كيفية إنشاء جهات الاتصال وإدارتها في Outlook 2013

لا يستخدم Outlook كثيرًا إذا لم يكن لديك جهات اتصال. بالتأكيد ، يمكنك إدخال عناوين البريد الإلكتروني أثناء التنقل ، ولكن هذا يستغرق وقتًا طويلاً وعرضًا للخطأ. من الأفضل أن يكون لديك جهات اتصالك في Outlook بالفعل ، بحيث يمكنك إيقاف رسالة سريعة بمجرد بضع نقرات.

في مقالة حديثة ، ناقشنا كيفية البدء باستخدام Outlook ، واليوم نريد توسيع ذلك ليشمل العمل مع جهات الاتصال. ستكون جهات الاتصال الخاصة بك مركزًا لخبراتك في Outlook ، وأولئك الذين تتوافق معهم وكيفية استخدامك للتطبيق.

كما قد تتوقع ، يمكنك إجراء الكثير من إدارة جهات الاتصال مع Outlook ، وجعل إعداد دفتر العناوين قبل بدء استخدامه أمر منطقي.

إنشاء دفتر العناوين

لبدء إدارة جهات الاتصال الخاصة بك ، فإن أول شيء تريد القيام به هو فتح وضع الأشخاص حتى تتمكن من الوصول إلى العمل. توجد طرق قليلة لإضافة جهات اتصال إلى دفتر العناوين الخاص بك. في البداية ، من المحتمل أن تقوم باستيراد دفتر العناوين الخاص بك من مصدر آخر مثل بريد الويب الخاص بك أو أي برنامج بريد إلكتروني آخر.

ملاحظة ، لكل حساب بريد إلكتروني لديك ، سيكون لديك دفتر عناوين. في هذا الموقف الخاص ، لدينا دفتر عناوين محلي لملف بيانات Outlook المحلي الخاص بنا ، ولدينا حساب آخر مرتبط بحساب البريد الإلكتروني الخاص بنا.

على أي حال ، دعنا نغطي الأساسيات حتى إذا لم يكن لديك دفتر عناوين للاستيراد ، فيمكنك البدء في إضافة جهات الاتصال يدويًا. في لقطة الشاشة التالية ، نرى جزءًا من دفتر العناوين الجديد ، وهو فارغ تمامًا في الوقت الحالي.

للبدء ، ما عليك سوى النقر على زر "جهة اتصال جديدة" وسيفتح نافذة اتصال جديدة. أول ما يمكن أن يقفز إليك هو مدى انشغاله ولكنك لا تخشى ، إذا نظرت إلى العديد من الميزات الموجودة على الشريط ، سترى أنها نموذج اتصالات قياسي.

دعونا قطع لمطاردة ثم إجراء اتصال لـ "كيف إلى المهوس" عن طريق ملء القيم المناسبة. يمكنك أيضًا إضافة صورة ، وهي غير ضرورية ، ولكنها لا تزال لمسة لطيفة على دفتر العناوين الرقيق الممل.

بعد الانتهاء من إدخال جهة الاتصال أو جهات الاتصال ، ستحتاج إلى النقر فوق "حفظ وإغلاق" أو يمكنك النقر فوق "حفظ وحديث" لإنشاء جهة اتصال أخرى. لنفعل ذلك. لدينا خيار بين إنشاء جهة اتصال جديدة بالكامل أو جهة اتصال جديدة لنفس الشركة.

في هذه الحالة ، سنختار الأخير لتوفير الوقت في الكتابة ، وبعد ذلك سننقر على "حفظ وإغلاق" للكشف عن إدخالات دفتر العناوين الجديدة.

ليس سيئًا ، لدينا بالفعل اتصالين يمكننا إرسال بريد إلكتروني إليهما ، ولكن هذا الرجل يستهلك الكثير من الوقت. سيكون الأمر أسهل كثيرًا إذا تمكنا من نقل معلومات جهة الاتصال من مصدر آخر إلى Outlook.

إذا كنت تستخدم خدمة بريد الويب أو أخرى ، فمن الأرجح أن جهات الاتصال الخاصة بك موجودة وستحتاج إلى استيرادها إلى Outlook. إذا كنت تريد إدخال كل جهة اتصال واحدة تلو الأخرى ، فمن المؤكد أنك ترحب بذلك ، ولكننا ننصح باستيراد قائمة جهات الاتصال الرئيسية ، سواء كانت من Thunderbird ، أو Gmail ، أو خدمة بريد إلكتروني أخرى.

استيراد وتصدير سجلات الاتصال

بغض النظر عما إذا كنت تستخدم Gmail أو Yahoo Mail! أو لديك حساب بريد إلكتروني من عام 1997 قمت بحفظه وصيانته بعناية واتصالات وكل ذلك ، قد تحتاج إلى وضع جهات الاتصال في جهات اتصال Outlook الخاصة بك بشكل جماعي.

للقيام بذلك ، يمكنك تصدير جهات الاتصال من مصدر آخر ثم استيرادها إلى Outlook. عادة ما يتم تحقيق ذلك بسهولة عن طريق الوصول ببساطة إلى الإعدادات أو الخيارات من حساب البريد الإلكتروني أو العميل ثم اختيار خيار جهات الاتصال للتصدير.

عادةً ما يكون كل ما عليك فعله هو استيرادها إلى Outlook. هذه عملية مباشرة إلى حد ما ، وستكون مشابهة في معظم تطبيقات البريد الإلكتروني. نوصيك بقراءة المقالة ، التي توضح كيفية تصدير جهات الاتصال واستيرادها إلى Outlook والعكس.

بصيغة بطاقة؟ ما هي vCard?

