تعلم كيفية استخدام Excel وحدات الماكرو لأتمتة المهام الشاقة

واحدة من أقوى ، ولكن نادرا ما تستخدم وظائف Excel هو القدرة على إنشاء المهام الآلية والمنطق المخصص بسهولة داخل وحدات الماكرو. توفر وحدات الماكرو طريقة مثالية لتوفير الوقت في مهام متكررة ومتوقعة بالإضافة إلى توحيد تنسيقات المستندات - عدة مرات دون الحاجة إلى كتابة سطر واحد من الكود.

إذا كنت تشعر بالفضول حيال ما هي وحدات الماكرو أو كيفية إنشائها فعليًا ، فلا مشكلة - سنساعدك خلال العملية بالكامل.

ملحوظة: يجب أن تعمل نفس العملية في معظم إصدارات Microsoft Office. قد تبدو لقطات الشاشة مختلفة بعض الشيء.

ما هو الماكرو?

ماكرو Microsoft Office (كما تنطبق هذه الوظيفة على العديد من تطبيقات MS Office) هو ببساطة Visual Basic for Applications (VBA) التعليمات البرمجية المحفوظة داخل مستند. لإجراء مقارنة مماثلة ، فكر في المستند بتنسيق HTML والماكرو مثل جافا سكريبت. وبنفس الطريقة التي تستطيع بها Javascript معالجة HTML على صفحة ويب ، يمكن لماكرو أن يتعامل مع مستند ما.

وحدات الماكرو قوية بشكل لا يصدق ويمكن أن تفعل أي شيء يمكن أن يستحضره خيالك. كقائمة قصيرة جدًا من الوظائف ، يمكنك القيام بذلك باستخدام الماكرو:

• تطبيق النمط والتنسيق.
• التعامل مع البيانات والنص.
• التواصل مع مصادر البيانات (قاعدة بيانات ، ملفات نصية ، إلخ.).
• إنشاء مستندات جديدة تمامًا.
• أي تركيبة ، بأي ترتيب ، لأي مما سبق.

إنشاء ماكرو: تفسير حسب المثال

نبدأ بملف CSV الخاص بحديقة متنوعة. لا يوجد شيء خاص هنا ، فقط مجموعة من 10 × 20 من الأرقام بين 0 و 100 مع كل من رأس الصف والعمدة. هدفنا هو إنتاج ورقة بيانات منسقة بشكل جيد ، بما في ذلك مجاميع الملخص لكل صف.

كما ذكرنا أعلاه ، فإن الماكرو هو رمز VBA ، ولكن أحد الأشياء الجيدة حول Excel هو أنه يمكنك إنشاء / تسجيلها بدون أي ترميز مطلوب - كما سنفعل هنا.

لإنشاء ماكرو ، انتقل إلى عرض> وحدات الماكرو> تسجيل ماكرو.

قم بتعيين اسم ماكرو (بدون مسافات) وانقر فوق موافق.

بمجرد الانتهاء من ذلك, الكل من الإجراءات الخاصة بك يتم تسجيلها - كل تغيير الخلية ، إجراء التمرير ، تغيير حجم النافذة ، سمها ما شئت.

هناك عدة أماكن تشير إلى أن Excel هو وضع التسجيل. أحدها عن طريق عرض قائمة "ماكرو" ولاحظ أن "إيقاف التسجيل" قد حل محل الخيار "تسجيل ماكرو".

والآخر هو في الزاوية اليمنى السفلى. يشير رمز "التوقف" إلى أنه في وضع الماكرو والضغط هنا سيوقف التسجيل (وبالمثل ، عندما لا يكون في وضع التسجيل ، سيكون هذا الرمز هو زر "تسجيل الماكرو" ، والذي يمكنك استخدامه بدلاً من الذهاب إلى قائمة وحدات الماكرو).

الآن بعد أن قمنا بتسجيل الماكرو الخاص بنا ، دعنا نطبق حساباتنا الموجزة. أضف أولاً الرؤوس.

بعد ذلك ، قم بتطبيق الصيغ المناسبة (على التوالي):

• = SUM (B2: K2)
• = AVERAGE (B2: K2)
• = MIN (B2: K2)
• = MAX (B2: K2)
• = MEDIAN (B2: K2)

الآن ، قم بتمييز كل خلايا الحساب وقم بسحب طول جميع صفوف البيانات الخاصة بنا لتطبيق الحسابات على كل صف.

