مبتدئ كيفية إنشاء التقويمات ومراقبتها ومشاركتها في Outlook 2013
ما لم تكن تعيش حياة خالية من المسؤوليات ، من المحتمل أن تشرق الشمس وتستقر في تقويمك اليومي. إذا كنت لا تعرف ما يحدث على أساس يومي ، يمكنك العثور على نفسك بسرعة في متاهة من المواعيد التي لم يتم الوفاء بها والاجتماعات المفاجئة.
دعنا نتحدث عن تقاويم Outlook لأنه خارج البريد الإلكتروني ، (ربما أكثر من ذلك في بعض الأحيان) ، يعتمد التنظيم والانتاج على القدرة على إدارة الأحداث وإنجاز المهام. أحد الأشياء التي يقوم بها Outlook مع ثقة كبيرة ، ربما أفضل من معظم التطبيقات الأخرى ، هو التقويم. وظائف التقويم في Outlook لا مثيل لها عندما يتعلق الأمر بإنشاء الأحداث وتعديلها ومشاركتها.
هذه المادة سوف تركز في المقام الأول على الاشياء البسيطة. سنوضح لك كيفية إنشاء تقاويمك وإدارتها وإضافة المواعيد والاجتماعات ومشاركتها أيضًا مع الآخرين في دفتر العناوين الخاص بك للتعاون السهل. بحلول الوقت الذي ننجزه ، سنعرض مدى تجاوز استخدام Outlook للأساسيات مثل البريد الإلكتروني أو جهات الاتصال وكتب العناوين ، يمكنك دمج التقويم في حياتك المزدحمة وتحسين منزلك أو مكتبك الصغير.
أساسيات التقويم
كلما كنت تستخدم Outlook ، سيكون لديك قدرات التقويم الخاصة بك تحت تصرفك. حتى إذا لم يكن لديك حساب بريد إلكتروني تم إعداده ، فلا يزال بإمكانك استخدام Outlook لبقية ميزاته. ومع ذلك ، فإن التقويم يعمل بشكل أفضل ، إذا كان بإمكانك الاستفادة من إمكاناته التعاونية ، لذلك فإن استخدام حساب بريد إلكتروني يضمن قدرتك على إرسال دعوات الاجتماع وتلقي إشعارات الحضور.
بغض النظر عن ذلك ، إليك التقويم الأساسي اليومي ، بمعنى التقويم الافتراضي المقترن بالملف الشخصي الافتراضي في Outlook. هذا هو العرض الشهري ، ولكن يمكنك استخدام الوظائف في علامة التبويب "ترتيب" لتغيير طريقة العرض.
على سبيل المثال ، أدناه هو عرض أسبوع العمل (مقابل عرض الأسبوع بالكامل). الأمر بسيط للغاية ، مع الطقس (يمكنك تعيينه إلى مدينتك) ، ومربع بحث. إذا كان لديك أي اجتماعات أو مواعيد ، فسترى هنا ، ويمكنك التخطي إلى الأسبوع السابق أو التالي عن طريق النقر فوق الأزرار "الموعد السابق" أو "الموعد التالي" ، على التوالي ، على طول حواف التقويم.
دعونا نتحرك قليلاً ونركز على كيفية تغيير ترتيب التقويم الخاص بك لتناسب احتياجاتك الخاصة أو المحددة بشكل أفضل.
الثناء عضلات التقويم الخاص بك
يمكنك أن تفعل الكثير لتغيير ترتيب ومظهر التقويم الخاص بك. إذا قمت بزيارة علامة التبويب "عرض" أدناه ، فستشاهد مجموعة كاملة من الأنماط التي يمكنك توظيفها في تقويم يناسب احتياجاتك التنظيمية.
تحقق من التقويم التالي. لقد أجرينا بعض التغييرات الطفيفة في مظهره. لأحد ، يمكنك تغيير اللون ، وهو لمسة خفية ولكن لطيفة.
تتيح لك علامة التبويب "عرض" إضافة عدة طرق عرض أخرى لإبراز الوضع الذي أنت فيه. على سبيل المثال ، يوجد شريط المهام ، الذي يتيح لك إضافة التقاويم والأشخاص والمهام إلى العمود الأيمن (انظر أعلاه). إن شريط المهام هذا قابل للتخصيص على الوضع الذي أنت فيه ، لذا حتى إذا كنت قد قمت بتمكين المهام والتقويم ، كما هو موضح في الصورة أعلاه ، إذا قمت بالتبديل إلى علبة الوارد الخاصة بك ، فسوف تحتاج إلى إعادة تمكين - بار.
