كيفية عدم إرسال مستند مرة أخرى
ما زالت آلات الفاكس تعمل بالشاحنات في المكاتب حول العالم. وكثيراً ما لا تزال الوكالات الحكومية والمحامون والأطباء والمنظمات البطيئة الأخرى بحاجة إلى رسائل الفاكس - في أحسن الأحوال ، إنها شر لا بد منه.
غالباً ما ينظر إلى الفاكس على أنه أكثر أمانًا من البريد الإلكتروني ، على الرغم من أنه ليس كذلك فعلاً. تتواصل أجهزة الفاكس عبر خطوط الهاتف دون أي تشفير ، وغالبًا ما يتم الاحتفاظ بأجهزة الفاكس في المناطق المزدحمة حيث يمكن لأي شخص سحب المستندات بسهولة.
بدائل للفاكس
هناك الكثير من البدائل لإرسال الفاكسات. إذا لم تكن مقيدة بالقوانين أو لأن الشخص على الطرف الآخر يطلب منك استخدام الفاكس ، فجرّب أحد هذه البدائل:
- مستندات البريد الإلكتروني: نعم ، يمكن للبريد الإلكتروني المتواضع استبدال العديد من رسائل الفاكس. من المحتمل أنك ترسل فاكسًا مكتوبًا من جهاز كمبيوتر على أي حال ، فلماذا تزعج نفسك باستخدام جهاز فاكس؟ أرفق الملف برسالة بريد إلكتروني أو قم فقط بتضمين النص المهم في رسالة بريد إلكتروني بحد ذاتها.
- المسح والبريد الإلكتروني: إذا كان لديك جهاز فاكس يعمل أيضًا كمسح ضوئي ، فيمكنك استخدامه لمسح المستندات الورقية في جهاز الكمبيوتر الخاص بك كملفات PDF. قم بإرفاق ملفات PDF هذه برسالة بريد إلكتروني لإرسالها. يمكنك حتى تجربة استخدام هاتفك لمسح المستند - بالتأكيد ، لن يكون أفضل جودة ، ولكننا رأينا بعض رسائل الفاكس منخفضة الجودة.
- تحميل المستندات: قد تسمح لك بعض المؤسسات بتحميل ملفات المستندات الممسوحة ضوئيًا على الويب بدلاً من إرسالها بالبريد الإلكتروني ببساطة.
- استخدام البريد الحلزون: بريد الحلزون هو بديل أبطأ للفاكس وهذا أسوأ من نواح كثيرة ، لكنه ليس دائما سيئا. إذا لم يكن لديك جهاز فاكس وكان المستند غير مستعجل ، يمكنك عادة إرسال مستند إلى معظم المؤسسات بدلاً من إرساله بالفاكس. بالتأكيد ، عليك التعامل مع النظام البريدي ، لكن على الأقل لا يلزمك إرسال أي شيء عبر الفاكس.
توقيع وثائق دون طباعتها
قد تضطر إلى توقيع المستندات وإرسالها إلى شخص ما ، وعندما تتم طباعتها ، قد تميل إلى إرسالها بالفاكس. بعد كل شيء ، سيكون البديل هو طباعة المستند وتوقيعه ومسحه ضوئيًا في جهاز الكمبيوتر وإرساله بالبريد الإلكتروني. بدلاً من إضاعة وقتك في القيام بذلك ، يمكنك استخدام البرنامج لتطبيق التوقيع الحقيقي الخاص بك على مستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. ما عليك سوى التقاط توقيعك مرة واحدة وسيتم تخزينه كصورة يمكنك تطبيقها على المستندات. يمكنك بسهولة توقيع المستندات المستقبلية دون طباعتها.
إذا كان لديك جهاز لوحي مزود بقلم إلكتروني ، فيمكنك أيضًا استخدام القلم الإلكتروني لتسجيل مستند مباشرةً على شاشتك.
الفاكس مستند أون لاين
تتيح لك خدمات الفاكس عبر الإنترنت إرسال مستند بالفاكس دون الحاجة إلى جهاز فاكس خاص بك أو حتى خط هاتف. يمكنك استخدام واجهة على الويب لتحميل مستند وإدخال رقم هاتف المستلم. تعتني الخدمة نفسها بجميع الأشياء التي تم إدخالها في الميل الأخير ، وإرسال الفاكس إلى جهاز الفاكس عن بعد عبر خطوط الهاتف الخاصة بها.
