مبتدئ كيفية إنشاء و إدارة و تعيين فئات في Outlook 2013

يتيح لك Outlook 2013 تعيين فئات لأشياء وتخصيص الفئات المذكورة. الشيء المتعلق بالفئات هو أنها عامة عبر Outlook ، ويمكنك تعيين كل فئة إلى تركيبة لوحة مفاتيح. لذلك ، يمكنك تصنيف البريد الإلكتروني ، وأحداث التقويم ، والملاحظات مع بضع ضربات مفاتيح سريعة.

على مدار الأشهر القليلة الماضية ، تحدثنا كثيرًا عن Outlook 2013 وأجزائه المختلفة. لقد تحدثنا عن إتقان أهم ميزاته مثل كيفية إنشاء وإرسال البريد الإلكتروني بالإضافة إلى إنشاء جهات الاتصال وإدارتها وحتى استيراد جهات اتصال Gmail الخاصة بك. لقد غطينا أيضًا عناصر Outlook الأخرى ، مثل كيف يمكنك إنشاء قوائم مهام لإبقائك جيدًا ، في مهمة. وبالطبع ، هناك التقويم الهام ، وهو أمر ضروري لأي شخص يرغب في الاحتفاظ بجدول زمني فعال.

ما يعنيه هذا كله هو أنه يمكنك القيام به كثيرًا للمساعدة في تحسين إدارة عملك المزدحم وحتى حياتك الشخصية. قبل أن نلقي نظرة على Outlook 2013 ، شعرنا أنه ينبغي لنا فقط أن نغطي بإيجاز جانبين متبقيين نشعر أنهما جديران بالاهتمام: الفئات والبحث.

حول تلك الفئات

لتخصيص فئاتك ، انقر فوق الزر "تصنيف" ثم اختر "كل الفئات ..." من القائمة المنسدلة. باستخدام مربع الحوار هذا ، يمكنك إنشاء فئات جديدة وحذف الفئات القديمة وإعادة تسمية وتغيير الألوان وتعيين مفاتيح الاختصار.

لاحظ في لقطة الشاشة التالية ، كيف قمنا بتعيين "CTRL + F2" للفئة الزرقاء.

الآن ، على سبيل المثال ، يمكنك تطبيق الفئات على أي شيء تريده. خذ مثالنا السخيفة أدناه ، لدينا مهمتنا "live la vida loca" وقمنا بوضع علامة عليها بالفئات الشخصية (البنفسجية) و Urgent (الأحمر).

تذكر هذه النصيحة المفيدة للغاية: بمجرد تعيين مفاتيح الاختصار لفئاتك ، وقمت بتخصيص فئاتك للذاكرة ، يمكنهم القيام بعمل سريع من تنظيم البريد والمواعيد وعناصر Outlook الأخرى.

على سبيل المثال ، إليك عنوان بريد إلكتروني من رسالة في البريد الوارد ، وضعنا عليه علامة "فئة العمل". من الآن فصاعدًا ، إذا احتجنا للبحث عن هذه الرسالة المحددة ، يمكننا استخدام الفئات لتصفية الرسائل غير ذات الصلة.

كن على علم أيضًا أنه يمكنك وضع علامة على المهام ورسائل البريد الإلكتروني وعناصر Outlook الأخرى بسرعة باستخدام فئة افتراضية ، كما هو الحال في لقطة الشاشة التالية. هنا قمنا بتعليم عدة مهام على أنها عاجلة ببساطة عن طريق النقر على المربع الصغير في عمود CATEGORIES.

من الواضح أن الفئات يمكن أن تكون مفيدة للغاية ، وهي ميزة غير مميّزة إلى حد كبير في Outlook. تعلّم كيفية استخدامها بفعالية ، وستتمكن من الاحتفاظ بجميع العناصر التي تم تنظيمها في مناطق الفئات ذات الصلة.

البحث البسيط في Outlook

دعنا نختتم هذا بالتحدث لفترة وجيزة حول البحث عن العناصر في Outlook. نحن نعني أن هذا ينطبق بشكل أساسي على البريد ، لكن البحث يمتد عبر التطبيق. عندما تنقر على جزء البحث ، كما في البريد الوارد (أو أي مجلد بريد آخر) ، سيتغير الشريط ليوفر لك عددًا كبيرًا من أدوات البحث.

لماذا كل هذه الأشياء هنا؟ ببساطة ، كلما زادت طرق البحث عن رسالة ، كانت فرصك في العثور عليها أفضل. انظر هنا في لقطة الشاشة التالية ، ننقر على زر "الموضوع" ، ويمكننا ملء الفراغ المناسب بما نريد أن يحتويه الموضوع. في هذه الحالة ، نريد أن نجد أي مواضيع تتعلق بـ "العمل".

لاحظ أن النتائج المنبثقة هي في الواقع مهام ، والتي توضح كيف يقوم Outlook بإرجاع نتائج البحث من كل ما يخزنه.

إذا كان هناك اهتمام أكبر بمهارات البحث الخاصة بك في Outlook ، فيمكنك تجاوز الفوضى بسرعة عن طريق أخذ بعض الوقت وتجربة خيارات شريط البحث. ضع في اعتبارك أنه إذا كانت نتائجك واسعة جدًا ومتنوعة ، يمكنك دائمًا تحسين نطاقك باستخدام أدوات النطاق المناسبة..

أخيرًا ، إذا كنت تشعر بالحاجة إلى الطاقة والتحكم المطلق في بحثك ، فجرّب استخدام نموذج البحث المتقدم الذي تم العثور عليه عن طريق النقر على الزر "أدوات البحث" في قسم الخيارات..

إن استخدام نموذج البحث المتقدم هو الطريقة الأفضل وغير الواضحة للبحث في Outlook ، ولكن أيا كانت الطريقة التي تستخدمها ، فنحن على يقين بأنك ستكتشف كيفية العثور على الأشياء الخاصة بك في أي وقت من الأوقات على الإطلاق.

خيارات البحث

يعمل Outlook مع Windows Search ، الذي كتبنا سلسلة كاملة في وقت قصير. تؤثر هذه الخيارات على كيفية بحث العناصر في كل من Windows وضمن Outlook.

ملاحظة ، إذا قمت بالنقر فوق "خيارات الفهرسة" ، فستفتح لوحة التحكم "خيارات الفهرسة" ، حيث يمكنك ضبط كيفية أو ما إذا كان Outlook مفهرسًا بواسطة مفهرس بحث Windows. وتعالج بقية هذه الخيارات نتائج البحث بشكل أساسي ، مثل كيفية عرضها وعرض النتائج.

تُعد الفئات والبحث عبارة عن ميزتين لا مثيل لهما يمكنك إضافتهما إلى ذخيرة Outlook الخاصة بك ، والتي ستجعل تجربة Office لديك رائعة. إذا كنت تستخدم Outlook على نطاق واسع ، وتحصل على الكثير من رسائل البريد الإلكتروني ، أو إنشاء العديد من المواعيد التقويمية ، أو إنشاء قوائم مهام طويلة ، فإن القدرة على تنظيمها ليس أمرًا مهمًا فحسب ، بل امتلاك القدرة على البحث عن أي شيء ، خاصة إذا كنت تعرف ما تبحث عنه لا يقدر بثمن.