وبمجرد الانتهاء من ذلك ، يجب أن يعرض كل صف الملخصات الخاصة به.

الآن ، نريد الحصول على بيانات تلخيصية للورقة بأكملها ، لذا نطبق بعض الحسابات الأخرى:

على التوالي:

• = SUM (L2: L21)
• = متوسط ​​(B2: K21) *يجب حساب ذلك عبر جميع البيانات لأن متوسط ​​متوسطات الصف لا يساوي بالضرورة متوسط ​​جميع القيم.
• = MIN (N2: N21)
• = MAX (O2: O21)
• = MEDIAN (B2: K21) * محسوبة عبر جميع البيانات لنفس السبب على النحو الوارد أعلاه.

والآن بعد الانتهاء من العمليات الحسابية ، سنطبق الأسلوب والتنسيق. أولاً ، قم بتطبيق تنسيق الأرقام العامة عبر جميع الخلايا عن طريق إجراء تحديد الكل (إما Ctrl + A أو النقر فوق الخلية بين رؤوس الصفوف والأعمدة) وتحديد رمز "نمط الفاصلة" ضمن القائمة الرئيسية.

بعد ذلك ، تطبيق بعض التنسيق المرئي على كل من رؤوس الصفوف والأعمدة:

• بالخط العريض.
• مركز.
• لون تعبئة الخلفية.

وأخيرًا ، قم بتطبيق نمط ما على الإجماليات.

عند الانتهاء من كل شيء ، هذا ما تبدو عليه ورقة البيانات لدينا:

بما أننا راضون عن النتائج ، أوقف تسجيل الماكرو.

تهانينا - لقد قمت للتو بإنشاء ماكرو Excel.

لكي نستخدم الماكرو الذي تم تسجيله حديثًا ، يجب علينا حفظ مصنف Excel الخاص بنا بتنسيق ملف ممكّن للماكرو. ومع ذلك ، قبل القيام بذلك ، نحتاج أولاً إلى مسح جميع البيانات الموجودة بحيث لا يتم تضمينها في القالب (الفكرة هي في كل مرة نستخدم فيها هذا القالب ، وسوف نستورد البيانات الأكثر حداثة).

للقيام بذلك ، حدد جميع الخلايا وحذفها.

مع مسح البيانات الآن (ولكن لا تزال وحدات الماكرو مضمّنة في ملف Excel) ، نريد حفظ الملف كملف قالب تمكّن الماكرو (XLTM). من المهم ملاحظة أنه إذا قمت بحفظ هذا كملف قالب قياسي (XLTX) ، فستقوم وحدات الماكرو ليس تكون قادرة على أن تدار من ذلك. بشكل بديل ، يمكنك حفظ الملف كملف قالب قديم (XLT) ، والذي سيسمح بتشغيل وحدات الماكرو.

بمجرد حفظ الملف كقالب ، امضي وإغلاق Excel.

باستخدام ماكرو Excel

قبل تغطية كيفية تطبيق هذا الماكرو المسجل حديثًا ، من المهم تغطية بعض النقاط حول وحدات الماكرو بشكل عام:

• يمكن أن تكون وحدات الماكرو ضارة.
• انظر النقطة أعلاه.

رمز VBA بالفعل قوية جداً ويمكن معالجة الملفات خارج نطاق المستند الحالي. على سبيل المثال ، قد يقوم ماكرو بتغيير أو حذف ملفات عشوائية في مجلد "المستندات". على هذا النحو ، من المهم التأكد من أنك فقط تشغيل وحدات الماكرو من مصادر موثوقة.

لوضع ماكرو تنسيق البيانات الخاص بنا لاستخدام ، افتح ملف قالب Excel الذي تم إنشاؤه أعلاه. عند القيام بذلك ، بافتراض أن لديك إعدادات أمان قياسية ممكّنة ، سترى تحذيراً أعلى المصنف الذي ينص على تعطيل وحدات الماكرو. لأننا نثق في الماكرو الذي أنشأناه بأنفسنا ، انقر فوق الزر "تمكين المحتوى".