من المستحسن اللعب باستخدام علامة التبويب "عرض" في كل وضع لأنها لن تكون كلها متماثلة تمامًا. على سبيل المثال ، لا يستخدم جزء القراءة كثيرًا في طريقة عرض التقويم ، ولكنه بالتأكيد إضافة رائعة إلى علبة الوارد.
وبالمثل ، تحقق من عرض التقويم اليومي مع تمكين عرض المهام اليومية. يمكنك أن ترى هنا التقويم اليومي مع المهام المستحقة أدناه.
سنتحدث الكثير عن المهام في مقال قادم ، ولكن الآن دعونا نركز على كل شيء قد ترغب في معرفته عن المواعيد والاجتماعات.
إضافة مواعيد واجتماعات
دعونا ننظر في تحديد المواعيد والاجتماعات. في المثال التالي ، نحن ننظم حفلة بيتزا. الموضوع بالطبع هو طبيعة التعيين ، وعلى الرغم من أن حفل البيتزا ليس بالضرورة "موعدًا" ، فإنك تحصل على الفكرة. يمكنك بعد ذلك إضافة تفاصيل أخرى مثل مكان حفل البيتزا ، وأوقات البدء والانتهاء.
هناك مساحة كبيرة (غير محدودة تقنيًا) لإضافة ملاحظات أو تعليمات أو اتجاهات إلى الحدث. بالطبع ، ليس الكثير من الحفلات إذا لم يكن لديك أشخاص آخرون هناك. لذلك سنحتاج إلى دعوة بعض الحاضرين. بمجرد دعوة الناس ، لم يعد يعتبر موعدًا. بدلاً من ذلك ، يقوم Outlook بتغييره إلى اجتماع. في لقطة الشاشة التالية ، نرى موعدنا الجديد في الاجتماع.
يمكنك كتابة الأسماء يدويًا أو النقر فوق الزر "إلى" لإضافة الحاضرين من دفتر العناوين الخاص بك. إذا لم تكن قد أعددت دفتر عناوين حتى الآن ، فيمكننا إخبارك بكيفية إضافة جهات الاتصال وإدارتها وكذلك استيراد جهات الاتصال من مصادر أخرى ، مثل Gmail.
يمكنك قطع مباشرة إلى المطاردة وببساطة انقر فوق "اجتماع جديد" من علامة التبويب الصفحة الرئيسية في الشريط. عندما تقوم بدعوة الحاضرين ، يكون لديك خيار طلب خيارات استجابة إضافية.
إذا طلبت رداً (بدلاً من مجرد وضع الكلمة وتتركها في ذلك) ، فسيكون لدى المدعوين فرصة الرد على الدعوة. لاحظ أن هذا يعمل بشكل رائع مع منتج Microsoft مثل حساب البريد الإلكتروني Outlook.com ، حيث يتم منحك خيارات الاستجابة مباشرة في الرسالة.
في Gmail ، ستتمكن من التعامل مع دعوة بنفس الطريقة تقريبًا. ومع ذلك فإنك ترد ، سيتم إرسالها إلى منظم الحدث وإضافتها تلقائيًا إلى Outlook.
والآن بعد أن نكون واضحين في التعيينات والاجتماعات ، سننتقل إلى تعديلها وإلغائها لأن التغيير أمر لا مفر منه ، وأحيانًا تسقط أفضل خططنا المرسومة.
تعديل أو إلغاء الاجتماعات واستجابات التتبع
لقد حان شيء ما ، ونحن بحاجة إلى نقل حفل البيتزا لدينا ليلة السبت. هذه ليست مشكلة بالنسبة لنا ولكن ماذا عن الحضور؟ حسنًا ، خططهم متروك لهم تمامًا ، لكن Outlook على الأقل يجعل من السهل تنبيههم للتغييرات.
لتعديل اجتماع وتنبيه الحضور ، قم أولاً بفتح الحدث من تقويم Outlook وإجراء التغييرات التي تحتاجها. في هذه الحالة ، نحن فقط ننقل الاجتماع مرة أخرى يومًا ما. لاحظ أنه يمكنك النقر فوق "إرسال تحديث" وسيتم تحديث المدعوين الخاصة بك على التغيير.
