كيفية إرسال البريد الإلكتروني الخاص بك أستاذ والحصول على استجابة سريعة
صورة من uniinnsbruck
الأساتذة هم بعض الأشخاص الأكثر ازدحاما في جميع أنحاء. يجب عليهم إلقاء المحاضرات ، وعقد ساعات العمل ، والعمل مع طلاب الدراسات العليا والزملاء ، وحضور المؤتمرات وغيرها من المناسبات العامة ، وإجراء البحوث ونشرها وتقديمها. ولكن على الرغم من قصر الوقت ، فهناك طرق للتواصل معهم عبر البريد الإلكتروني والحصول على استجابة في الوقت المناسب حتى تتمكن من مواصلة عملك مع عدد أقل من النكسات.
ضع وجهًا على الاسم
إنه مثالي لمقابلة أستاذك شخصيًا قبل إرسال أول بريد إلكتروني. قدم نفسك خلال الأسبوع الأول من المدرسة. دع أستاذك يعرف اهتماماتك أو أسئلتك أو أي شيء آخر فريد لك. إظهار أنك تهتم بما يكفي للتعرف عليهم يشجعهم شخصيًا على الاستجابة في الوقت المناسب عندما يتعلق الأمر بطلباتك. كلما تركت انطباعًا أفضل ، كان بإمكانك أن تتذكره بشكل أفضل.
عندما يحين وقت إرسال هذه الرسالة الإلكترونية الأولى مع أسئلة حول مهمة ، سيتمكن أستاذك من وضع وجهك على اسمك. يساعدهم ذلك في وضع بريدك الإلكتروني في السياق. إذا كانوا قد اتصلوا بك بنجاح في الماضي ، فسيكونون أكثر استعدادًا للتواصل مرة أخرى دون تردد. وربما يثقون بالفعل أنك طالب جاد.
استخدم سطر الموضوع التفصيلي
سطر الموضوع هو كل شيء عندما يتعلق الأمر بالحصول على رد في الوقت المناسب على البريد الإلكتروني. أولاً ، عندما يتلقى الأشخاص رسائل إلكترونية من مرسلين لا يعرفونهم ، فإنهم يتطلعون إلى سطر الموضوع بحثًا عن أدلة. استنادًا إلى سطر الموضوع وحده ، يمكنهم حذف البريد الذي يبدو غير مرغوب فيه أو غير مهم ببساطة بالنسبة لهم.
الآن ، فإن الأساتذة ملزمون بالرد على البريد الإلكتروني للطالب للمسائل الإدارية والصفية. ولكن لا يزال سطر الموضوع مهمًا للوصول إلى أستاذك سريعًا. صياغة خط الموضوع بحيث عند رؤيته ، يفتح أستاذك ويقرأها على الفور - بدلا من تقديمها للقراءة في وقت لاحق. (الهدف التالي هو صياغة البريد الإلكتروني بطريقة ما بعد القراءة مباشرة ، ويستجيب أستاذك على الفور ، ولكن سنصل إلى ذلك في قسم لاحق).
لذا ، قبل إرسال البريد الإلكتروني ، قم بتضييقه إلى هدفه المحدد. حدد هذا الغرض بشكل مباشر قدر الإمكان في سطر الموضوع.
بدلاً من استخدام "أريد التسجيل في صفك" ، حدد اسم الفصل على وجه التحديد وكيف يمكنه مساعدتك في التسجيل:
كلما كنت أكثر تحديدًا ، كلما أصبحت أسهل على أستاذك. يتيح لك عنوان محدد جدًا معرفة ما يتوقع منهم في لمحة.
كن لطيفا ورسمية
بمجرد استخدام سطر الموضوع الجيد ، تحتاج إلى التأكد من أن فتحك لا يمنع أستاذك من قراءة الرسالة الكاملة. لا تريد أن تقول "مرحبًا" ، ثم تابع رسالتك. وهذا يحدد نغمة غير مهنية يمكن أن تشكل حاجزًا أمام التواصل الفعال. تريد أن تخطئ في جانب المجاملة.
اكتب رسالتك بأدب واحترام قدر المستطاع ، حتى لو كان ذلك يعني السماح ببعض عدم الدقة. على سبيل المثال ، لنفترض أنك أخذت درسًا جامعيًا في الكلية خلال الصيف لتلبية المتطلبات العامة. معلمك ليس بروفيسور تقنيًا ، ولكنه بدأ للتو التدريس بدوام جزئي هذا العام.
أنت لا تزال تريد معالجتها كـ "أستاذ" لأنها رسمية ومهذبة ، وتظهر أنك حريص على إنشاء تواصل جيد. ارجع إلى جانب المجاملة حتى يتم تصحيحه - عندما يصر مشرفك على الإشارة إليه على أنه "السيد" بوب "أو" جوي. "
فيما يلي بعض الطرق الأخرى للحفاظ على رسالتك مهذبة:
- قم دائماً بتسجيل اسمك - يفضل أن يكون الأول والأخير إذا كان هناك الكثير من الطلاب في الفصل.
- أغلق مع جملة أو جملة توضح تقديرك لقراءتك لرسالتك. يمكن أن تكون جملة قبل توقيع اسمك ، مثل ، "أنا أقدر نظرك إلى هذا الأستاذ جون." أو يمكن ببساطة أن يكون "شكرا" ، متبوعًا باسمك.
- ابق على الموضوع تدل على أنه لا تحترم حقًا وقتهم ، حيث قد يكون لديهم المئات من رسائل البريد الإلكتروني الأخرى للوصول إليها.