إذا كنت لا تحتاج إلا إلى إرسال رسائل الفاكس في حالات نادرة ، فستسمح لك هذه الخدمات بإرسال بضع صفحات هنا وهناك دون الحاجة إلى إنفاق سنت واحد. إذا كان عليك إرسال المستندات بالفاكس في كثير من الأحيان ، قد تضطر إلى دفع شيء ما - ولكن عليك أن تدفع ثمن جهاز فاكس وخط هاتف ، على أي حال.
تتضمن هذه الخدمات تقنيًا الإرسال عبر الفاكس ، ولكن على الأقل لا تشعر باستخدام جهاز فاكس قديم قوي ولا تتطلب أن يكون لديك هاتف أرضي.
تلقي فاكس عبر الإنترنت
قد يكون استلام الفاكس مصدرًا للصداع إذا كان لديك مكتب منزلي. جهاز الفاكس الخاص بك يحتاج إلى أن يكون على والاستماع للفاكسات في كل وقت. تحتاج إلى خط مخصص لتلقي رسائل الفاكس حتى لا تفوت أي رسائل الفاكس عندما تكون على الهاتف. قد تحاول أن تطلب من الأشخاص إرسال مستند إليك عبر الفاكس في وقت محدد عندما تكون متأكدًا من عدم تقييد هاتفك الأرضي.
بدلاً من التعامل مع كل هذا الهراء ، اطلب من الأشخاص مسح المستندات وإرسالها إليك بالبريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا استخدام أدوات أخرى إذا كنت لا ترغب في الاعتماد على البريد الإلكتروني - على سبيل المثال ، يمكنك استخدام JotForm مع Dropbox لإنشاء صفحة ويب حيث يمكن للأشخاص تحميل ملفات PDF وسيظهرون في مجلد في صندوق الإسقاط الخاص بك.
يمكنك أيضًا تجربة استخدام خدمة توفر لك رقم فاكس مخصصًا وتسمح لك بتلقي رسائل الفاكس هناك. هذه الأموال تكلف عموما - بعد كل شيء ، يجب على خدمة الفاكس لدفع ثمن هاتف أرضي مخصص ورصده لك. تقدم eFax 10 صفحات واردة مجانية في الشهر ، على الرغم من أنها لا تقدم لك أي صفحات صادرة مجانية. HelloFax يتيح لك إرسال خمس صفحات مجانية ، ولكن هذا كل شيء. كل خدمة مجانية للفاكس على الإنترنت لديها مثل هذا المقبض - العرض المجاني متوفر لك ، بينما يتوجب عليك الدفع مقابل أهم الميزات. تتضمن خدمة الفاكس التواصل مع أجهزة الفاكس وأرقام هواتف الخطوط الأرضية ، وهذا ليس مجانيًا. كما أنها تستخدم في كثير من الأحيان لأغراض تجارية ، والشركات على استعداد لإنفاق المال على هذا النوع من الأشياء.
آخر منتجع: استخدم جهاز الفاكس الفعلي بدون امتلاك واحد
إذا كنت لا ترغب في التعامل مع الخدمات عبر الإنترنت أو البريد العادي وأنت لا تملك مطلقًا أي خيار سوى إرسال المستند العرضي كفاكس ، فلا يزال هناك بديل لشراء جهاز الفاكس الخاص بك واستخدام هاتف أرضي. ربما يمكنك زيارة متجر محلي يقدم النسخ وسيتيح لك دفع بضعة سنتات لإرسال فاكس. هذا ليس مثاليًا إذا كنت ترسل الفاكسات بشكل متكرر ، ولكن إذا كان عليك إرسال فاكس مرة واحدة في السنة ، فقد يكون هذا خيارًا مناسبًا.
بالطبع ، لا يزال هذا يشمل استخدام جهاز فاكس. بعض المنظمات فقط تطلب رسائل الفاكس وقد لا تشعر بالراحة في تحميل مستندات بالغة الحساسية إلى خدمة فاكس على الويب. ليس هناك الكثير الذي يمكنك القيام به إذا كان عليك التعامل مع منظمة تطلب الفاكس.
سيظل إرسال الفاكسات معنا لفترة من الوقت حتى الآن ، وذلك فقط بسبب اللوائح التي تشجع الرعاية الصحية والمنظمات القانونية على الاستمرار في استخدام نظام الفاكس القديم بدلاً من البدائل الحديثة.
Image Credit: Abhisek Sarda على Flickr ، حكايات من youkai يتجول على Flickr ، AuthenticEccentric على Flickr