قد تكون سمعت vCards (Virtual Card File أو .VCF) ، ربما تكون قد تلقيت واحدة أو تستخدم واحدة. vCards ، هي عبارة عن تنسيق قياسي لبطاقة أعمال إلكترونية يمكنك تبادلها مع الآخرين مثل من خلال توقيع البريد الإلكتروني أو المرفق.

بغض النظر عن ذلك ، هناك عدة طرق يمكنك التعامل مع vCards في Outlook. السيناريو الأكثر احتمالًا هو المكان الذي قد تحتاج فيه إلى استيراد جهة اتصال من أو تصدير إلى vCard. يحتوي تطبيق How-To Geek على وصف كامل لهذه العملية ، والتي ستمنحك السرعة في ذلك.

في بعض الأحيان ، قد يكون لديك العديد من vCards المخزنة في ملف vCard واحد. إذا حاولت تحويل هذا الملف ، فلن يتم استيراد سوى vCard الأول في الملف. للتغلب على هذا القيد ، تحتاج أولاً إلى تحويل إلى ملف .CSV ثم استيراد ذلك إلى Outlook. نوصيك بقراءة هذه المقالة للحصول على وصف كامل لتلك العملية.

أخيرًا ، يمكنك تصدير جميع جهات الاتصال الخاصة بك إلى vCards فردية أو vCard رئيسية واحدة ، كما هو موضح في الفقرة السابقة. مرة أخرى ، لدينا برنامج تعليمي صغير رائع حول كيفية القيام بذلك ، لذلك يجب أن تكون سريعًا في كيفية الحصول على vCards داخل وخارج Outlook بسهولة نسبية.

إنشاء وإدارة مجموعات الاتصال

دعونا نناقش المجموعات الآن منذ أن تمكنت من دفع رسالة بسرعة إلى مجموعة مختارة من النفوس تؤكد أنك لا تنسى تضمين أي شخص وحفظك من كتابة كل اسم في الحقل "إلى:".

لإعداد مجموعة اتصال ، انقر فوق "مجموعة جهات اتصال جديدة" على الشريط.

بمجرد فتح ، ستحتاج أولاً إلى تحديد ما تريد الاتصال به مجموعتك (هنا نسمي اسمنا "CES 2015") ثم انقر فوق "إضافة أعضاء" وحدد "من جهات اتصال Outlook". يمكنك أيضًا إنشاء جهة اتصال جديدة على أو اختيار دفتر عناوين آخر ، مثل ما إذا كنت تريد تضمين أشخاص من دليل شركتك.

من القائمة ، نختار أعضاء مجموعتنا. تذكر ، يمكنك اختيار الأعضاء من خلال الضغط على "CTRL" والنقر بزر الماوس الأيسر على كل عضو. بغض النظر ، عندما تريد إضافة أعضاء جدد ، يمكنك تحديد الاسم أو الأسماء والنقر فوق زر "الأعضاء ->" ، والذي سيضيفهم إلى المجموعة.

عند الانتهاء ، انقر فوق "موافق".

ستتم إعادتك إلى شاشة إدارة المجموعة ، حيث يمكنك مراجعة أعضاء مجموعتك الجديدة وإجراء تغييرات أخرى. على سبيل المثال ، يمكنك إعادة توجيه المجموعة كجهة اتصال Vcard أو Outlook ، أو إضافة ملاحظات حول المجموعة ، أو إرسال بريد إلكتروني إلى المجموعة بأكملها ، أو إنشاء اجتماع مع أعضاء المجموعة فقط.

في حالتنا ، سننقر على "حفظ وإغلاق" لإنشاء المجموعة رسميًا والعودة إلى نافذة Outlook الرئيسية. نرى الآن مجموعتنا الجديدة في قائمة جهات الاتصال الخاصة بنا ، والتي يُشار إليها برمز المجموعة. إلى اليمين ، يمكنك رؤية عضو المجموعة وهناك رموز لتنفيذ الإجراءات. في هذا المثال ، يتوفر رمز البريد الإلكتروني فقط ، بالإضافة إلى الزر "تحرير".

يجب أن تلاحظ أن أسرع طريقة لإرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة هي ببساطة كتابة اسمها في الحقل "إلى:" ، لذا في هذه الحالة ، يمكننا كتابة "CES 2015" وسيعرف Outlook لإرسال الرسالة إلى كل شخص في هذه المجموعة..

خيارات الناس

إذا قمت بالنقر فوق "ملف -> خيارات" ، يمكنك تكوين Outlook بعدة طرق في فئات مختلفة.

فيما يلي خيارات الأشخاص لديك. بخلاف الفئات الأخرى في خيارات Outlook ، تكون خيارات الأشخاص قليلة وسهلة التحديد.

ستتيح لك الخيارات التي ستجدها هنا تحديد كيفية تقديم الأسماء ، أو إظهار فهرس إضافي ، وعرض الحالات والصور عبر الإنترنت..

تعد إدارة جهات اتصال Outlook بسيطة إلى حد ما ، ولكن كما تشاهد ، يمكنك القيام بالمزيد من المهام للحفاظ عليها بشكل صحيح. إنها تقرض الكثير لتستكمل تجربتك في Outlook إذا كان لديك المزيد من المعلومات في جهات الاتصال الخاصة بك أكثر من مجرد اسم وعنوان بريد إلكتروني.

ومع ذلك ، إذا كنت لا تزال جزءًا من استخدام شيء مثل Gmail كموفر بريد إلكتروني أساسي ، فلا يزال بإمكانك استخدام Outlook لمساعدتك في إدارة جهات الاتصال الخاصة بك ، مع الاحتفاظ بها متزامنة مع حساب Gmail الخاص بك.