دليل المبتدئين إلى Microsoft Outlook 2013
كثير منا يتوق إلى التنظيم والإنتاجية. إذا كنت تستخدم Microsoft Office بالفعل ، فلديك بالفعل الأداة المثلى لإشباع هذا التوق: Outlook 2013.
يعتبر Outlook أمرًا حيويًا في العديد من المؤسسات ، وليس لمهارات البريد الإلكتروني الواضحة فحسب ، بل أيضًا في التقويم والمهام ومواهب جهات الاتصال أيضًا. يمكن لشركة نموذجية توصيل Outlook بخادم Exchange ، ويمكن للجميع مشاركة نفس دفتر العناوين والتقاويم ، مما يجعله أداة رائعة للتعاون على مستوى المؤسسة.
للأسف ، لا يملك معظم الأشخاص خادم Exchange في منزلهم وربما لا يعرفون حتى ما هو. ولكن ، هذا أمر جيد ، يعمل Outlook أيضًا على جهاز الكمبيوتر المنزلي ، وسيستمر في توفير جميع الميزات التي تجعله أداة إنتاجية قوية: البريد الإلكتروني ، والمهام ، والمواعيد ، وكتب العناوين ، وأكثر من ذلك بكثير!
العمل مع Outlook - A Tiny Primer
لن يبهرك Outlook عند فتحه لأول مرة. لجميع المقاصد والأغراض ، إنه تطبيق آخر في النظام البيئي لـ Microsoft Office وعلى هذا النحو ، سيكون لديه عدد غير قليل من العناصر المألوفة.
على عكس تطبيقات Office الشائعة الأخرى ، فإن Outlook يعتمد بشكل كبير على وظائفه المختلفة - Word هو في المقام الأول لإنشاء مستندات نصية ، Excel هو كل شيء عن جداول البيانات ، PowerPoint يقدم عروضا - ولكن Outlook هو تطبيق العديد من القبعات.
طريقة العرض الافتراضية في Outlook هي علبة الوارد ، على طول الجزء العلوي هي "الشريط" ، المخفي في طريقة العرض هذه لتوفير مساحة الشاشة.
أحبهم أو أكرههم ، أشرطة في كل مكان في جميع أنحاء المكتب. لسنا بحاجة إلى قضاء المزيد من الوقت في النظر إلى المزايا النسبية لوجودهم ، ومن الواضح أنهم هنا للبقاء. ومع ذلك ، تذكر دائمًا أنك إذا أردت إخفاء الشريط أو إظهاره بسرعة ، فاستخدم فقط CTRL + F1.
إذا قمت بالنقر فوق أي من وظائف القائمة في الجزء العلوي ، فيظهر الشريط ويمكنك اختيار الوظائف والأدوات. إذا كنت تريد أن يستمر الشريط ، فيمكنك استخدام "CTRL + F1" أو النقر على رمز دبوس التثبيت الصغير في الزاوية السفلية اليسرى.
تتغير علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" على "الشريط" بحسب السياق استنادًا إلى الوضع الذي تتواجد به. في لقطة الشاشة أعلاه ، نرى خياراتنا الخاصة بالبريد.
أدناه ، تغيرت علامة التبويب الصفحة الرئيسية لتعكس خيارات التقويم. ملاحظة ، يتم تثبيت الشريط بحيث يتم تغيير دبوس الدفع إلى سهم في حالة ما إذا كنت تريد طيه مرة أخرى (أو استخدم "CTRL + F1").
علامات تبويب الشرائط المتبقية - إرسال / تلقي ، مجلد ، عرض ، وبالطبع ملف - كلها متسقة إلى حد كبير مع أي وضع كنت في. سنلقي نظرة فاحصة على كل منهم في القسم التالي.
لنلق نظرة سريعة على كيفية التنقل بين الأوضاع وتغيير طريقة العرض. على طول الحافة اليسرى ، سترى جزء المجلدات. في الجزء السفلي من هذا الجزء هي اختصارات لأوضاع Outlook. في هذا المثال ، سترى رموزًا للبريد الوارد والتقويم والأشخاص والمهام وما إلى ذلك.
إذا قمت بالنقر فوق السهم الموجود أعلى جزء التنقل ، فستقوم بتوسيع الجزء الذي سيعرض شجرة المجلدات الخاصة بحساب البريد الإلكتروني الخاص بك.
وبالمثل ، إذا قمت بالتبديل إلى وضع التقويم ، فستشاهد العرض القابل للتطبيق في جزء المجلدات.
