رمز اللون توقعات لإدارة أسهل

يمكن تنظيم وتتبع العديد من رسائل البريد الإلكتروني في المكتب كل يوم وظيفة في حد ذاته. اليوم نلقي نظرة على استخدام رموز الألوان لتسهيل التعرف على موضوعات الرسائل ومن يرسلها.

هذه الميزة كانت متوفرة في Office 2007 منذ البداية ولكننا لم نغطيها بعد ، وهو أمر أغفلته. بعد التلاعب بها لفترة من الوقت ، وجدت أنها طريقة جيدة لإدارة العديد من رسائل البريد الإلكتروني التي أحصل عليها كل يوم. هنا سنتناول تلوين جهات الاتصال التي ترسل الرسائل بحيث يسهل عليك اكتشافها. يبدو أيضًا أن تصنيف الموضوع إلى مجموعات ألوان مختلفة يساعد في إبقاء الأمور مستقيمة.

مرسلي كود اللون

افتح Outlook وانقر لتمييز الرسالة التي تريد تلوينها.

اذهب إلى أدوات ثم قم بتنظيم.

يتم فتح طرق لتنظيم البريد الوارد وتريد النقر فوق استخدام الألوان. الآن يمكنك تحديد اللون الذي تريد ربطه بجهة الاتصال تلك. يمكنك أيضًا اختيار لون معين للرسائل المرسلة إليك فقط ، والتي تأتي في متناول اليد كطريقة للتمييز بين المجموعة والرسائل الشخصية.

هنا مثال على ما يمكن عمله بالألوان. قد ترغب فقط في إنشاء بضعة ألوان للمرسل الأكثر أهمية على الرغم من ذلك ، ذهبت قليلا مع هذا المثال.

فئات اللون

هناك طريقة أخرى مفيدة لتنظيم رسائلك مرئيًا هي إضافة فئات ألوان إليها. يمكنك تخصيص موضوعات البريد الإلكتروني المتعلقة بكل فئة ألوان.

ستحتوي الرسالة على شريط ألوان الفئة عبر الجزء العلوي ويمكنك النقر بزر الماوس الأيمن على الشريط لتغيير اللون.

يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن فوق رسالة ضمن قسم الفئات لتغيير الفئة.

يمكنك إعادة تسمية كل فئة إلى أي شيء منطقي بالنسبة لك.

قد ترغب في إنشاء فئة جديدة لرسائل مختلفة. انتقل إلى Actions \ Categorize وجميع الفئات.

في شاشة Color Categories ، انقر فوق New (جديد) وأعطي الفئة اسمًا ولونًا ، كما يمكنك أيضًا تعيين اختصار لوحة مفاتيح لها.

يمكنك الآن فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك استنادًا إلى نوع الفئة الموجودة بها.

إذا كنت تريد أن تكون قادرًا على إلقاء نظرة سريعة على بريدك الإلكتروني للحصول على فكرة عما هو موجود ، فإن استخدام فئات الألوان يمكن أن يكون مفيدًا. نأمل أن يساعدك هذا في تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك حتى تعرف ما يريد الرؤساء ذوو الشعر أن يفعلوه بفعالية أكبر.