كيفية إنشاء رسائل نموذجية في كلمة
في بعض الأحيان قد ترغب في إنشاء خطاب سترسله إلى العديد من الأشخاص المختلفين ، لكنك ترغب في أن تكون أجزاء معينة منه مخصصة لكل مرسل إليه: أجزاء مثل الترحيب والاسم والعنوان وما إلى ذلك. في Word لغة ، وهذا يعني أنه يجب عليك إنشاء رسالة نموذجية ، والتي من السهل حقا القيام به.
قبل البدء في استخدام رسائل نموذجية ، يجب أن تتأكد من أن لديك قاعدة بيانات تم إعدادها بالفعل مع جميع الحقول التي تريد تضمينها. يمكن أن تكون قاعدة البيانات بسيطة مثل جدول بيانات Excel مع أعمدة للاسم الأول والاسم الأخير والعنوان ، إلخ.
يمكن لـ Word استيراد البيانات من مستندات Excel و Access والنص. إذا لم يكن لديك بالفعل إعداد قاعدة بيانات ، فيمكنك دائمًا إنشاؤه داخل Word ، والذي سأريك كيفية القيام به.
إنشاء رسائل نموذجية في Word
للبدء ، قم بإنشاء مستند يحتوي على النص القياسي فيه مثل مثال عيد الميلاد أدناه:
لاحظ كيف أنه لا يحتوي على أي تحية أو عنوان أو ما إلى ذلك ، حيث ستتم إضافة جميعها لاحقًا كحقول في خطابنا النموذجي. أول شيء عليك القيام به هو النقر فوق اختر المستلمين على ال مراسلات التبويب:
هذا هو المكان الذي تضيف فيه الأشخاص الذين سيتلقون الرسالة أو يستوردون قائمة من ملف قاعدة البيانات.
يمكنك النقر فوق اكتب قائمة جديدة إذا كنت ترغب في إنشاء القائمة داخل Word نفسه. للاستيراد ، انقر فوق استخدام القائمة الحالية. في هذا المثال ، سنقوم فقط بكتابة القائمة.
ملاحظة: عندما تذهب لحفظ قائمة المستلمين ، سيطالبك Word بتحديد موقع على محرك الأقراص الثابتة لحفظ ملف البيانات الذي سيتم إنشاؤه.
بمجرد حفظ قائمة المستلمين ، ستلاحظ وجود الكثير من الرموز الموجودة على مراسلات الشريط قابل للنقر عليه الآن.
لبدء إضافة حقول إلى خطاب النموذج الخاص بك ، انقر فوق بقعة في وثيقتك للإشارة إلى المكان الذي تريد وضع الحقل فيه ، ثم انقر فوق كتلة العنوان.
هذا سوف يطرح إدراج كتلة العنوان الحوار.
انقر حسنا للذهاب بالتنسيق الافتراضي ويجب أن تحصل على شيء يشبه هذا:
بعد ذلك ، أضف أدخل بعد كتلة العنوان لنقل النص الخاص بك لأسفل سطر ، ثم انقر فوق تحية الخط أيقونة:
هذا سوف يطرح إدراج خط الترحيب الحوار.
مرة أخرى ، دعنا نذهب بالتنسيق الافتراضي وانقر فقط فوق حسنا زر.
بعد ذلك ، قم بتمييز حيث تقول ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوق الماوس ، واختر فقرة ثم حدد المربع بجوار لا تضيف مسافة بين الفقرات من نفس النمط.
سيؤدي ذلك إلى جعل كتلة العنوان معطلاً معًا بشكل صحيح بدلاً من وجود سطر فارغ بين كل جزء منه.
ثم ، انقر فوق معاينة النتائج أيقونة موجودة في علامة التبويب Mailings في الشريط.
بدلاً من مؤشر حقل كتلة العنوان ، سترى الآن المحتوى الفعلي المدرج في مستند Word.
عند الانتهاء من المعاينة ، انقر فوق معاينة النتائج أيقونة لإيقاف المعاينة. بعد ذلك ، لمعرفة كيفية إضافة حقول أخرى ، انقر فوق فقط في المستند الخاص بك لجعل هذا الموقف الحالي الخاص بك ، ثم انقر فوق إدراج حقل دمج أيقونة.
يجب أن تحصل على شيء مثل هذا:
أختر الدولة او المنطقة, ثم انقر فوق إدراج زر.
حاول النقر فوق معاينة النتائج أيقونة مرة أخرى لنرى كيف يبدو. هنا مثال بلدي أدناه:
الآن وقد تم إعداد حرف النموذج بشكل صحيح ، يمكنك القيام بأشياء أكثر تقدمًا مثل إعداد القواعد. تسمح لك القواعد بإظهار بعض النصوص لبعض المستلمين وإخفائها للآخرين. لتبدأ ، انقر على قواعد زر.
سترى قائمة منسدلة مع العديد من الخيارات مثل اسأل ، ملء في ، الخ.
على سبيل المثال ، دعونا نختار إذا ... ثم ... آخر, والتي سوف تنقلنا إلى مربع الحوار التالي:
غير ال اسم الحقل: إلى الدولة او المنطقة, و اكتب الولايات المتحدة الأمريكية داخل ال قارن ب: حقل. بعد ذلك ، أضف بعض النص إلى المربعات حيث يقول أدخل هذا النص و وإلا أدخل هذا النص.
في هذا المثال ، إذا كان المتلقي يعيش في الولايات المتحدة الأمريكية ، فسيحصلون على النص عيد ميلاد سعيد إدراجها في رسالتهم ، في حين أن الجميع سوف تحصل على الرسالة تحية موسمية.
إليك ما ستبدو بمجرد النقر فوق حسنا زر ثم معاينة النتائج زر.
بعد ذلك ، لاحظ معاينة النتائج الجزء:
هنا يمكنك النقر فوق أزرار الأسهم (متى معاينة النتائج قيد التشغيل) إلى اليسار واليمين من الرقم للتمرير خلال كافة الأحرف التي سيتم إرسالها. وبهذه الطريقة يمكنك التأكد من أن جميع رسائلك ستبدو صحيحة قبل الطباعة أو إرسال بريد إلكتروني.
ملاحظة: خيار قائمة حقول التطابق ضمن القواعد هو لمطابقة أسماء الحقول في قاعدة بيانات مع أسماء الرؤوس في قائمة المستلمين.
أيضًا لتسهيل معرفة مكان إدراج الحقول في المستند ، استخدم تسليط الضوء دمج الحقول زر.
إنه تبديل يمكنك تشغيله وإيقافه وفقًا لتقديرك. أخيرًا ، عندما تكون راضيًا عن رسالتك ، انقر فوق إنهاء ودمج أيقونة:
يجب أن تحصل على هذه القائمة المنسدلة بثلاثة خيارات.
أختر تحرير المستندات الفردية لجعل Word يدمج جميع رسائلك معًا في مستند واحد كبير يمكنك إلقاء نظرة عليه قبل الطباعة أو إرساله كبريد إلكتروني.
كما ترى ، فإن إنشاء رسائل نموذجية باستخدام Word لم يعد العمل الرتيب الذي كان عليه من قبل ، ويمكنك إنشاء المستندات وإرسالها بسرعة وسهولة. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التعليق. استمتع!