انقر على النقاط الثلاث للوصول إلى المزيد من أوضاع Outlook ، مثل اختصارات Notes و Folders و Outlook. اختر "خيارات التنقل" ، ويمكنك تغيير الترتيب الذي تظهر به عناصر التنقل.
سيؤدي تشغيل "التنقل المدمج" إلى جذب المستخدمين الذين لديهم شاشات عرض أكبر حجماً. يمكنك أيضًا زيادة أو تقليل عدد العناصر التي تظهر وترتيب ظهورها.
إرسال استقبال
يتم توجيه علامة التبويب "إرسال / تلقي" بشكل خاص نحو وظائف Inbox ولكنها ستظهر في الأوضاع الأخرى (التقويم والمهام وغيرها) أيضًا ، على الرغم من أنها لن تتمتع بنفس الوظائف.
على سبيل المثال ، هنا نرى علامة التبويب "إرسال / تلقي" للتقويم ، والتي تتجنب قسم الخادم.
استنادًا إلى نوع بروتوكول البريد الذي تستخدمه (في لقطة الشاشة الأولى ، نعمل مع حساب IMAP) ، قد تكون لديك القدرة على تنزيل الرؤوس فقط ، أو تحديد / إلغاء تحديد الرسائل لتنزيلها ، إلخ..
وبالتالي ، تعتمد خيارات الإرسال / التلقي على كيفية إعداد حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك ، ولكن باختصار طويلة: نوصي بشدة باستخدام IMAP.
مجلد
وعموما ، فإن علامة التبويب المجلد تكون متسقة إلى حد ما عبر جميع الأوضاع ، مع الاستثناء الملحوظ للتقويم. في ما يلي ، سترى علامة التبويب مجلد الوارد ، والتي تتيح لك إجراء جميع أنواع إدارة المجلدات (إذا كنت لا تستخدم حساب IMAP ، فلن ترى علامة التبويب IMAP).
يعتبر الزر "إعدادات الأرشفة التلقائية" مربكًا بعض الشيء نظرًا لأنه لا يؤثر في كيفية قيام البريد الوارد تلقائيًا بسرد البريد القديم تلقائيًا. إذا كنت ترغب في الحفاظ على حجم البريد الخاص بك صغيرًا وسهل إدارته ، فستحتاج إلى فتح الخيارات والالتحاق بإعداد الأرشفة التلقائية هناك. افتح الخيارات وحدد الفئة "متقدم".
بمجرد تحديد موقع الخيار "الأرشفة التلقائية" ، انقر فوق الزر "إعدادات الأرشفة التلقائية ..." لفتح مربع حوار أكثر فائدة بكثير من الذي يتم إعطاؤه من الشريط.
كما ذكرنا ، فإن معظم علامات تبويب المجلدات متوافقة إلى حد كبير في جميع أنحاء Outlook ، باستثناء التقويم ، الذي يلبي الوظائف المحددة للتقويم. على سبيل المثال ، لا تقوم بنسخ المجلدات أو نقلها ، بل تقوم بنسخ التقاويم أو نقلها ، وهكذا.
بالنسبة للجزء الأكبر ، ستفعل الكثير من إدارة المجلدات فيما يتعلق بعلبة الوارد الخاصة بك لأن من الواضح أن البريد الإلكتروني يمكن أن يصبح سريعًا وسريعًا إذا لم يكن لديك بنية وتنظيم جيد للمجلدات.
رأي
تحتوي خيارات العرض على الوظائف الأساسية التالية. هذه هي علامة التبويب "عرض" كما تظهر من علبة الوارد.
لاحظ زر "تذكير النافذة" ، والذي يمكنك فتحه في أي وقت للتحقق من التذكيرات ، مثل إذا فاتتك واحدًا آخر أو تم رفضه بطريقة أخرى. إذا تلقيت أي تذكيرات ، فيمكنك اختيار رفض كل منها ، أو النقر على زر الغفوة ، أو تجاهل كل شيء دفعة واحدة.
تختلف علامات التبويب "عرض" الأخرى وفقًا للطريقة. ينسب ما يلي إلى التقويم ، مما يضيف القدرة على تغيير العرض الحالي والترتيب واللون والتخطيط. مرة أخرى ، يقوم قسم النسق بالكثير من الأشياء نفسها عبر Outlook ، ولكن من المهم ملاحظة أنها ليست عامة ، لذا لن يتم تكرار ما تقوم بتمكينه في أوضاع المهام أو التقويم أو البريد الإلكتروني طوال التطبيق بأكمله.