في هذه المرحلة ، إذا كان أي من الحاضرين قد قبل دعوتك ، فسيتعين عليهم إعادة قبولها.
قد يكون الوقت مناسبًا الآن لإظهار كيفية تتبع تقدم اجتماعك. انقر على زر "التتبع" ومن هنا يمكنك رؤية تقدم اجتماعك. الآن ، لقد قبل واحد فقط من المدعوين لذلك ربما هذا السبت ليس وقتا طيبا.
آه ، مرة أخرى ، لقد حان شيء للتو ونحن بحاجة إلى إلغاء الاجتماع. ببساطة انقر فوق زر "إلغاء الاجتماع". ستتغير الآن دعوتك وستحصل على زر "إرسال إلغاء" للنقر على الأخبار السيئة وإرسالها.
الأمر بهذه السهولة ، سيتلقى المدعوون السابقون بريدًا إلكترونيًا محدّثًا وستتم إزالة الحدث من تقويم Outlook.
أحداث
بعد إدخال التعيينات - الاجتماعات التي تم حفظها وحفظها ، ستشاهدها في تقويمك. عندما تحوم فوقها ، سترى التفاصيل ذات الصلة. في هذه المرحلة ، إذا كان كل شيء جيدًا ، يمكنك تركه والانتقال إلى أشياء أخرى.
إذا كنت تريد تغييرها أو حذفها ، فيمكنك فتحها إما بالنقر المزدوج عليها أو باستخدام الإجراء المناسب على الشريط ، والذي يوجد هنا الزر "فتح".
يمكنك أيضًا الوصول إلى العديد من عناصر تحكم الشريط نفسه من قائمة السياقات بزر الماوس الأيمن.
عند فتح اجتماع أو موعد ، لاحظ علامة التبويب خيارات ، والتي ستتيح لك التأثير على بعض التغييرات مثل تغيير حالتك (مشغول ، مبدئي ، خارج المكتب ، وما إلى ذلك) ، وتعيين تذكير ، وتغيير المنطقة الزمنية ، وأخيرا تعيين الحدث كواحد متكرر.
تُعد الأحداث المتكررة شائعة ، مثل الاجتماع الأسبوعي أو حدث الأرباح الفصلية ، أو تناول الغداء مع صديق ، لذلك من الجيد معرفة كيفية تعيينها. كما ترى من لقطة الشاشة ، يجب أن يكون ذلك سهلاً للغاية. يمكنك ضبط وقت الموعد ، والنمط ، وبالطبع النطاق أو المدة التي سيحدث فيها التكرار.
ترى في الصورة التالية ، قمنا بإعداد حدث متكرر لكل يوم اثنين في الساعة 1:00 ظهرا ، والتي سوف تستمر إلى أجل غير مسمى.
من المهم أن تتذكر أنه في حين أن الاجتماعات والمواعيد لها العديد من الاختلافات الرئيسية ، فإنها لا تزال تبدو ويمكن تعديلها بنفس الطريقة ، لذلك ستكون جميع الخيارات التي تراها للمواعيد هي نفسها للاجتماعات.
إرفاق ملف أو مستند إلى عنصر التقويم
دعنا نتخيل أنك قمت بتحديد موعد ، مثل أخذ حيوانك الأليف إلى الطبيب البيطري ، أو لتغيير الزيت ، وفي كلتا الحالتين ، لديك مستند أو صورة تريد إرفاقها بها حتى لا تنسى.
في المثال التالي ، نحن نغير زيتنا أخيرا ، ولدينا قسيمة لذلك. يمكنك طباعة القسيمة ومحاولة تذكرها مسبقًا ، أو يمكنك ببساطة إرفاقها بالتعيين ، لذلك عندما يذكرك برنامج Outlook ، تكون القسيمة موجودة هناك حتى تتمكن من طباعتها أثناء التفكير بها.
للقيام بذلك ، تريد النقر فوق "إرفاق ملف" ثم قم بالاستعراض إلى الموقع الذي تم حفظه فيه. يمكنك إما إدراج الملف كما هو ، أو لصقه في شكل نص ، أو إدراج موقع الملف كارتباط تشعبي. في هذه الحالة ، سنقوم فقط بإرفاق ملف PDF كما هو.
