كيفية استخدام القواعد لإدارة البريد الإلكتروني الخاص بك
إذا كنت من مستخدمي Outlook.com ، فقد تكون مهتمًا بمعرفة أن إعداد القواعد لإدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة يمكن أن يجعل حياتك أبسط بكثير.
ما هي القواعد?
في أبسط أشكالها ، تعتبر قواعد Outlook إجراءات يقوم بها حساب بريدك الإلكتروني تلقائيًا استنادًا إلى الإرشادات التي حددتها. هناك فئتان رئيسيتان من القواعد التي يمكنك إنشاؤها. هذه القواعد التنظيمية والقواعد القائمة على الإخطار. لن تكون هذه القواعد بأثر رجعي ، مما يعني أنها لن تنطبق إلا على الرسائل غير المقروءة.
- تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك - تركز هذه القواعد على حفظ الرسائل وتنظيمها استنادًا إلى المرسلين والكلمات الرئيسية للموضوع والمجلدات في حساب Outlook الخاص بك. هذه مفيدة لوضع رسائل البريد الإلكتروني في المجلدات أو الفئات ذات الصلة.
- Keep current - سترسل لك هذه القواعد إشعارات استنادًا إلى رسائلك الواردة. هذه مفيدة إذا كنت ترغب في الحصول على إشعارات من رسائل البريد الإلكتروني الجديدة إلى الأجهزة المحمولة الخاصة بك.
إنشاء قواعد جديدة في Outlook.com
بمجرد تسجيل الدخول إلى حساب البريد الإلكتروني Outlook.com ، انقر فوق الزر "إعدادات" ، ثم على خيار "إدارة القواعد" لإنشاء قاعدة جديدة.
الآن ، انقر فوق الزر "جديد" لإنشاء القاعدة الأولى. كما ترون ، هناك قسمان رئيسيان. على اليمين ، ستعين شرطًا أو شروطًا متعددة لتحديد رسائل البريد الإلكتروني التي ستنطبق عليها القاعدة الجديدة. الجانب الأيمن هو المكان الذي ستحدد فيه الإجراء الذي سيتخذه Outlook مع رسائلك الإلكترونية.
في هذا المثال ، سنختار اثنين من الشروط التسعة التي يجب أن يتلقاها البريد الإلكتروني ، بالإضافة إلى اثنين من الإجراءات الثمانية.
إجراءات الشرط
سننقر أولاً على رابط الشروط لإضافة شرط ثانٍ. لنفترض أن أي رسائل بريد إلكتروني من "[email protected]" تحتوي على كلمة "apple" في سطر الموضوع يجب إرسالها إلى مجلد يسمى "Apple Emails" ويجب تصنيفها كـ "مهم!"
افعل ذلك عن طريق تعديل القاعدة حتى يبدو المقطعان مثل الصور أدناه.
وأخيرًا ، انقر على "إنشاء القاعدة" واتركها نافذة المفعول. من الآن فصاعدًا ، سيتم تصنيف أي رسائل إلكترونية من [email protected] تشتمل على الكلمة apple in them على أنها هامة ويتم نقلها إلى مجلد "Apple Emails".
إذا كنت تريد تعديل أي من القواعد التي أنشأتها سابقًا ، فكل ما عليك فعله هو النقر على القاعدة وتحريرها في النافذة المنبثقة. لحذف قاعدة ، ما عليك سوى النقر على سلة المهملات الصغيرة بجوار القاعدة.
إنشاء القواعد من رسائل البريد الإلكتروني
لا تعد صفحة "إدارة القواعد" الطريقة الوحيدة لإنشاء قواعد لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. بدلاً من ذلك ، إذا كنت ترغب في إنشاء قاعدة استنادًا إلى رسالة بريد إلكتروني تلقيتها ، فما عليك سوى العثور عليها في البريد الوارد والنقر بزر الماوس الأيمن عليها. بعد ذلك ، حدد الخيار "إنشاء قاعدة".
بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر على البريد الإلكتروني لفتحه وإنشاء قاعدة بتحديد الخيار من "القائمة الموسعة".
بمجرد الانتهاء من ذلك ، سترى نافذة منبثقة كما هو موضح أدناه ، حيث يمكنك تخصيص القاعدة حسب الحاجة.
تنظيم القواعد الخاصة بك
من المهم أن تتذكر أن Outlook.com سيحدد تلقائيًا القواعد التي تحددها وتقوم بتنفيذها بناءً على الترتيب الذي تظهر به في قائمة القواعد الخاصة بك. هذا هو السبب في أنه من المهم تنظيم القواعد الخاصة بك حسب ترتيب أهميتها. ببساطة انقر على السهمين لأعلى ولأسفل بجوار القواعد لوضعها بالترتيب حسب الحاجة.
حدود القاعدة
الآن بعد معرفة كيفية إنشاء القواعد وتنظيمها ، يجب أن تعرف أن هناك بعض القيود على القواعد في Outlook.com Web App. يوجد حد لعدد القواعد التي يمكنك إنشاؤها. لسبب ما ، يتم تخصيص 64 كيلو بايت فقط لقواعد Outlook.com. لا توجد إجابة محددة حول عدد القواعد التي يمكنك إنشاؤها لأن حجم القواعد سيختلف بناءً على طول القاعدة وعدد الشروط والإجراءات التي حددتها. بمجرد وصولك إلى الحد الخاص بك ، سيسمح لك Outlook.com بمعرفة أنه لا يمكنك إنشاء أي قواعد أخرى. هذا هو الوقت الذي ستحتاج فيه إلى دمج القواعد أو حذف القواعد القديمة التي لم تعد هناك حاجة إليها.
بالإضافة إلى الحد المسموح به لعدد القواعد التي يُسمح لك بإنشائها ، إذا كنت تستخدم أيضًا تطبيق سطح مكتب Microsoft Outlook مع القواعد ، فقد تحصل على تحذير من أن قواعدك تتعارض مع تلك الموجودة على تطبيق سطح المكتب. ستحتاج إلى التحقق مرة أخرى للتأكد من أنه يمكنك تعطيل القواعد المتعارضة أو حذفها إذا لزم الأمر.
تهانينا ، أنت الآن تعرف كل شيء تحتاج إلى معرفته حول إنشاء القواعد في Microsoft Outlook Web App ومعالجتها واستخدامها. استمتع بإدارة اتصالاتك الرقمية بسهولة على Outlook.com.