من المهم أيضًا الانتباه إلى قسم الترتيبات. في ما يلي الشكل الذي يظهر به قسم Arrangement في وضع "المهام". لاحظ كيف يمكنك فرز وتغيير طريقة عرض المهام للحصول على أقصى تأثير.
سيسمح لك استخدام علامة التبويب "عرض" وفقًا لتفضيلاتك بتقطيع المعلومات وتصنيفها بسرعة كلما زادت وتراكمت بمرور الوقت. لن يبقى التقويم الخاص بك فارغًا ، وستتضاعف مهامك ، وتتراكم البريد ، وبالتالي فإن استخدام الترتيبات والتخطيطات المختلفة يمكن أن يساعدك في أن تكون أكثر إنتاجية بدلاً من الإطراء الأعمى.
شرائط وظيفية
دعونا الآن نناقش كيف تتغير خياراتك من وظيفة إلى وظيفة. إليك كل ما تحتاج إليه لتسجيل رسالة بريد إلكتروني أساسية ، وإضافة مرفقات ، وعلامات ، وتنسيق نصك. لا يوجد شيء أكثر تعقيدًا ويجب أن تتمكن من إنتاج رسالة بريد إلكتروني مذهلة.
قارن ذلك بشريط المهام ، الذي يمكن الوصول إليه عن طريق بدء مهمة أو فتحها. نتوقف لحظة لملاحظة مدى اختلافها عن شريط الرسائل.
قارن ذلك بعلامة التبويب Insert. تعد علامة التبويب إدراج ثابتة خلال Outlook ، وستكون قادرًا على التأثير على محتوى رسالتك ومهمتك وحدث التقويم وما إلى ذلك باستخدام نفس الخيارات والوظائف.
تضيف رسائل البريد الإلكتروني علامة التبويب "خيارات" ، التي تحتوي على عدد غير قليل من الميزات المفيدة. أبعد من الموضوعات ، التي قد تكون مفيدة أو غير مفيدة بالنسبة لك ، هناك الخيار BCC (نسخة كربونية مخفية ، عندما تريد إخفاء المستلمين من عنوان البريد الإلكتروني) ووظائف التتبع. بشكل عام ، لا يوجد شيء مهم للغاية ، ولكن إذا احتجت في أي وقت إلى طلب تسليم أو قراءة إيصال ، فإن علامة التبويب "خيارات" هي المكان المناسب للذهاب.
علامة التبويب "تنسيق النص" هي نفسها بغض النظر عن الوظيفة التي تشترك فيها ، وليس هناك الكثير مما يمكن الحديث عنه. تحتوي علامة التبويب هذه على تشابه لافت للنظر مع وظائف التنسيق الموجودة في Word ، لذلك إذا كنت تستخدم Word لكتابة المستندات وتنسيقها ، فمن المحتمل أن تكون عناصر التحكم هذه مألوفة لك.
وأخيرًا ، تكون علامة التبويب "المراجعة" هي علامة التبويب "فقط في حالة". يمكنك استخدام أدوات التدقيق الخاصة بعلامة التبويب هذه للتحقق من الإملاء والنحو وإيجاد كلمة أفضل ومعرفة عدد الكلمات في البريد الإلكتروني / المهمة / الاجتماع.
علامة التبويب "المراجعة" هي نفسها عبر تطبيق Outlook. لاحظ أيضًا أنه يحتوي على وظائف اللغة ، وهنا يمكنك تعيين تفضيلات اللغة الخاصة بك وتفضيلات التدقيق. يمكنك أيضًا ترجمة عناصر مثل ما إذا كنت تتوافق مع شريك أجنبي أو يرسل أحد الأشخاص جزءًا من النص بلغة أخرى.
هذا إلى حد كبير لمزيد من الوظائف في Outlook. من الواضح أننا تجاوزنا الكثير من التفاصيل ، ولكننا نشعر أنه بمجرد فهم طبيعة نظام الشريط. عندما تريد استخدام وظيفة ، فأنت تعرف مكان البحث عنها.
إعداد حساب البريد الإلكتروني الخاص بك تلقائيا وبشكل يدوي
دعونا نناقش بإيجاز إعداد حساب بريد إلكتروني تلقائيًا ويدوي. عند بدء تشغيل Outlook لأول مرة ، سيحدث خطأً في إعداد حساب.
