كيفية استخدام تنظيف علبة البريد لتطهير مجلدات Outlook الخاصة بك من القمامة

Mailbox Cleanup في Outlook عبارة عن مجموعة من الأدوات المصممة للتخلص من النفايات من صندوق البريد الخاص بك. يمكنك استخدامه لمراجعة حجم صندوق البريد الخاص بك ، وتنظيف العناصر تلقائيًا حسب الحجم والتاريخ ، وتنفيذ بعض الوظائف الأخرى. دعونا نذهب من خلالهم ونلقي نظرة.

أولا ، تحتاج إلى فتح الأداة. توجه إلى ملف> أدوات وانقر فوق تنظيف علبة البريد.

هناك بعض الأدوات المتاحة ، وسنبدأ بالنظر في مقدار البيانات في صندوق البريد الخاص بك.

مراجعة حجم صندوق البريد الخاص بك

يتكون صندوق بريد Outlook الخاص بك من مجلدات - صندوق الوارد ، العناصر المرسلة ، الأرشيف ، وهكذا - ومعرفة حجم المجلدات يساعدك على معرفة أين توجد جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. لمعرفة ذلك ، انقر على "عرض حجم صندوق البريد".

هذا يفتح نافذة حجم المجلد ، مما يدل على حجم كل مجلد. بشكل افتراضي ، يتم فتحه في علامة التبويب "بيانات محلية". البيانات المحلية هي البيانات المخزنة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك في ملفات .pst and.ost.

تعرض الأعمدة اسم المجلد وحجمه وحجمه الإجمالي (وهو الحجم بما في ذلك أي مجلدات فرعية). أفضل جزء في هذا العرض هو أنه يعرض لك المجلدات التي قد لا تضعها في الاعتبار عادةً ، مثل التقويم. إذا كان لديك عدة سنوات من طلبات المواعيد والاجتماعات ، فيمكنك بسهولة الحصول على جزء لائق من الكيلوبايت في التقويم والذي يمكنك تنظيفه عن طريق حذف الأحداث القديمة.

إذا كنت تريد رؤية حجم المجلدات على خادم البريد ، فانقر فوق علامة التبويب "بيانات الخادم". في المرة الأولى التي تفتح فيها علامة التبويب هذه ، قد يستغرق ملء البيانات بعض الوقت. ويرجع ذلك إلى أن Outlook يتصل بـ Exchange server ، ويطلب منك البيانات الموجودة على ملفاتك (والتي يتم حسابها بسرعة) ، ثم تنزيل النتائج وعرضها.

في كل مرة تالية تفتح فيها علامة التبويب هذه ، سيكون استرجاع البيانات أسرع كثيرًا ، نظرًا لأن Exchange عليه فقط إجراء تحليل الفرق ، ولا تتغير معظم المجلدات حجمها كثيرًا. بمجرد تحميل علامة التبويب ، سترى أحجام المجلدات على خادم Exchange. قد لا يكون هذا هو نفس حجم علامة التبويب "بيانات محلية" لأن Outlook لا يقوم بالضرورة بتنزيل كافة الرسائل إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

على سبيل المثال ، في علامة التبويب "بيانات محلية" ، يكون إجمالي حجم مجلد الأرشيف 116805 كيلو بايت ، ولكن في علامة التبويب بيانات الخادم ، يكون الحجم الإجمالي 363399 كيلوبايت-فارق 246594 كيلوبايت (265 ميغابايت). هذا الكثير من البريد غير مرئي في البيانات المحلية. ماذا يحدث هنا?

بشكل افتراضي ، يحتفظ Outlook فقط بمبلغ معين من البريد على العميل المحلي الخاص بك للتأكد من عدم احتواء البريد الإلكتروني على مساحة كبيرة جدًا. على أجهزة الكمبيوتر المزودة بقرص ثابت أكبر من 64 جيجابايت (وهو معظمها في الوقت الحاضر) ، سيحتفظ Outlook برسائل البريد الإلكتروني فقط من العام الماضي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. يتم الاحتفاظ برسائل البريد الأقدم على خادم البريد الإلكتروني ، ويمكنك الوصول إليها. يمكنك تنزيل رسائل البريد الأقدم ، وتغيير هذا الإعداد الافتراضي إذا كنت تريد ذلك. ضع في اعتبارك أنه يمكنك تغيير الإعداد الافتراضي بحيث يتم تنزيله أقل البريد أيضًا ، لذلك إذا كنت تكافح من أجل الحصول على مساحة ، فقد ترغب في تغيير الإعداد الافتراضي من سنة إلى 6 أشهر (أو أقل).

(ملاحظة: هذا يؤثر فقط على الحسابات التي تستخدم خادم Microsoft Exchange ، مثل Hotmail و live.com و O365 وبعض حسابات الشركات. إذا كنت تستخدم Outlook لتنزيل البريد من موفري خدمات آخرين مثل Google أو Yahoo ، فسيتم تجاهل هذا الإعداد وجميع يتم تنزيل البريد.)

