كيفية إدارة المرفقات في Outlook 2013

هناك وقت ، أو البحث عن عمل ، أو مشاركة الصور مع أفراد العائلة من كبار السن ، حيث قد تحتاج إلى إرسال الأشياء بالطريقة القديمة - كمرفق بالبريد الإلكتروني. إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى العمل ، فقد يكون جزءًا من مرجع بريدك الإلكتروني.

الشيء المتعلق بالمرفقات هو ، هناك نوع من الأكواد غير المكتوبة فيما يتعلق بإرسالها. على سبيل المثال ، في حين يمكنك إرسال ملف ضخم في رسالة بريد إلكتروني (يعتمد ذلك على مقدار ما تسمح به الخدمة أو ISP الذي تستخدمه) ، إلا أنه ليس بالضرورة أن يكون فعالاً. وبالمثل ، عادة ما يتم إرسال ملفات متعددة بشكل أفضل مضغوط في ملف حاوية.

بالطبع ، اعتمادا على نوع الملف ، قد يصل أو لا يصل إلى وجهتها. غالبًا ما يتم (عادةً) حظر أو تجريد ملفات مثل تلك التي تنتهي بـ .EXE و .BAT وأنواع أخرى قابلة للتنفيذ بسبب ارتباطها بالبرامج الضارة. إذا كنت تريد إرسال ملف مثل هذا ، فستحتاج على الأرجح إلى إرفاقه في أرشيف .ZIP.

يعد إنشاء بريد إلكتروني وإدارة جهات الاتصال في Outlook أمرًا بسيطًا جدًا ، وفي حين أن إضافة المرفقات ومعالجتها يجب أن تكون طبيعة ثانية في الوقت الحالي ، فقد لا يدرك الكثير من المستخدمين أنه يمكن أن يفعلوا ذلك بشكل أفضل.

إضافة مرفق

لإضافة مرفق ، يمكنك سحب ملف أو ملفات إلى رسالة بريد إلكتروني فارغة ، وسيتم لصقها كمرفق. أو انقر فوق الزر "إرفاق ملف" على الشريط ، في المقطع تضمين.

ستحتاج إلى التصفح إلى المكان الذي يقع فيه الملف الذي تريد إرفاقه ثم حدد الملف أو الملفات التي تريد تضمينها في رسالتك ، ثم انقر فوق "إدراج". بدلاً من ذلك ، انقر فوق السهم الصغير وحدد "إدراج كـ سيتم إدراج النص "والمرفق في السطر ، مما يعني أنه سيظهر في رسالتك بدلاً من ملف منفصل.

بمجرد إرفاقها ، ستتمكن من رؤيتها في الحقل المرفق تحت سطر الموضوع.

أخيرًا ، دعنا نفترض أنك حصلت على المرفق مرفق ، وأنت تدرك أنه الخطأ. لا توجد مشكلة ، يمكنك ببساطة اختيار الضغط على الزر "حذف" على لوحة المفاتيح ، أو يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن وتحديد "إزالة".

الملفات ليست هي الشيء الوحيد الذي يمكنك إرفاقه بالرسالة ، يمكنك أيضًا إرفاق العناصر والتوقيعات.

إرفاق أشياء أخرى

يمكن أن تتضمن العناصر بطاقات العمل (ملفات .VCF ، التي تمت مناقشتها سابقًا) ، والتقويمات ، وعناصر Outlook ، والتي يمكن أن تكون الملاحظات والمهام وجهات الاتصال وغيرها من الأشياء التي تقوم بفتحها في Outlook.

التقاويم هي شيء آخر قد ترغب في مشاركته من وقت لآخر ، وإذا نقرت على زر "إرفاق العنصر" ، فسترى أنه من السهل القيام بذلك. لا تعني مشاركة التقويم أنه يجب عليك مشاركة كل عنصر في كل يوم. قد ترغب فقط في مشاركة بضعة أيام أو أسبوع ، على سبيل المثال ، في رحلة إلى شركة أو رحلة عطلة عائلية.

