا إدارة المهمة ، مثل وضع علامة عليها ، وتعيينها ، وإرسال تقرير الحالة. سنتحدث أكثر عن ذلك قريبا. في الوقت الحالي ، دعنا نتحقق باختصار من كيفية إعداد المهام المتكررة.

العمل مع المهام المتكررة

إنشاء مهمة متكررة هو نفس إنشاء موعد متكرر أو اجتماع متكرر. من المرجح أن يبدو مربع الحوار الذي تراه عند النقر على زر "التكرار" مألوفًا جدًا.

إذن ، ها هي مهمتنا "الحديث عن العمل" ، التي تتكرر كل أسبوع يوم الأربعاء ، دون أن تلوح نهاية في الأفق. لاحظ أيضًا أنه حتى إذا لم تكمل المهمة في الوقت الذي تتكرر فيه المهمة ، فستظل هناك مهمة أخرى.

يمكنك إلغاء هذا بتحديد خيار "إعادة إنشاء مهمة جديدة" ، والذي بدلاً من تكراره تلقائيًا في اليوم العاشر ، لن يؤدي إلى إعادة إنشاء المهمة حتى يتم وضع علامة على المهمة الحالية بالكامل.

تعيين مهمة لشخص آخر

لدينا مهمة "الحديث عن أشياء العمل!" التي تم إعدادها جميعًا ، والآن نحتاج فقط إلى رهانها على شخص آخر! انقر فوق الزر "تعيين المهمة" في قسم "إدارة المهام" في "الشريط".

سيؤدي هذا إلى فتح المهمة كبريد إلكتروني ، يمكنك بعد ذلك معالجتها مع الآخرين. في هذه الحالة ، سنقوم فقط بتعيين المهمة للحديث عن أشياء العمل إلى شخص آخر ، لذا سنرسلها إليك عبر البريد الإلكتروني.

إذا كنت تريد كتابة العنوان في الحقل "إلى" يمكنك ، أو يمكنك سحب اسم محظوظ من دفتر العناوين الخاص بك. أليس لديك دفتر عناوين تم إعداده؟ اقرأ حول كيفية إنشاء جهات الاتصال وإدارتها ، بما في ذلك كيفية استيراد جهات الاتصال من Gmail إلى Outlook مباشرةً.

سيتلقى هذا المستلم رسالة بريد إلكتروني ، ثم مع خيار "قبول" أو "رفض". نحن لا نريد أن نجعل رئيسه منزعجًا ، لذلك سنتقدم ونقبل المهمة. الى جانب ذلك ، الحديث عن أشياء العمل ليس فكرة سيئة أبدا!

وأخيرا ، إذا كانت القوى التي تريد أن تعرف التقدم (أو عدمه) على المهمة المعينة حاليا. يمكنك إرسال تقرير الحالة إليهم.

بشكل عام ، من المرجح أن يستخدم مستخدم Outlook المنزلي العادي المهام كوسيلة لإتمام المهام أو إيقاف العمل في المنزل ، ولكن من المفيد معرفة النطاق الكامل لقدراتك في تحديد المهام. دعنا ننتقل الآن إلى بقية شريط Home وتحدث عما يمكنك القيام به لإدارة المهمة من هناك.

إدارة المهام والفرز حسب العرض

خلال الأسبوع ، سيتم تنفيذ بعض المهام ، وبعضها لن ينفذ. تلك التي تكملها ، يمكنك وضع علامة كاملة ونسيانها. لكن تلك التي لا تحتاج إليها ستحتاج إلى أن تدار بطريقة ما أو سيكون لديك فقط قائمة متنامية من المهام المنتفخة.

هناك عدة طرق لإدارتها. دعونا ننظر إلى تلك المنطقة من الشريط ثم نوضح لك كيفية الاستفادة إلى أقصى حد من هذه الأدوات.

سيؤدي النقر على الزر "إزالة من القائمة" إلى وضع علامة كإكمال وإزالتها من القائمة. إذا واجه Outlook مشكلة ، مثل ما إذا كانت المهمة متكررة ، أو أنها غير مكتملة ، فسوف يسألك عما تريد القيام به حيال ذلك.

يمكنك أيضًا العمل مباشرة مع المهام التي تراها في قائمة المهام الخاصة بك. تحقق من لقطة الشاشة التالية لمزيد من التفاصيل. سترى أنه يمكنك ببساطة النقر فوق رمز العلم لتمييزه كإكمال ، أو يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن لرؤية خيارات المتابعة الخاصة بك.

ترى هنا في الصورة التالية ، أن مهمتنا "الجلوس حول مشاهدة كرة القدم مع أقدامنا" من المقرر غدًا ، لكننا وضعناها أيضًا كمتابعة للمتابعة الأسبوع المقبل أيضًا. إن إنشاء مهمة متابعة يكررها بشكل أساسي للوقت الذي يناسبك على الأرجح لإكمالها. في هذه الحالة ، يمكننا تحديد مهمة الغد على أنها كاملة أو إزالتها ، ولكن هذه المهمة المتكررة ستظل مستحقة الأسبوع المقبل.

لاحظ أنه يمكنك متابعة المهام من إحدى الفترات الخمس المحددة مسبقًا ، أو يمكنك إنشاء متابعة مخصصة.

أخيرًا ، يمكن أن يساعد تغيير طريقة العرض في قطع جزء كبير من المهام. إذا لم يتم عرضه على "الشريط" ، فيمكنك النقر فوق الزر "تغيير العرض" وستظهر لك هذه الخيارات.

إليك ما تبدو عليه قائمة بسيطة. لا يميز العرض بين حالات الإكمال أو الفئات أو أي شيء آخر. يقدم فقط كل ما تبذلونه من الماضي والحاضر ، والمهام المستقبلية في وجهة نظر واحدة بسيطة.

من ناحية أخرى ، إذا قمنا بفرز وجهة نظرنا بالمهام النشطة ، فإننا نرى أن الأمور قد تم تضييقها بشكل كبير بالنسبة لنا.

تذكر دائمًا تغيير طريقة عرض المهام بحيث تقوم بفرزها أو إخفائها بسرعة لتحقيق أقصى إنتاجية ممكنة!

خيارات المهام

وأخيرًا ، دعنا نتعرف على خيارات المهام أو نتعرف عليها. ستتيح لك خيارات المهمة تغيير الإعدادات وتغيير سلوكها ومظهرها. يمكنك الوصول إليهم من القائمة "ملف" بالنقر فوق "خيارات -> مهام".

يمكنك تعيين خيارات للتذكير بالمهام مع تواريخ الاستحقاق ، وألوان المهام المتأخرة ، وساعات العمل ، والتعديلات البسيطة الأخرى. إذا كنت تريد الآن أن تكون المهام المتأخرة زرقاء زاهية أو إذا كنت تريد تذكيرات افتراضية في نهاية اليوم بدلاً من البداية ، فيمكنك إجراء التغييرات هنا.

كما يمكنك أن تقول ، Outlook يكشف عن نفسه أنه تطبيق جيد جدًا ، ولم نتحدث حتى الآن عن التقويم والملاحظات حتى الآن! نأمل أن تكون قادرًا على استخدام "المهام" لزيادة مهارات مؤسستك بمقدار درجتين. من السهل ضبطها وتعيينها ، ومن الجيد الحصول على تلك التذكيرات ومشاهدة جميع الأشياء في القائمة ببطء.

في غضون ذلك ، نحن مهتمون بالاستماع إليك. هل لديك سؤال أو تعليق تريد أن تغادره معنا؟ تسقط في منتدى المناقشة لدينا واطلاق النار.