بعد ذلك ، سنقوم باستيراد أحدث مجموعة بيانات من CSV (هذا هو المصدر ورقة العمل المستخدمة لإنشاء الماكرو لدينا).

لإكمال عملية استيراد ملف CSV ، قد يتعين عليك تعيين بعض الخيارات لكي يقوم Excel بترجمتها بشكل صحيح (على سبيل المثال ، محدد ، رؤوس موجودة ، إلخ.).

بمجرد استيراد البيانات الخاصة بنا ، ما عليك سوى الانتقال إلى قائمة وحدات الماكرو (تحت علامة التبويب عرض) وحدد عرض وحدات الماكرو.

في مربع الحوار الناتج ، نرى الماكرو "FormatData" الذي سجلناه أعلاه. حدده وانقر فوق تشغيل.

بمجرد تشغيل ، قد ترى المؤشر يقفز لبضع لحظات ، ولكن كما هو سترى البيانات التي يتم التلاعب بها بالضبط كما سجلناها. عندما يتم قول وفعل كل شيء ، يجب أن يكون مثلنا الأصلي - باستثناء البيانات المختلفة.

تبحث تحت غطاء محرك السيارة: ما الذي يجعل ماكرو العمل

كما ذكرنا عدة مرات ، يتم دفع ماكرو بواسطة Visual Basic لرمز Applications (VBA). عندما تقوم "بتسجيل" ماكرو ، فإن Excel يقوم فعليًا بترجمة كل ما تفعله إلى تعليمات VBA الخاصة به. بكل بساطة - ليس عليك كتابة أي كود لأن Excel يقوم بكتابة الكود لك.

لعرض التعليمة البرمجية التي تعمل على تشغيل الماكرو ، من مربع الحوار وحدات الماكرو ، انقر فوق الزر تحرير.

تعرض النافذة التي تفتح الرمز المصدر الذي تم تسجيله من إجراءاتنا عند إنشاء الماكرو. بالطبع ، يمكنك تحرير هذا الرمز أو إنشاء وحدات ماكرو جديدة بالكامل داخل إطار التعليمات البرمجية. على الرغم من أن إجراء التسجيل المستخدم في هذه المقالة من المحتمل أن يلائم معظم الاحتياجات ، إلا أن المزيد من الإجراءات المخصصة للغاية أو الإجراءات الشرطية تتطلب منك تحرير شفرة المصدر.

أخذ مثالنا خطوة واحدة أبعد ...

بشكل افتراضي ، نفترض أن ملف البيانات المصدر ، data.csv ، يتم إنتاجه بواسطة عملية تلقائية تحفظ الملف دائمًا إلى الموقع نفسه (على سبيل المثال ، C: \ Data \ data.csv هي دائمًا أحدث البيانات). يمكن بسهولة فتح عملية فتح هذا الملف واستيراده إلى ماكرو:

1. افتح ملف قالب Excel الذي يحتوي على الماكرو "FormatData" الخاص بنا.
2. تسجيل ماكرو جديد يسمى "LoadData".
3. باستخدام تسجيل الماكرو ، قم باستيراد ملف البيانات كما تفعل عادة.
4. بمجرد استيراد البيانات ، قم بإيقاف تسجيل الماكرو.
5. حذف جميع بيانات الخلية (حدد الكل ثم احذف).
6. حفظ القالب المحدث (تذكر استخدام تنسيق قالب ممكّن للماكرو).

وبمجرد الانتهاء من ذلك ، فحينما يتم فتح القالب ، سيكون هناك نوعان من وحدات الماكرو - أحدهما يقوم بتحميل بياناتنا والآخر الذي يقوم بتنسيقها.

إذا كنت تريد حقاً أن تجعل يديك متسخين قليلاً من تحرير التعليمة البرمجية ، فيمكنك بسهولة دمج هذه الإجراءات في ماكرو واحد عن طريق نسخ الكود الناتج من "LoadData" وإدراجه في بداية التعليمة البرمجية من "FormatData".

قم بتنزيل هذا القالب

لراحتك ، قمنا بتضمين كل من قالب Excel الذي تم إنتاجه في هذه المقالة بالإضافة إلى نموذج ملف بيانات لتلعب به.

تنزيل Excel Macro Template من How-To Geek