ستمنحك مشاركة التقويم خيارات لاختيار التقويم الفعلي والنطاق الزمني والتفاصيل والخيارات المتقدمة الأخرى.

عند النقر فوق "موافق" ، سترى بعد ذلك أن التقويم سيتم إرفاقه برسالة البريد الإلكتروني بحيث يمكن فتحه وعرضه ، ولكن سيتم أيضًا لصقه في الرسالة الفعلية بحيث يمكن للمستلمين عرضه بسهولة في لمحة.

عناصر Outlook هي في الأساس أي شيء يمكنك إنشاؤه في Outlook ، والذي يمكن إرفاقه وإرساله إلى مستخدمي Outlook الآخرين. في الصورة التالية ، سترى كيف يعمل هذا. اختر المصدر ثم اختر من هناك العنصر أو العناصر (يمكنك اختيار أكثر من واحدة) التي تريد إرفاقها.

لاحظ أنه يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد وصول العنصر كمرفق فعلي فعلي أو مضمّن كنص فقط. هذا هو نفس ما ناقشناه سابقًا حيث يمكنك "إدراج كنص" وسيظهر كجزء من الرسالة الفعلية.

قد تكون أو لا تكون بطاقات العمل من تلك الأشياء التي تستخدمها أو تحتاج إليها ، ولكنها طريقة ملائمة لمشاركة تفاصيلك الفورية في حزمة بسيطة ومريحة. إذا كنت ترغب في مشاركة بطاقة العمل الخاصة بك (أو أي شخص آخر) ، فما عليك سوى اختياره من قائمة "إرفاق عنصر" وستظهر جهات الاتصال الخاصة بك

اختر البطاقة أو البطاقات التي تريد إرفاقها ثم انقر فوق "موافق" وستظهر البطاقات كنص وسيتم إرفاقها أيضًا كملف .VCF ، مما يعني أنه يمكن استيرادها إلى أي دفتر عناوين يدعم مثل هذه الملفات.

مشاركة جهات الاتصال كبطاقات عمل هي طريقة سريعة ومريحة لتزويد شخص آخر بمعلومات الاتصال ، أو لاستيراد معلومات جهة الاتصال من شخص آخر دون الحاجة إلى كتابته في دفتر العناوين الخاص بك باليد.

التعامل مع المرفقات

بالطبع ، مع البريد الإلكتروني ، هناك دائما فرصة لتلقي فضلا عن العطاء. لذا ، ماذا تفعل عندما تصل رسالة تحتوي على مرفقات في صندوق الوارد الخاص بك؟ عادة ما يكون الأمر بسيطًا جدًا ، كما هو الحال في الصورة التالية. ترى رسالة الاختبار الخاصة بنا قد وصلت مع صورة مرفقة.

إذا نقرت ببساطة على المرفق ، سترى أن الخيارات تظهر في أدوات مرفقات Call Ribbon. من هنا يمكنك اتخاذ إجراء بشأنها. لاحظ أيضًا أنه في حالة استلام ملفات متعددة ، يمكنك حفظ جميع المرفقات دفعة واحدة ، وإذا كنت غير متأكد من أنه من الحكمة فتح المرفق على الإطلاق ، فيمكنك إزالته ، على الرغم من أنه من الحكمة ببساطة حذف الرسالة إذا لديك شكوك.

يمكنك أيضًا النقر بزر الماوس الأيمن على أي مرفق في رسالة ويمكنك استخدام القائمة المنسدلة الناتجة لاتخاذ الإجراءات نفسها كما هو موجود على الشريط.

عند التعامل مع المرفقات ، وتكثر التحذيرات. قد تكون المرفقات خطرة حيث يمكن لأي شخص استخدم البريد الإلكتروني في السنوات العشرين الماضية أن يشهد. خلاصة القول ، لا تفتح أي شيء غير من شخص لا تعرفه أو تثق به ، واستخدم دائمًا ماسح فيروسات / برامج ضارة على جهاز الكمبيوتر.