- لا تفترض أنهم سيفعلون كل ما تطلبونه. هناك بعض الأشياء التي يجب على الأساتذة القيام بها للطلاب ، مثل منحك الإذن بدخول دورة إذا كنت تستوفي الشروط الأساسية. لكن حتى مع ذلك ، لا تفترض أنهم سيفعلون كل ما تطلبه. أنت لا تريد إظهار عدم الاحترام أو إعطاءهم سببًا لإعادة النظر في الكيفية التي يريدون بها مساعدتك. لذا اسألوا بأدب ، مع الإشارة إلى افتراضات قليلة قدر الإمكان.
استخدم الأسماء الصحيحة والتسميات
كما سبق أن غطيت ، استخدم الملصقات المناسبة داخل سطر الموضوع الخاص بك ، ثم قم بالرجوع إلى أستاذك ببراعة. تأكد من صحة التصنيفات والأرقام والتواريخ والأوقات. إذا لم تكن واضحًا بشأن وقت الاجتماع أو الرجوع بطريق الخطأ إلى الاختبار الخاطئ ، فسوف يضطر الأستاذ إلى قضاء وقت إضافي للتحقق مرة أخرى ، وربما إرسال رسالة إلكترونية مرة أخرى للتوضيح. هذا يحول استجابة سريعة محتملة إلى محادثة تمتد عبر رسائل البريد الإلكتروني متعددة.
التمسك بالنقطة
عندما تذهب في ظلّ في بريد إلكتروني أو تفصح عن معلومات (شخصية) أكثر مما هو ضروري للمهمة المطروحة ، فإنها تهدر في نهاية المطاف وقتك الثمين في القراءة - بالإضافة إلى وقتك الخاص. الالتزام بهذه النقطة هو إحدى الطرق العديدة لتقليل الوقت المستغرق في إرسال البريد الإلكتروني وتقليل الحاجة إلى كتابة رسائل إلكترونية إضافية للتوضيح.
استنبط كلمات وعبارات غير ضرورية ، مثل "كنت أتسائل إذا ،" أو "هل تعتقد أنه من الممكن أن ..." بدلاً من ذلك ، ما عليك سوى طرح السؤال. قد يكون من المخيف أن تكون صريحًا مع أستاذك ، ولكن مع الممارسة لن يكون هذا هو الحال لفترة طويلة. لأنك ستتعلم أن تحصل على النقطة بطريقة احترافية ، وهذا يبني الثقة.
في ما يلي مثال على رسالة تستغرق وقتًا أطول في القراءة وهي أكثر تشتيتًا في شكلها الأطول:
كما ترون ، فإن النموذج المكثف يحصل على الرسالة عبر أكثر فعالية:
اختصر
ابقائه قصير يشبه البقاء على النقطة. من الناحية المثالية ، لا تريد أكثر من ثلاث إلى أربع جمل في فقرة. وأنت لا تريد حشو رسالة واحدة تحتوي على الكثير من الفقرات. ما لم تكن ، فإنك تشارك ملاحظات أو قصة شخصية تساعد أستاذك في التعرف عليك وفهم أفضل لكيفية مساعدتك.
تقديم طلب مباشر
حتى إذا كان لديك سطر موضوع رائع ، فلا يزال عليك المتابعة في الرسالة نفسها. يمكنك القيام بذلك عن طريق جعل طلبك مباشرة. قد يكون الأمر أكثر وضوحًا إذا قمت بتبويب الطلب على أنه سؤال. أو إذا كنت تستخدم الافتتاحية من "من فضلك ... [طلب هنا]." ضع في اعتبارك أنه إذا كنت البريد الإلكتروني الخاص بك أستاذ فقط للحصول على رأيهم حول موضوع ما ، وهذا لا يزال طلبا لأنك تطلب أن تأخذ من الوقت للمشاركة ماذا يعرفون.
اجعل طلبك واضحًا جدًا بحيث لا يكون لدى أستاذك أسئلة حول ما تطلبه منهم. إذا كنت تستطيع إنجاز هذه الخطوة الهامة ، يمكنك مساعدة أستاذك في اتخاذ إجراء فورًا بعد قراءة بريدك الإلكتروني. ولن تحصل فقط على رد سريع منهم ، ولكن ستحصل أيضًا على هذا الفصل المدرج في القائمة بأسرع وقت ممكن.
متابعة
حتى لو نجحت في تطبيق المبادئ المذكورة أعلاه في إرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى أستاذك ، ولم تحصل على رد في الوقت المناسب ، فقد يكون أستاذك لم يصل بعد إلى بريدك الإلكتروني أو أنه غير متوفر حاليًا لبعض الوقت. لا تقلق بشأن الأسباب ، فما عليك سوى المتابعة بلطف إذا لم تكن قد سمعت عنها منذ أكثر من يومين. لدى الجامعات المختلفة سياسات أو ثقافات مختلفة (حتى وإن كانت غير مكتوبة) لما يعتبر استجابة في الوقت المناسب ، لذلك قد يختلف باختلاف مؤسستك أو السياق..
تطبيق المبادئ النموذجية المذكورة أعلاه على بريدك الإلكتروني للمتابعة. إذا كنت لا تزال تمر بمرور الوقت ، فقد يكون البريد الإلكتروني للمتابعة مناسبًا بعد ثلاثة إلى أربعة أيام أخرى (مرة أخرى ، حسب الحالة). أو قد يكون الوقت قد حان للتحدث مع أستاذك شخصيا. إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من معرفة كيفية التواصل الأفضل عبر البريد الإلكتروني.
التواصل الفعال مع أستاذك حسب الحاجة يحسن بشكل كبير فرصك للنجاح في فصل معين. حافظ على هذه الاتصالات في الوقت المناسب ، على نحو سلس ومنتج بحيث يمكنك التركيز على عملك.