لديك خيار ، يمكنك تعيين Outlook على الفور باستخدام حساب بريد إلكتروني ، أو يمكنك تخطي هذا الجزء وإضافة حساب لاحقًا.
إذا اخترت "لا" ، فستظهر رسالة تحذير تخبرك بشكل أساسي أن Outlook أعرج بدون حساب بريد إلكتروني واحد على الأقل. بالطبع ، لا يزال بإمكانك استخدامه لتتبع المهام والملاحظات والاحتفاظ بالتقويم وأشياء أخرى ، ولكن Outlook هو بالفعل تجربة تتمحور حول البريد الإلكتروني.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، سنقوم بإعداد Outlook مع حساب بريد إلكتروني. يمكنك في البداية محاولة القيام بذلك تلقائيًا ، حيث ستقوم بإدخال بعض المعلومات العاجلة عن حسابك وسيحاول التطبيق اكتشاف الإعدادات تلقائيًا.
في بعض الأحيان هذا يعمل ، وهو أمر لا يفعل. إذا حدث ذلك ، فستفوز ، ويمكنك الانتقال إلى القسم التالي. إذا لم يكن الأمر كذلك أو كنت تعرف أنك تحتاج إلى إعداد نوع خادم إضافي ، فاختر خيار "الإعداد اليدوي" وانقر على "التالي" للمتابعة.
من أجل المنفعة ، سنقوم بإعداد حساب موجود مسبقًا باستخدام الطريقة التلقائية. سنقوم بوصف الأساليب اليدوية في بعض الشيء. إذا كنت تحتاج إلى إعداد حساب يدويًا ، فنقترح عليك تخطي ذلك القسم. في غضون ذلك ، استخدمنا ببساطة حساب Outlook.com ، وقدمنا كلمة المرور الخاصة بنا ، وترى النتيجة أدناه.
يعد استخدام Outlook.com طريقة سهلة ، إذا كنت تريد إعداد بريد غير تابع لشركة Microsoft ، فربما تحتاج إلى تكوينه يدويًا. إذا كنت لا تعرف كيفية القيام بذلك ، فنوصيك بالبحث عن كيفية إعداد Outlook باستخدام البريد الإلكتروني الخاص بك.
ومع ذلك ، في مثالنا السهل ، ننقر على "إنهاء" ، ثم يفتح Outlook إلى صندوق البريد الوارد اللامع والجديد.
إعداد حساب يدوي
الآن بعد أن حصلت على فهم جيد إلى حد ما في ميزات Outlook الأساسية ، دعنا نرجع ونناقش كيفية إعداد المزيد من حسابات البريد الإلكتروني. هناك فرصة جيدة لك مثل العديد من الأشخاص الآخرين ولديك حسابين بريد إلكتروني أو أكثر. لحسن الحظ ، يمكنك إعداد Outlook للعمل مع العديد من حسابات البريد الإلكتروني المختلفة بما في ذلك POP و IMAP ، ويمكنك الحصول على أكبر عدد ممكن من الحسابات التي يمكنك التعامل معها شخصيًا.
POP و IMAP?
إذن ماذا نعني الحديث عن POP و IMAP?
كان بروتوكول POP أو Post Office Protocol موجودًا إلى الأبد ، وإذا كنت قد استخدمت عميل البريد الإلكتروني من أي وقت مضى للاتصال بالبريد الإلكتروني الذي يوفره مزود خدمة الإنترنت ، أو جلب البريد الخاص بك من خدمة بريد الويب ، فربما تكون متصلاً باستخدام بروتوكول POP. POP رائع لتنزيل رسائلك.
إذا قمت بإعداد حسابك للعمل مع IMAP ، فسيقوم Outlook بنسخ بنية المجلد عبر الإنترنت وسيقوم عادةً بمزامنة البريد الإلكتروني لبضعة أسابيع في كل مرة. لن تتم إزالة بريدك الإلكتروني من الخادم ، ويمكنك ببساطة تنزيل رؤوس الرسائل فقط ، وهو أمر رائع إذا كان لديك 1000 رسالة في مجلداتك.
إذاً لديك POP ، وهو قديم وشيء مثل أخذ المنجل إلى البريد الإلكتروني الخاص بك ، ومن ثم هناك IMAP ، وهو أكثر دقة وحداثة وأكثر ملاءمة إذا كنت ترغب في الحفاظ على نفس البريد الوارد على الإنترنت وكغير متصل.
كما قلنا ، نعتقد أن IMAP هي الطريقة الأكثر تقدمًا.