التعامل مع ملفات متعددة أو ملفات كبيرة كمرفقات

تحدثنا قليلا عن كيفية التعامل مع واحد أو ربما بعض المرفقات ، ولكن ماذا لو كنت تريد إرفاق عشرات أو حتى مئات الملفات؟ أو ماذا لو كنت تريد إرفاق ملف كبير?

إن إرسال مرفقات كبيرة أمر غير مقبول ، خاصة إذا حصل شخص ما على الكثير من البريد الإلكتروني في هذه العملية. إن مشكلة إرسال الملفات الكبيرة عبر البريد الإلكتروني ليست كبيرة سواء كان خادم البريد الخاص بك سيسمح بالمرفقات على حجم معين. بالنسبة للجزء الأكبر ، من المحتمل أنك لن ترسل ملفًا أكبر من ميغابايت أو اثنتين ، أو على الأقل لا يجب عليك.

ومع ذلك ، سيكون هناك أوقات تحتاج فيها لإرسال شيء غير عملي إلى حد ما. إذا كنت تستخدم خدمة بريد الويب مثل Yahoo ، أو Gmail ، أو Microsoft ، فسيكون لها حدود حجم (25 ميغابايت ، 25 ميجابايت ، 20 ميجابايت على التوالي) ، تمامًا مثل موفر خدمة الإنترنت ، على سبيل المثال ، Comcast ، و Time Warner ، و AT & T ، إلخ. كذلك (عادة حوالي 10 ميجا بايت).

في معظم الحالات ، عندما تكون الملفات كبيرة أو متعددة بشكل كبير ، فإننا نؤجل استخدام خدمة سحابية وفيرة وتوفر مساحة خالية كافية لإرسال الغالبية العظمى من الملفات. في أكثر الأحيان ، ببساطة تحميل الملفات إلى محرك أقراص سحابي ثم مشاركتها ، هو أسرع وأكثر موثوقية من البريد الإلكتروني. لدينا طريقة سهلة لكيفية شرح كيفية إرسال الملفات الكبيرة عبر البريد الإلكتروني في حال كنت ترغب في معرفة المزيد.

بقدر ما يتعلق الأمر بإرسال ملفات متعددة ، فلا يجب أن يكون لديك مشكلة شريطة أن تكون قليلة ، ولكن بمجرد أن تبدأ في إرفاق عشرات الصور أو الوثائق ، فإن الأمور قد تكون صعبة بعض الشيء. مرة أخرى ، فكّر في استخدام خدمة السحاب. بصرف النظر عن ذلك ، نقترح عليك بالتأكيد ضغط ملفات متعددة قبل إرسالها. يحتوي Windows على دعم أصلي لملفات zip حتى لا تقلق بشأن عدم تمكن المستلم من فتحها.

يرجى مراجعة هذه المقالة ، والتي توضح كل ما تحتاج إلى معرفته حول الملفات المضغوطة.

يبدو هذا وكأنه مكان جيد لإنهاء مناقشتنا للمرفقات. إنها ليست موضوعًا معقدًا ، ولكن بغض النظر عما إذا كنت تستخدم Outlook أو Gmail أو أي بريد إلكتروني آخر ، فقد يتطلب إرسال الملفات بضع خطوات إضافية تتجاوز مجرد إرفاقها.

أما بالنسبة إلى الآن ، فقد غطينا الأجزاء الأساسية من قدرات البريد الإلكتروني في Outlook - جهات الاتصال والعناوين والتأليف - وكلها أشياء بسيطة جدًا. الآن مع المرفقات ، لديك معرفة جيدة إلى حد بعيد بالأشياء البسيطة.

الآن ، حان الوقت لتصعيد لعبتنا. أثناء استخدام Outlook وتراكم البريد الإلكتروني ، ستحتاج إلى معرفة كيفية إدارته باستخدام أدوات مثل الخطوات السريعة والقواعد ، والتي سنتحدث عنها في ميزة قادمة. في غضون ذلك ، وكالعادة ، نشجعك على تزويدنا بتعليقاتك في منتدى المناقشة الخاص بنا.