6 نصائح نحو عدم وجود اجتماعات لا معنى لها
سواء كان الأمر مخصصًا أو كان من المقرر عقده ، فإن معظم الاجتماعات لا تبدو مفيدة على الإطلاق عندما يتعلق الأمر بإنجاز العمل. قد تعتقد أن جعل كل شخص مشترك في المشروع يجلس ويتحدث عن المشكلات التي ظهرت ، ثم العصف الذهني لطرق حلها ، سيكون مفيدًا بطريقة أو بأخرى. حسنًا ، يقول هؤلاء الأشخاص في WebEx أن الاجتماعات لا معنى لها. وأنا متأكد من أن معظمكم يوافق على ذلك ، لأن شخصًا ما ذهب وقام بهذا: آلة حاسبة لمعرفة مقدار الأموال التي أهدرت بمجرد عقد اجتماعات!
لنكت جانباً ، فإن اجتماعًا سيئ الإدارة سيأخذ الموظفين بعيدًا عما يتقاضون رواتبهم مقابله ، تاركًا الهواتف دون مراقبة ، ورسائل البريد الإلكتروني دون إجابة. والأسوأ من ذلك كله ، في معظم الوقت ، أن الناس يبتعدون عن الاجتماع بأكثر مما يجب إنجازه - عظيم, فقط ما احتاجه ، المزيد من الأشياء للقيام به. ولكن هذا لا يعني أنه ينبغي إخراج الاجتماعات تمامًا من مكان العمل. فيما يلي بعض الاقتراحات للمساعدة في تسريع الأمور في الاجتماع.
1. ذهب في ستين دقيقة
يجب أن تستمر الاجتماعات لمدة أطول من ساعة. هيك ، يجب أن يكون خطيئة إلى عن على المقرر اجتماعات تستمر طويلا. المنطق بسيط: ما الهدف من إبعاد موظفيك عن عملهم حتى يتمكنوا من ذلك حديث حول ما يفعلونه?
(مصدر الصورة: Fotolia)
إذا كان مجرد تقرير ، فيمكنهم دائمًا أن يرسلوا لك اقتراحًا ، أو أن يتم ذلك من خلال مرفق بريد إلكتروني بحجم 23 كيلوبايت. إذا كان كل ما تريده هو الإبقاء عليها في الحلقة ، فاستعن برئيس القسم في مكتبك أو انتقل إلى فنجان القهوة معه بعد العمل ، واحصل على المعلومات التي تحتاجها ، ثم أعدهم إلى البرية بعد 15 دقيقة..
لا يمكن أن تكون اجتماعات التقدم الأسبوعية مفيدة ، لأن معظم الأعمال تحتاج إلى فترة أطول من أسبوع حتى تؤتي ثمارها سيكون كن سخيفا لمجرد الجلوس والتحديق في بعضنا البعض إذا لم يكن لدينا شيء للإبلاغ عنه.
المقصود هو: يجب أن تزيد الاجتماعات الإنتاجية ، وليس تأخير العمليات. اجعل كل اجتماع يهم ، واجعلهم يعولون.
2. إيماءة ، تبقي خارج
هناك العديد من الاجتماعات حيث كان هناك شخص واحد يتحدث بشكل أساسي ويوافق الجميع على ذلك خطابإيه. إذا كانت الاجتماعات موجودة فقط لسماع دعم صدى للناس ، يمكنك وضع تسجيل للمتكلم في غرفة الاجتماعات ليوافق الجميع على.
(مصدر الصورة: Fotolia)
لإصلاح ذلك ، اجعل صانعي القرار في الغرفة فقط. وتريد أولئك الذين لا يخافون التحدث عقولهم. تريد من السلطة التنفيذية التي ستحارب من أجل قسم من الميزانية في هناك. تريد من المدير الذي يمكنه صد عبء العمل الإضافي وغير ذي صلة أن يتحدث نيابة عنك. تريد أن يقوم المشرف الشجاع لك بإخبار رئيسك ، "لا, أب. نحن ليس الحصول على سيارة جديدة لك. يريد الفريق الذهاب إلى بانكوك هذا العام ، وسوف نشرب الشمبانيا في الرحلة! "
المقصود هو: إذا كنت ستقع في اجتماع ، فإن وجود تنوع ضئيل في القرارات المتخذة سيجعل الأمر يستحق ساعتك.
3. ما الذي نتحدث عنه مرة أخرى?
كم مرة خلال الاجتماع ، اطلب من أحد زملائك أن يطلب من مديرك شيءًا لا صلة له بالموضوع قيد البحث ، وأنهم يقضون ساعة (أخرى) على الأقل في محاولة اكتشاف ذلك بينما تتلاعب بهاتفك ، ويحاولون عدم الإزعاج?
ليس من غير المألوف أن يخرج قطار الأفكار عن مساره عن طريق السؤال المفاجئ ، ولكن إذا كانت الإجابة على هذا السؤال وكل المسائل الأخرى المدرجة في قائمة جدول الأعمال بدون إجابة ، فسوف يؤثر ذلك على إنتاجية باقي الموظفين..