الآن بعد أن عرفت مقدار البيانات التي تحتويها مجلداتك ، يمكنك تحديد أولويات البيانات التي تقوم بتنظيفها.

البحث عن بريد قديم أو كبير

إذا كان لديك بريد في العديد من المجلدات المختلفة ، يمكنك البحث عبر صندوق البريد الخاص بك بأكمله لكتابة رسائل بريدية أكبر أو أكبر.

هذا مفيد جدًا إذا كنت تريد العثور على رسائل بريد إلكتروني تحتوي على مرفقات كبيرة يمكنك حذفها أو الانتقال من Outlook إلى محرك أقراص ثابتة أو خدمة سحابة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد العثور على جميع رسائل البريد التي يزيد حجمها عن 5 ميغابايت ، فيمكنك تغيير حقل "بحث عن عناصر أكبر من" إلى 5000 كيلوبايت ، ثم النقر فوق الزر "بحث".

تعود لوحة بحث Outlook القياسية إلى قائمة الرسائل التي لا يقل حجمها عن 5 ميغابايت.

هذه النتائج فقط إرجاع رسائل البريد الإلكتروني ، ولكن يمكنك تغيير حقل "نظرة" إلى أي نوع محدد من الملفات إذا كنت ترغب في إرسال شبكة أوسع.

من نتائج البحث ، يمكنك فتح كل رسالة من رسائل البريد الإلكتروني وحذفها أو إزالة المرفقات. لا تنس حفظ المرفقات قبل حذفها أو إزالتها إذا كنت تريد حفظها.

إطلاق سراح الأرشفة التلقائية

يمكنك تعيين معلمات توضعية تلقائية لكل مجلد فردي في Outlook ، وهو شيء قمنا بتغطيته من قبل كجزء من نظرة أوسع على حفظ Outlook بسلاسة. إذا أعددت قواعد الأرشفة التلقائية ، يمكنك إيقاف تشغيلها في "تنظيف علبة البريد" بالنقر فوق الزر "الأرشفة التلقائية".

تتأرجح هذه العملية عبر جميع المجلدات في Outlook وتطبق أي قواعد أرشيف تلقائي أعددتها. إذا لم تقم بإعداد أي شيء ، فقد تشعر بالقلق من أن تضرب هذا الزر عن طريق الصدفة ، ولكن لا تقلق ، فإن القاعدة التلقائية الافتراضية هي عدم القيام بأي شيء.

عرض وتفريغ العناصر المحذوفة

إذا كنت ترغب في "حذف البريد" الخاص بك عن طريق نقلها إلى مجلد "العناصر المحذوفة" وكنت نادراً ما تقوم بإفراغها ، فهذا الخيار مناسب لك.

ملحوظة: يفضل بعض الأشخاص استخدام مجلد "العناصر المحذوفة" كنوع من الأرشفة ، وإلقاء الأشياء فيه وعدم إفراغ المجلد مطلقًا. هذه ليست فكرة جيدة ، لأن هناك العديد من الطرق التي يمكنك بها إفراغ مجلد العناصر المحذوفة بسهولة. بدلاً من ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى الاحتفاظ برسالة ، فقم بإعداد أرشيف!

انقر على "عرض حجم العناصر المحذوفة" لمعرفة مقدار المساحة التي تستهلكها العناصر المحذوفة ، ثم التقط نفسًا عميقًا وانقر على "إفراغ".

سيؤدي هذا إلى حذف كافة العناصر من مجلد "العناصر المحذوفة". إذا كان هذا الأمر يخيفك ، فبكل الوسائل تأخذ لحظة لنقل أي رسائل مهمة إلى أرشيفك أولاً ، ولكن يجب عليك فعلًا إفراغ العناصر المحذوفة بانتظام ليس استخدامه كأرشيف.

عرض وحذف رسائل الصراع

الخيار الأخير في "تنظيف علبة البريد" هو حذف رسائل التعارض. هذه رسائل البريد الإلكتروني التي يعتقد Outlook أنها تتعارض مع بريد إلكتروني موجود لأن لديهم نفس معلومات الرأس. عادةً ما يكون هذا بسبب مشكلات المزامنة المؤقتة مع خادم Exchange ، ويجب أن تكون قادرًا على حذف رسائل البريد الإلكتروني هذه بدون مشكلة. لمعرفة ما إذا كان لديك أي رسائل بريد إلكتروني في مجلد Conflict ، انقر فوق الزر "عرض تضارب الحجم" لرؤية نسخة تمت تصفيتها من نافذة Folder Sizes.

إذا كانت هناك أي رسائل بريد إلكتروني ، فقم بإغلاق إطار "حجم المجلد" ثم انقر فوق الزر "حذف" في نافذة "تنظيف علبة البريد".

هذا هو أداة تنظيف علبة البريد. انها ليست مبهرجة بشكل خاص ، لكنها فعالة ومفيدة.