كيفية تقليل حجم ملف بيانات Outlook الخاص بك

يمكن أن تكون ملفات بيانات Outlook كبيرة جدًا بمرور الوقت ، خاصةً إذا حصلت على الكثير من المرفقات. حتى إذا قمت بحذف الرسائل القديمة ، فلن يتم تقليل حجم ملف بيانات Outlook وفقًا لذلك.

تتضمن ملفات بيانات Outlook (.pst وملفات .ost) كافة رسائل البريد الإلكتروني (في جميع المجلدات ، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني المرسلة) ، وجهات الاتصال ، ومواعيد التقويم ، والمهام ، والملاحظات ، بالإضافة إلى مرفقات الملفات المرتبطة بها. عند إرسال واستلام المزيد من رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات ، أضف المزيد من المواعيد إلى التقويم الخاص بك ، وقم بإنشاء المزيد من المهام والملاحظات ، يمكن أن تنمو ملفات بيانات Outlook بسهولة إلى عدة جيغابايت في الحجم. المنجم هو واحد غيغابايت ، ولكن هذا لا يزال كبيرًا جدًا.

حتى إذا قمت بإفراغ مجلد "العناصر المحذوفة" ، أو تم إفراغه تلقائيًا عند إنهاء Outlook ، لا يتم تحرير المساحة المشغولة في ملف البيانات. ومع ذلك ، يمكنك استعادة هذه المساحة بواسطة ضغط ملف بيانات Outlook الخاص بك. إليك كيفية القيام بذلك.

الخطوة الأولى: فحص حساباتك وحذف ما لا تحتاج إليه

قبل الانتقال خلال عملية الضغط ، سترغب في الانتقال إلى Outlook وحذف أي شيء لا تحتاج إليه. نوصيك بالتحقق من حجم المجلدات المختلفة ، حتى تعرف ما العناصر التي ستحرر المساحة الأكبر. تذكر ، يمكنك أيضًا حذف التقويم والمهام وعناصر الملاحظات بالإضافة إلى رسائل البريد الإلكتروني. للتحقق من أحجام المجلدات ، حدد علبة الوارد (أو أي مجلد آخر) في الحساب (ملف بيانات Outlook) الذي تريد ضغطه ، وانقر فوق علامة التبويب "ملف".

على شاشة الكواليس ، انقر فوق "أدوات" وحدد "تنظيف علبة البريد" من القائمة المنسدلة.

في مربع الحوار "تنظيف علبة البريد" ، انقر فوق "عرض حجم صندوق البريد".

يعرض لك مربع الحوار حجم المجلد حجم كل مجلد في الحساب المحدد حاليًا. قم بالتمرير خلاله لترى المجلدات الأكبر حجمًا ، حيث قد ترغب في حذف العناصر. انقر فوق "إغلاق" عند الانتهاء.

للاطلاع على حجم مجلد "العناصر المحذوفة" ، انقر فوق "عرض حجم العناصر المحذوفة".

مجلد العناصر المحذوفة ليس ضخمًا ، ولكن يجب أن نفصله على أي حال قبل ضغط ملف البيانات. انقر فوق "إغلاق".

يتم إرجاعك إلى مربع الحوار "تنظيف علبة البريد". إذا كنت ترغب في حذف المزيد من العناصر من حسابك ، انقر فوق "إغلاق" للعودة إلى حسابك. حدد أي رسائل البريد الإلكتروني والتقويم والمهام وعناصر الملاحظات التي لا تريدها ، ثم اضغط على Delete. يمكنك أيضًا الضغط على Shift + Delete لحذف العناصر المحددة نهائيًا ، مع تجاوز مجلد العناصر المحذوفة.

الخطوة الثانية: إفراغ مجلد العناصر المحذوفة

ستحتاج أيضًا إلى إفراغ المهملات ، أو مجلد "العناصر المحذوفة" ، قبل المتابعة. إذا كان لا يزال هناك عناصر في مجلد "العناصر المحذوفة" ، توجد طريقتان يمكنك إفراغ المجلد. إحدى الطرق هي بالنقر فوق "إفراغ" في مربع الحوار "تنظيف علبة البريد" ، إذا كان لا يزال مفتوحًا.

يظهر مربع حوار التأكيد للتأكد من أنك تريد حذف العناصر في مجلد Deleted Items بشكل دائم. انقر "نعم".

إذا لم يكن مربع الحوار "تنظيف علبة البريد" مفتوحًا ، فيمكنك أيضًا إفراغ مجلد "العناصر المحذوفة" مباشرةً في حسابك في جزء "البريد". للقيام بذلك ، تأكد أولاً من تنشيط جزء البريد. اضغط على Ctrl + 1 لفتح جزء Mail ، إذا لم يكن كذلك. ثم انقر بزر الماوس الأيمن على مجلد "العناصر المحذوفة" في الحساب الذي تريد ضغطه وحدد "Empty Folder" من القائمة المنبثقة. يظهر مربع حوار التأكيد نفسه في الصورة أعلاه.

الخطوة الثالثة: ضغط حجم بيانات Outlook الخاص بك

الآن بعد حذف العناصر التي لا تريدها وإفراغ مجلد "العناصر المحذوفة" ، حان الوقت لضغط ملف بيانات Outlook الخاص بك. في نافذة Outlook الرئيسية ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" مرة أخرى. ثم ، تأكد من أن شاشة معلومات الحساب نشطة. إذا لم يكن كذلك ، فانقر على "معلومات" في قائمة العناصر الموجودة على اليسار. انقر فوق "إعدادات الحساب" ثم حدد "إعدادات الحساب" من القائمة المنسدلة.

في مربع الحوار "إعدادات الحساب" ، انقر فوق علامة التبويب "ملفات البيانات".

حدد ملف بيانات Outlook الذي تريد ضغطه في القائمة ، ثم انقر فوق "إعدادات".

إذا كان الحساب المحدد حاليًا هو حساب POP3 (ملف .pst) ، فسيظهر مربع الحوار التالي. انقر فوق "ضغط الآن".

وإلا ، إذا كان الحساب المحدد حساب IMAP (ملف .ost) ، فسترى مربع الحوار التالي. انقر فوق "ضغط الآن".

يعرض مربع الحوار التالي أثناء ضغط ملف بيانات Outlook.

عند الانتهاء من عملية الضغط ، يتم إرجاعك إلى مربع الحوار Outlook Data File (أو Outlook Data File Settings). انقر فوق "موافق" أو "إلغاء" لإغلاقه.

انقر فوق "إغلاق" في مربع الحوار "إعدادات الحساب".

ذهب ملف بيانات Outlook الخاص بنا من حوالي 951 ميجابايت إلى حوالي 845 ميجابايت ، لذا عُدنا أكثر من 100 ميغابايت من مساحة القرص. كلما زاد حجم ملف البيانات ، زادت المساحة التي ستحصل عليها على الأرجح.

لا يساعد ضغط ملفات بيانات Outlook على توفير مساحة على القرص فحسب ، بل قد يعمل أيضًا على تحسين أداء Outlook. يمكن لملف بيانات Outlook كبير أن يجعل Outlook يستغرق وقتًا أطول لبدء العمل والعمل معه وإيقافه. لذا ، فإن ضغط ملف بيانات Outlook الخاص بك هو أمر ذكي يجب القيام به.