نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى مجلدات في Outlook باستخدام القواعد

في هذا المنشور ، سنلقي نظرة على كيفية إدارة بريد Outlook الإلكتروني بشكل أفضل من خلال نقل البريد الوارد تلقائيًا إلى مجلدات منفصلة. إذا تلقيت الكثير من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، فهذا يمكن أن يوفر الكثير من الوقت.

بدلاً من الاضطرار إلى قضاء ساعة واحدة في الأسبوع في نقل رسائل البريد الإلكتروني من علبة الوارد إلى مجلداتك المصنفة ، ستساعد قواعد البريد الإلكتروني في أتمتة مؤسسة البريد الوارد. هذا مشابه جدًا لاستخدام التصنيفات والفلاتر في Gmail.

قد تبدو قواعد البريد الإلكتروني معقدة ويمكن أن تكون كذلك إذا كنت تريد حقًا إجراء بعض الفرز المعقدة ، ولكن إذا كنت تريد ببساطة نقل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إلى مجلد "العمل" تلقائيًا ، فسيكون ذلك بمثابة كعكة.

لكي تكون القواعد مفيدة ، يجب أولاً إنشاء بعض المجلدات الموجودة أسفل علبة الوارد لتصنيف بريدك الإلكتروني ، مثل المشاريع والعمل والأسرة وما إلى ذلك..

يمكنك إنشاء مجلدات بالنقر بزر الماوس الأيمن فوق صندوق الوارد أو أي مجلد واختيار ملف جديد. يعمل الإجراء التالي في Outlook 2010 و 2013 و 2016 و 2019 و Office 365.

إعداد قواعد Outlook

الآن للبدء ، افتح Outlook ، انقر فوق ملف علامة التبويب وسترى إدارة القواعد والتنبيهات زر نحو أسفل.

ستظهر النافذة الرئيسية للتنبيهات والقواعد ، وقد ترى افتراضيًا قاعدة واحدة تم إنشاؤها بالفعل وفقًا لإصدار Outlook الخاص بك.

من هنا سوف تنقر فوق قانون جديد الزر للبدء في أول قاعدة بريد إلكتروني في Outlook. سيظهر مربع الحوار "معالج القواعد" وسيظهر لك بعض قوالب القواعد الشائعة.

هذه هي الأكثر شيوعا وربما كل ما تحتاجه من أي وقت مضى. القاعدة الأكثر شيوعا هي أول واحدة مدرجة ، "نقل الرسائل من شخص ما إلى مجلد". المضي قدما وتحديده ، ثم انقر فوق التالى.

ستلاحظ أن مربع القائمة السفلي المسمى "الخطوة 2:" يظل في أسفله مع بعض النص المسطر. في الواقع ، كل ما عليك القيام به لإعداد القاعدة هو النقر على الروابط التشعبية ل الناس أو المجموعة العامة و محدد لاختيار عنوان البريد الإلكتروني والمكان الذي تريد أن تذهب إليه تلك الرسائل الإلكترونية.

ثم يمكنك النقر فوق إنهاء وانت انتهيت. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في جعل القاعدة أكثر تعقيدًا ، ثم النقر فوق التالى سيمنحك خيارات أكثر بكثير:

أثناء التحقق من ظروف مختلفة في مربع القائمة العلوية ، سيتم ملء وصف القاعدة الموجود في الأسفل بمزيد من الارتباطات التشعبية. يمكنك أيضًا إنشاء قواعد تبحث عن كلمات محددة في نص البريد الإلكتروني ثم تنفيذ إجراءات على رسائل البريد الإلكتروني هذه.

مهمتك التالية هي النقر فوق كل رابط تشعبي واختيار القيم المرتبطة مثل عناوين البريد الإلكتروني والمجلدات ، إلخ. في المثال أعلاه ، سترغب في النقر فوق الناس أو المجموعة العامة واختر عنوان البريد الإلكتروني.

ثم انقر على الكلمة محدد وتصفح للوصول إلى المجلد الذي ترغب في نقل البريد الإلكتروني إليه أو النقر فوقه الجديد وسيتم إنشاء مجلد جديد تحت المجلد المميز حاليًا.

سترى الآن الجزء السفلي محدثًا بالقيم الفعلية لقاعدتك.

عند النقر فوق "التالي" ، يمكنك تعيين المزيد من الإجراءات للقاعدة. يمكنك عادة ترك هذا بمفرده إذا كانت قاعدة بسيطة ، ولكن إذا كنت تريد أيضًا تنفيذ إجراءات أخرى مثل تشغيل الصوت ، وإعادة توجيه البريد الإلكتروني ، وإنشاء نسخة منه ، وطباعة البريد الإلكتروني ، وبدء تشغيل برنامج آخر ، وتشغيل برنامج نصي ، إلخ. ، ثم يمكنك القيام بكل ذلك على هذه الشاشة.

انقر التالى عند الانتهاء وسيتم نقلك إلى استثناءات الحوار ، حيث يمكنك اختيار الشروط التي لن ترغب في معالجة هذه القاعدة لها. ما لم يكن لديك بعض الحالات الفريدة ، يمكنك تركها فارغة ، وهذا هو الوضع الافتراضي.

انقر فوق "التالي" ووصلنا أخيرًا إلى نهاية معالج القواعد! امنح القاعدة اسمًا مثل "Move Friends Email" حتى تعرف ما الذي تفعله عندما تنظر إليه لاحقًا.

ثم إذا كان لديك بالفعل رسائل بريد إلكتروني في علبة الوارد الخاصة بك والتي تتطابق مع القاعدة الجديدة ، فحدد المربع "قم بتشغيل هذه القاعدة على الرسائل الموجودة بالفعل في علبة الوارد". يمكنك ترك كل شيء آخر كإعداد افتراضي والنقر إنهاء!

يمكنك الآن إنشاء قواعد للأشخاص ، والنشرات الإخبارية ، وبيانات البطاقات المصرفية / الائتمانية وأي شيء آخر يمكنك التفكير فيه لبدء إدارة بريد Outlook الإلكتروني بكفاءة أكبر! استمتع!