كيفية إدارة الأرشفة التلقائية في Outlook 2010

إذا كنت ترغب في الاحتفاظ بـ Outlook 2010 نظيفًا وتشغيله بشكل أسرع ، فإن إحدى الطرق هي إعداد ميزة الأرشفة التلقائية. اليوم نوضح لك كيفية تكوين الميزة وإدارتها في Outlook 2010.

يتيح لك استخدام الأرشفة التلقائية إدارة المساحة في صندوق البريد الخاص بك أو على خادم البريد الإلكتروني عن طريق نقل العناصر الأقدم إلى موقع آخر على محرك الأقراص الثابتة لديك.

تمكين وتهيئة الأرشيف التلقائي

في Outlook 2010 ، لا يتم تمكين الأرشفة التلقائية بشكل افتراضي. لتشغيله ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" للوصول إلى Backstage View ، ثم انقر فوق "خيارات".

يتم فتح نافذة خيارات Outlook ، ثم النقر فوق خيارات متقدمة ، ثم فوق الزر إعدادات الأرشفة التلقائية.

تفتح نافذة "الأرشفة التلقائية" وستلاحظ ظهور كل شيء باللون الرمادي. حدد المربع بجوار تشغيل الأرشفة التلقائية كل ...

ملاحظة: إذا حددت الخيار حذف العناصر القديمة نهائيًا ، فلن تتم أرشفة الرسائل.

يمكنك الآن اختيار الإعدادات الخاصة بكيفية إدارة ميزة الأرشفة التلقائية. حدد عدد المرات التي تريد تشغيلها ، مطالبة قبل تشغيل الميزة ، ومكان نقل العناصر ، وغيرها من الإجراءات التي تريد أن تحدث أثناء العملية. بعد الانتهاء من اختياراتك ، انقر فوق "موافق".

تكوين مجلدات فردية يدوياً

لمزيد من التحكم في المجلدات الفردية التي يتم وضعها في الأرشيف ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق المجلد وانقر فوق خصائص.

انقر فوق علامة التبويب الأرشفة التلقائية واختر الإعدادات التي تريد تغييرها لهذا المجلد. على سبيل المثال ، قد لا ترغب في أرشفة مجلد معين أو نقل البيانات المؤرشفة إلى مجلد معين.

إذا كنت تريد أرشفة أحد العناصر ونسخه احتياطيًا ، فانقر فوق علامة التبويب ملف ، أدوات التنظيف ، ثم أرشفة.

انقر فوق زر الاختيار الموجود بجوار أرشفة هذا المجلد وكافة المجلدات الفرعية. حدد المجلد الذي تريد أرشفته. في هذا المثال ، نريد أرشفة هذا المجلد إلى موقع محدد خاص به.

يتم حفظ ملفات .pst في مجلد المستندات الخاص بك وإذا كنت تريد الوصول إليها في وقت لاحق يمكنك ذلك.

بعد الانتهاء من إعداد AutoArchive ، يمكنك العثور على عناصر في الملفات المؤرشفة. في جزء التنقل ، قم بتوسيع مجلد Archives في القائمة. يمكنك بعد ذلك عرض الرسائل الخاصة بك والوصول إليها.

يمكنك أيضًا الوصول إليهم بالنقر فوق علامة التبويب ملف \ فتح ثم فتح ملف بيانات Outlook.

ثم يمكنك الاستعراض إلى الملف المؤرشف الذي تريد فتحه.

إن أرشفة رسائل البريد الإلكتروني القديمة هي طريقة جيدة للمساعدة في الاحتفاظ بصندوق بريد نظيف ، والمساعدة في تسريع تجربة Outlook ، وتوفير المساحة على خادم البريد الإلكتروني. الشيء الجميل الآخر هو أنه يمكنك تكوين أرشيفات البريد الإلكتروني ومجلدات محددة لتلبية احتياجات بريدك الإلكتروني.