كيفية استخدام Excel الاسترداد والميزات AutoBackup

إنها دائمًا مأساة رهيبة عندما يفقد شخص ما شيئًا مهمًا كان يعمل عليه لأنه لم يحفظ وثيقته بشكل صحيح. يحدث هذا في كثير من الأحيان أكثر مما كنت أعتقد لمستخدمي Excel و Word!

لحسن الحظ ، أضافت Microsoft الكثير من الميزات في الإصدارين الأخيرين من الإصدارات التي تساعد في تقليل فرص فقدان البيانات بسبب الأعطال وانقطاع التيار الكهربائي والحذف العرضي ، إلخ. تسمى إحدى الميزات الاسترداد التلقائي والميزة الثانية الأقل شهرة ، يسمى AutoBackup.

في هذه المقالة ، سأتحدث عن كيفية تكوين كلا الخيارين بحيث تكون بياناتك آمنة قدر الإمكان. أود أيضًا أن أذكر أن أحدث إصدارات Office تسمح لك بحفظ المستندات مباشرةً في OneDrive ، وهو خيار جيد يجب مراعاته لأنك ستظل قادرًا على الوصول إلى عملك حتى في حالة فشل محرك الأقراص الثابتة لديك.

اكسل الاسترداد

يتم تشغيل ميزة "الاسترداد التلقائي" افتراضيًا وتقوم بحفظ المستند تلقائيًا في موقع مؤقت بعد فترة زمنية محددة. لعرض إعدادات الاسترداد التلقائي ، انقر فوق ملف وثم خيارات.

انقر فوق حفظ في القائمة اليمنى ، وسترى خيار الاسترداد التلقائي ضمن حفظ المصنفات.

بشكل افتراضي ، يتم حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل 10 دقائق. بالإضافة إلى الفاصل الزمني ، يجب أن يكون Excel خاملاً لمدة 30 ثانية قبل حفظ البيانات. أيضا ، يتم حفظ المعلومات التي تم حفظها تلقائيًا في موقع ملف الاسترداد التلقائي المدرجة هنا. فكيف يعمل؟ في الأساس ، دعنا نقول أن لديك ورقة عمل مثل تلك الموجودة أدناه وأنك قمت بحفظها.

الآن لنفترض أنني قمت بإضافة البيانات التالية إلى جدول بيانات Excel وانتظر حوالي 10 دقائق دون حفظ المستند. نظرًا لتعيين الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي لمدة 10 دقائق ، يلزمك الانتظار على الأقل لمدة طويلة حتى يتم حفظ البيانات.

في حالتي ، قمت بمحاكاة تعطل Excel عن طريق فتح مدير المهام وقتل عملية Excel. بعد ذلك ، قمت بإعادة فتح Excel ورأيت فورًا خيارًا يسمى عرض الملفات المستردة.

إذا قمت بالنقر فوق ذلك ، فستظهر قائمة بملفات Excel التي يمكن استردادها. في حالتي ، كان يحتوي على الملف الأصلي ، الذي يحتوي على بيانات في A1 و A2 فقط ، وكان يحتوي أيضًا على ملف الاسترداد التلقائي ، والذي تضمن البيانات التي لم أحفظها على القرص.

سيؤدي النقر فوق أي عنصر من عناصر القائمة إلى فتح مثيل آخر من Excel يعرض البيانات الموجودة في هذا الملف المحدد. بشكل عام ، هذه ميزة مفيدة حقًا لتلك الأوقات التي لم تحفظ فيها عملك بالكامل ، ولكن Excel ينتهي بشكل غير متوقع.

الجانب السلبي الرئيسي لهذه الميزة هو أن بيانات الاسترداد التلقائي يتم تخزينها على نفس القرص الصلب مثل الملف الخاص بك ، لذلك إذا حدث شيء ما على القرص الصلب الخاص بك ، فسيذهب كل شيء. يمكنك تغيير الموقع في الإعدادات أعلاه إلى محرك أقراص ثابت منفصل أو حتى إلى موقع شبكة ، وهو ما أوصي به بشدة.