إضافة وإدارة حسابات البريد الإلكتروني المتعددة
تعد إضافة حسابات بريد إلكتروني متعددة وإدارتها في Outlook أمرًا بسيطًا للغاية. إذا كنت ترغب في إضافة حساب بريد إلكتروني جديد ، فانقر فوق علامة التبويب "ملف" على الشريط ، ثم انقر فوق "إضافة حساب". ستظهر شاشة إعداد الحساب التلقائي. إذا كنت تريد (أو تحتاج) إعداد حسابك يدويًا ، فاختر "إعداد يدوي" وانقر فوق "التالي".
كما ذكرنا سابقًا ، من المرجح أن يكون اختيارك بين أنواع الحسابات هو بروتوكول POP أو IMAP ، وإعداد حسابك كواحد أو آخر سيتم تفصيله عادة بواسطة مزود البريد الإلكتروني. بعبارة أخرى ، إذا كنت تستخدم Gmail أو Yahoo !، أو حتى البريد الإلكتروني الذي يوفره لك مزود خدمة الإنترنت ، فيجب عليك استشارته أو الإنترنت للحصول على إرشادات وإعدادات محددة ستحتاج إلى استخدامها مع Outlook.
من ناحية أخرى ، إذا كنت تستخدم Outlook.com أو خدمة أخرى من نوع Exchange ActiveSync ، فستكون المعلومات بسيطة جدًا.
بمجرد إضافة حساباتك ، إذا كنت تريد إدارتها من قبل ، يمكنك اختيار الحساب الذي تريد التعامل معه من خلال محدد القائمة المنسدلة في أعلى صفحة معلومات الحساب الموجودة في علامة التبويب ملف.
انقر على "إعدادات الحساب" و "إعدادات الحساب" مرة أخرى. من النافذة الناتجة ، يمكنك إنشاء حساب جديد ، وإصلاح حساب حالي ، وإزالته ، وتعيينه كإعداد افتراضي (إذا كان لديك أكثر من حساب) ، وبطبيعة الحال ، قم بتغيير أي إعدادات إذا لزم الأمر.
هنا نرى إعدادات حساب Outlook.com. لا يوجد الكثير مما يمكننا فعله ، على الرغم من أنه إذا قمت بتغيير كلمة المرور مؤخرًا ، يمكنك إصلاح ذلك بسرعة.
فيما يلي إعداد IMAP ، والذي تمت تهيئته يدويًا وفقًا للإعدادات التي توفرها Google.
مهلاً ، هناك الكثير مما يجري هناك ، وعلينا حتى الحفر في "المزيد من الإعدادات ..." للتلاعب بمنافذ الخادم.
تذكر ، ما عليك سوى القيام بهذا النوع من الأشياء مرة واحدة ، ثم نسيانها. ما لم تقم بتغيير كلمة المرور في وقت لاحق ، أو تريد إضافة / إزالة حساب ، فإن عملك مع إعدادات حساب البريد الإلكتروني قد انتهى بالفعل.
إذا كنت تريد معرفة المزيد حول إضافة حسابات IMAP في Gmail إلى Outlook ، فلدينا دليل بسيط مفيد يساعدك في ذلك.
جاهز ، معيّن ، بريد إلكتروني!
على الرغم من أنك قد تكون راضيًا باستخدام Gmail فقط أو فقط Yahoo! البريد للاستخدام اليومي ، إذا كنت تستخدم العديد من حسابات البريد الإلكتروني ، مثل حساب شخصي ، و / أو محترف ، و / أو حساب عمل ، فإن امتلاك عميل بريد مثل Outlook يمكنه إلغاء التبديل بين الحسابات ، أو توصيل المواعيد في التقويم الخاص بك ، أو إدارة المهام.
إنه حل حقيقي وقابل للحياة ، والإنتاجية الشاملة ، ويمنح تركيز مايكروسوفت المتجدد على مجموعة Office ، ويظل جزءًا مهمًا من العديد من إجراءات المستخدم اليومية..
بمجرد إعداد حسابات البريد الإلكتروني الخاصة بك وجاهزًا لها ، يمكنك البدء في استخدام Outlook واستكشاف جميع وظائفه. من المرجح أن تجد أنه سهل الاستخدام ، وهناك الكثير من الأشياء التي يمكن أن تساعدك في إرشادك إلى كيفية البحث عن المقالات السابقة ، أو ببساطة عن طريق الاستفسار في منتدى المناقشة الخاص بنا.
