الذهاب بدون ورق توقف الطباعة كل شيء والتمتع الحياة الرقمية
يبدو أن "المكتب اللاورقي" الذي وعدنا به لم يصل إلى كثير من الناس. لكن الحقيقة هي أن مكتبًا لا أوراق له موجود هنا اليوم إذا كنت ترغب في الاستفادة منه.
إذا كنت لا تزال شخصًا يقوم بطباعة رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب والمستندات الأخرى ، فيمكنك التوقف الآن. هناك طرق أفضل لتتبع معلوماتك والوصول إليها بسرعة أكبر - لا يمكنك البحث عن الكلمات على القطع المادية من الورق ، بعد كل شيء.
القضية ضد الطباعة
الطباعة مكلفة وغير مريحة ، تتطلب خراطيش حبر غالية الثمن ، وطباعة طابعة ، وطابعات جديدة في كثير من الأحيان عندما تفشل حتما طابعة نفث الحبر الرخيصة. كل هذه الورقة تصبح فوضى يجب تنظيمها بشكل صحيح ، أو لن تتمكن من العثور على ما تبحث عنه. لا يمكنك الوصول إليه عندما تكون بعيدًا عن مكتبك ، ولا يمكنك البحث فيه ، ولديك نسخة واحدة فقط حتى تكون في ورطة إذا حدث أي شيء له.
كانت الطباعة ضرورية عندما كانت أجهزة الكمبيوتر من الطوب الثقيل الذي يعلق على المكاتب. نتجول الآن مع أجهزة الكمبيوتر الموجودة في جيوبنا ، والأجهزة اللوحية التي يمكنها تقريب حجم قطعة الورق ، والخدمات السحابية التي يمكنها إجراء نسخ احتياطي ومزامنة لجميع مستنداتك عبر جميع أجهزتك. يمكنك البحث عن الوثائق التي قمت بحفظها بالكلمات التي تحتوي عليها حتى لا تضطر إلى إعداد نظام ملفات معقد وإتقانه.
كيف لا للطباعة
قد يكون لدينا المهوسون قد توقفت عن الطباعة منذ فترة طويلة ، ولكن هناك العديد من الناس الذين لا يزالون يطبعون رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب بانتظام. سنحاول تقديم بعض النصائح لإرشادك بعيدًا عن الطابعة وإلى طريقة جديدة لحفظ المعلومات وتنظيمها بطريقة منطقية.
- قم بإنشاء خزانة الملفات الرقمية: أولاً ، ستحتاج إلى تحديد المكان الذي ستحفظ فيه الأشياء بدلاً من طباعتها. من المفيد أن يكون لديك موقع واحد ثابت حيث تحفظ كل شيء. نوصي باستخدام نوع من الخدمات السحابية التي تتم مزامنتها عبر جميع أجهزتك حتى تتمكن من الوصول إليها على الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية بالإضافة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يستخدم العديد من الأشخاص Evernote كمحفوظات لجميع ملاحظاتهم ومستنداتهم ، ولكن يمكنك أيضًا الاشتراك في خدمة التخزين السحابي مثل Dropbox أو Google Drive أو Microsoft OneDrive. إذا كنت تفضل بالفعل التخزين المحلي ، يمكنك حفظ ملفاتك في مجلد واحد على جهاز الكمبيوتر الخاص بك - ولكن تأكد من نسخها احتياطياً. سيكون هذا أقل ملاءمة لأنك ستحتاج إلى نسخ الملفات يدويًا إلى أجهزتك الأخرى إذا كنت ترغب في عرضها في مكان آخر.
- الطباعة إلى PDF: يمكن طباعة أي شيء قد ترغب في طباعته - سواء كان ذلك إيصالًا أو مستندًا أو بريدًا إلكترونيًا أو صفحة ويب - إلى ملف PDF. أولاً ، ستحتاج إلى تثبيت طابعة PDF على جهاز الكمبيوتر الذي يعمل بنظام التشغيل Windows. يمكنك بعد ذلك متابعة عملية الطباعة كالمعتاد ، واختيار طابعة PDF الافتراضية. ستحصل على ملف يمكنك تخزينه في شيء ما مثل Evernote أو Dropbox.
- طباعة رسائل البريد الإلكتروني: يمكن طباعة رسائل البريد الإلكتروني إلى PDF بنفس الطريقة. يمكنك أيضًا محاولة تمييزها بنجمة (إذا كنت تستخدم Gmail) أو إضافتها إلى مجلد أو تصنيف خاص حيث يمكنك الرجوع إليها لاحقًا. يمكنك الوصول إلى رسائل البريد الإلكتروني هذه في وقت لاحق من أي جهاز مع عميل بريد إلكتروني - دون الحاجة للطباعة.