لاحظ أنه يتم أيضًا حذف معلومات الاسترداد التلقائي تلقائيًا بواسطة Excel في الحالات التالية:

1. يمكنك حفظ الملف يدويًا أو باستخدام ملف - حفظ باسم.
2. يمكنك إغلاق الملف أو إنهاء Excel (سواء قمت بحفظ الملف أم لا)
3. يمكنك إيقاف الاسترداد التلقائي بالكامل أو فقط للمصنف

بشكل أساسي ، كلما قمت بحفظ الملف ، فإنه يتخلص من بيانات الاسترداد التلقائي. بالإضافة إلى ذلك ، إذا قمت بإنهاء برنامج Excel يدويًا واخترت عدم حفظ البيانات ، فسيؤدي ذلك إلى حذف بيانات الاسترداد التلقائي. فقط ضع ذلك في الاعتبار عند استخدام هذه الميزة. إذا كنت من مستخدمي Excel الثقيلين ، أقترح تعيين الفاصل الزمني للاسترداد التلقائي إلى شيء مثل دقيقتين أو 3 دقائق بدلاً من 10.

نسخ إحتياطي آلي

ميزة أخرى لا يعرفها الكثيرون حقًا هي AutoBackup. لاستخدامه ، عليك أولاً الذهاب وحفظ الملف الخاص بك للوصول إلى حفظ صندوق المحادثة. إذا كان لديك بالفعل مستند Excel محفوظ ، فانتقل إلى ملف وثم حفظ باسم واختيار الموقع. عند القيام بذلك ، فإنه سيتم طرح حفظ باسم الحوار.

في مربع الحوار ، انقر فوق أدوات الزر الذي هو على يسار حفظ زر. سترى بضعة خيارات ، أحدها هو خيارات عامة. عند النقر فوق ذلك ، ستظهر نافذة صغيرة مع بعض الخيارات الأخرى.

المضي قدما والتحقق من دائما إنشاء نسخة احتياطية صندوق. انقر فوق "موافق" والآن عندما تقوم بحفظ الملف ، سيتم أيضًا إنشاء ملف Excel احتياطي بامتداد .XLK. لاحظ أنه في المرة الأولى التي تقوم فيها بذلك ، ستكون الملفات هي نفسها تمامًا. إذا أجريت تعديلات على الملف الأصلي ثم قمت بحفظه مرة أخرى ، فسيظل ملف النسخة الاحتياطية كما هو (البيانات الأصلية). في المرة الثالثة التي تقوم فيها بحفظها ، سيتم تحديث ملف النسخ الاحتياطي بمعلومات تصل إلى الحفظ الثاني.

أساسا ، ملف النسخ الاحتياطي هو دائما نسخة واحدة وراء الإصدار الحالي. لذلك إذا قمت بإجراء مجموعة من التغييرات ، وحفظت ملفك ، ثم أردت العودة إلى الإصدار الذي لم يتضمن هذه التغييرات ، يمكنك فقط فتح ملف النسخة الاحتياطية.

يتم حفظ الملف في نفس الموقع مثل الملف الأصلي ولا يبدو أن هناك طريقة لتغيير ذلك. لا تضيف هذه الميزة قدرًا كبيرًا من الأمان إلى وثيقتك ، لكنها جيدة في ظروف معينة.

سيؤدي تمكين ميزات النسخ الاحتياطي والاسترداد في Excel إلى إنقاذك من فقدان البيانات المهمة. من الأفضل دائمًا استخدام التخزين السحابي (مثل OneDrive) كشبكة أمان إضافية في حالة فشل جهاز الكمبيوتر لديك. إذا كان لديك أي أسئلة ، فلا تتردد في التعليق. استمتع!