بالطبع ، ستكون هذه ميزة مفيدة للغاية إذا كنت بحاجة إلى مشاركة المستندات لاجتماع عمل ، أو إرسال مواد دراسية للطلاب ، أو كلما كان الموقف قد يستدعي معلومات إضافية.
إدارة وتقاسم التقويمات
تتيح لك إدارة التقاويم إنجاز أمرين. يمكنك فتح تقاويم من مصادر متنوعة ، ويمكنك إنشاء مجموعات التقويم وحفظها.
إذا قمت بالنقر فوق الزر "فتح التقويم" ، يمكنك إنشاء تقويم من عدة مصادر بما في ذلك من الإنترنت ، أو يمكنك إنشاء تقويم فارغ. تتمثل إحدى ميزات إنشاء تقويم فارغ في قدرتك على إبقاء عملك وحياة منزلك منفصلين.
في لقطة الشاشة التالية ، شاهدت العديد من التقاويم ، وقمنا أيضًا بإنشاء مجموعة خاصة للعمل. يمكنك بالفعل سحب الأحداث من تقويم إلى آخر ؛ سترى كيف لدينا إدخال للاجتماع الأسبوعي في التقويمين اللذين حددناهما للعرض.
تعني القدرة على سحب الأحداث عبر التقاويم أنه إذا كنت قد أمضيت وقتًا في إضافة موعد أو اجتماع ، إذا قررت لاحقًا أنه يجب أن يكون على تقويم مختلف ، فلن تحتاج إلى إعادة إنشاء الأحداث.
وأخيرًا ، يمكنك مشاركة التقاويم ، التي يجب أن تكون توضيحيةً إلى حدٍ ما ، مع ملاحظة إمكانية إرسال تقويم عبر البريد الإلكتروني. لقد تناولنا هذا بإيجاز في مقالة سابقة ، وهذه ببساطة طريقة أخرى لإنجازها. هنا في الصورة التالية ، سترى ما يحدث عند استخدام هذا الخيار.
يمكنك تحديد التقويم الذي تشاركه ، والنطاق الزمني (من يوم واحد إلى التقويم بأكمله) ، ومستوى التفاصيل المطلوب مشاركتها (توفر بسيط ، ومحدودية ، وتفاصيل كاملة) ، ثم هناك بعض الخيارات المتقدمة التي يمكنك استخدامها.
تعني المشاركة بهذه الطريقة أنه يمكنك بسرعة وسهولة نشر معلومات التقويم الخاصة بك مع مستخدمي Outlook الآخرين ، بالإضافة إلى دمج التقاويم المرسلة إليك.
خيارات التقويم
هناك عدد غير قليل من خيارات التقويم لفرزها (على الرغم من أنها ليست كثيرة مثل البريد الإلكتروني). تهدف معظم هذه الخيارات إلى تكوين التقويم للعمل بشكل أكثر فاعلية مع احتياجاتك المهنية والشخصية.
على سبيل المثال ، يمكنك تغيير ساعات العمل وأسبوع العمل ، وإضافة أيام العطل ، وتغيير المنطقة الزمنية ، وتعيين اللون الافتراضي ، وحتى الاختيار من بين فهرنهايت و سلزيوس. اعمل طريقك من خلالهم في وقت فراغك وجرب أفضل ما يناسبك.
ميزات التقويم في Outlook هي أرفع مستوى ، وإذا كنت تعمل في مؤسسة ذات خادم Exchange مركزي ، فمن المرجح أنك على دراية بكيفية التعاون في التقويمات المشتركة ، ومشاهدة الأحداث ، والمزيد. كل هذا يعمل بسلاسة داخل تثبيت Outlook المحلي الخاص بك للحصول على مزيد من القوة والراحة.
في المنزل ، من الجيد أن يكون لديك تقويم يحتوي على العديد من الميزات في نفس البرنامج. ليست هناك حاجة للتبديل من تطبيق البريد الإلكتروني إلى تطبيق التقويم الخاص بك ، يمكنك جدولة الأحداث ودعوة المشاركين بسرعة ببضع نقرات على زر الماوس ، وأكثر من ذلك بكثير.
لكن هذا يكفي من التحدث عنا. لماذا لا نسمع منك الآن؟ دعنا نعرف أفكارك أو تقرض تعليقاتك في منتدى المناقشة الخاص بنا.