- طباعة صفحات الويب: إذا طبعت صفحات ويب للإشارة إليها لاحقًا ، يمكنك طباعتها إلى PDF بدلاً من ذلك. يمكنك أيضًا وضع إشارة مرجعية لهم لعرضها لاحقًا (يمكن أن تتم مزامنة الإشارات المرجعية عبر جميع أجهزتك). إذا كنت ترغب في قراءة صفحة الويب لاحقًا ، فاستخدم خدمة مثل Pocket أو Instapaper لإنشاء قائمة بالأشياء التي ترغب في قراءتها. تأخذ مثل هذه الخدمات صفحة ويب ، وتحويلها إلى مقالة قابلة للقراءة فقط ، وحتى تخزينها في وضع عدم الاتصال على أجهزة الجوال حتى تتمكن من قراءة صفحة الويب لاحقًا دون الحاجة إلى الطباعة.
- طباعة الخرائط: لا يجب عليك طباعة الخرائط إذا كان لديك هاتف ذكي مزود بنظام تحديد المواقع العالمي. إذا كنت تستخدم خرائط Google ، فيمكنك تسجيل الدخول إلى تطبيق خرائط Google وعرض قائمة بعمليات البحث التي أجريتها على موقع ويب خرائط Google على جهاز الكمبيوتر. يمكنك أيضًا طباعة الخريطة إلى PDF ، بالطبع.
- وثائق الفاكس: لا تزال بعض الشركات القديمة المتكلسة تطلب رسائل الفاكس. يمكنك استخدام خدمة مثل HelloFax لإرسال رسائل الفاكس عبر الويب. تقدم HelloFax خمس رسائل فاكس مجانية شهريًا - وهذا يجب أن يكون أكثر من كافي للمستخدمين المنزليين الذين يحتاجون أحيانًا إلى فاكس عمل.
- عندما يصر شخص ما على المستندات المطبوعة: للأسف ، لا تزال بعض المنظمات تصر على الوثائق المطبوعة. هناك فقط لا حول هذا. إذا لم يأخذوا ملف PDF عبر البريد الإلكتروني ، فقد تضطر إلى الطباعة.
- ماذا تفعل مع المستندات الورقية القديمة: من الأسهل البدء بالمضي قدمًا بطريقة لا ورقية بدلاً من اتخاذ قرار بتحويل جميع مستنداتك الورقية القديمة إلى إصدارات رقمية بطريقة منهجية - وهذا يمكن أن يكون الكثير من العمل. ومع ذلك ، يمكنك مسح المستندات القديمة الخاصة بك إلى ملفات PDF باستخدام ماسح ضوئي.
باستخدام الملفات الرقمية الخاصة بك
تحتوي مساحة العمل الرقمية الخاصة بك الآن على عدد من المزايا التي لا تحتويها الورقة:
- دعم: يتم الاحتفاظ بنسخة احتياطية من ملفاتك إذا كنت قد قمت بتخزينها باستخدام خدمة مثل Evernote أو Dropbox أو Google Drive أو SkyDrive. إذا احترق منزلك ، فلن تفقد مستنداتك المهمة.
- بحث: يمكنك البحث بسهولة عبر جميع المستندات الإلكترونية الخاصة بك للعثور على الوثائق التي تحتاج إليها دون غربلة عبر جبال الورق. Evernote و Dropbox و Google Drive و SkyDrive و Windows - جميعها تحتوي على ميزات البحث عن النص الكامل.
- الوصول في كل مكان: يمكن الوصول إلى أوراقك في أي مكان تكون فيه من جهاز كمبيوتر أو هاتف ذكي أو جهاز لوحي. إذا كنت خارجًا وتحتاج إلى البحث عن شيء ما ، فيمكنك فعله من هاتفك الذكي بدلاً من العودة إلى المنزل وحفر أوراقك.
- لا فوضى: لا داعي للقلق بشأن تخزين وتنظيم وإفساح المجال لوثائقك وإلغاء ترخيصها.
- لا تكاليف الطباعة: إذا لم تكن بحاجة لشراء حبر غالي الثمن وطابعات رخيصة وأكوام من ورق الطابعة ، فستوفر المال.
بالطبع ، قد تكون بعض المستندات حساسة جدًا بحيث لا يمكن تخزينها عبر الإنترنت. في حالات كهذه ، يمكنك دائمًا استخدام التشفير - إنشاء حاوية مشفرة وتخزينها في خدمة مثل Dropbox أو Google Drive أو SkyDrive. سيحتاج الأشخاص إلى كلمة المرور قبل أن يتمكنوا من الوصول إلى المستندات الخاصة بك.
Image Credit: سارة كولب ويليامز على Flickr ، cellanr على Flickr ، jeremyfoo على Flickr