(مصدر الصورة: Fotolia)
جعله نقطة أن يكون محدود عدد الأجندة التي يجب تحقيقها من خلال كل اجتماع ، والتأكد من أن الشخص الذي يرأس الاجتماع يحقق جداول الأعمال المحددة مسبقًا ؛ لا أكثر ولا أقل. استخدم علامة الستين دقيقة كقوة دفع لإزالة جداول الأعمال في أسرع وقت ممكن. إذا كان هناك أشياء أخرى يجب الالتحاق بها ، وإذا كان ذلك بين عدد قليل من الناس بدلاً من الفريق بأكمله الذي يجلس داخل غرفة الاجتماعات ، اطلب منهم إخراجها إلى الخارج قبل الاجتماع أو بعده.
المقصود هو: البقاء على المسار الصحيح لجعل اجتماعاتك جديرة بالاهتمام.
4. الأفكار رخيصة ؛ تأتي مع حلول
لا شيء ينهي نهاية سيئة للاجتماع سوى أن يحضر الحاضرون الذين يأتون بعقل فارغ. في الوقت الحاضر ، الاقتراحات الفارغة لن تقطعها. الرؤساء يريدون سجلات المسار. المديرون يريدون العائد على الاستثمار. المديرين التنفيذيين يريدون الجدوى. وهم لا يريدون فقط مصابيح الإضاءة المضاءة ، بل يريدون إثبات أن هذه الفكرة يستطيع و سوف عمل. للحصول على هذا الدليل ، يجب عليك أولاً إجراء البحث.
(مصدر الصورة: Fotolia)
عندما لا تفعل هذا يحدث.
اشكين فريت: أنت تعرف ماذا ، أعتقد أننا يجب أن نحاول التبديل إلى مورد جديد.أنت: من لديك في الاعتبار?اشكين فريت: أوه ، أنا لا أعرف أي موردين جدد. لقد اعتقدت أنه سيكون من الجيد التحول إلى فكرة جديدة لأن هذه الفكرة متأخرة دائمًا.
تبدأ المجموعة بتمرير الكرة ، وتضيع 15 دقيقة أخرى ، قبل القفز إلى جدول الأعمال التالي. في الاجتماع التالي ، لا يزال يتم استخدام نفس المورد.
إذا كان لدى Ashkin بالفعل بين يديه جهات الاتصال الخاصة بالموردين البديلين وعروض الأسعار وتواريخ التسليم المقترحة ، فيمكن للفريق أن يقرر ذلك وبعد ذلك المورد الجديد الذي سيأخذه. هذه المشكلة قد تم حلها في أقل من خمس دقائق.
المقصود هو: الحصول على ملكية أفكارك والبدء في المستقبل. توقف عن اقتراح أفكار رائعة لمجرد انتظار شخص آخر لتنفيذها.
5. اضحة وضوح الشمس فقط قد قطع عليه
كم عدد المرات التي خرجت بها من اجتماع ظننت أن مديرك قد قال شيئًا واحدًا ولكن لم يكن ما سمعته؟ الحصول على كل شيء واضح قبل أن تقوم بمسحه. إذا كان الاتصال يمثل مشكلة مستمرة ، فمن المستحسن أن يكرر مديرك نفسه بنفسك بينما لديك شهود آخرون في الغرفة.
(مصدر الصورة: Fotolia)
المقصود هو: وضح أهداف فريقك قبل أن تبدأ جميعًا في الركض في مواقع أهداف مختلفة.
إذا لم ينجح ذلك ، فجرّب النصيحة التالية.
6. أعطني دقيقة
محاضر الاجتماعات هي أدوات رائعة لتشغيل الأشياء إذا كنت تعرف كيفية القيام بها بشكل صحيح. بالنسبة للمبتدئين ، يجب أن يحتوي على عدد من الأشياء: ما الذي تقرر ؛ ما يجب القيام به ومن المسؤول عن القيام بذلك ؛ والمواعيد النهائية لذلك. أول ما يضمن أن الاجتماع كان مفيدًا بالفعل لشيء ما ، والثاني يضمن أن الجميع قد تم تعيين أدوارهم الخاصة ، والثالث يجعلهم عرقيًا حرفيًا.
(مصدر الصورة: Fotolia)
إذا خرجت لا تعرف ما الذي حدث للتو في غرفة الاجتماعات ، فستساعدك هذه اللحظة والجميع على فهم الأمور بشكل صحيح. خلاف ذلك ، ما هي الاجتماعات ل?
المقصود هو: لا أحد يخدع عندما تحصل الأشياء بالحبر.
استنتاج
يعرف المرء أفضل من التعميم ، ولهذا السبب أود أن أعرف وجهات نظرك في الاجتماعات: هل تعمل؟ هل هي ضرورية في مكان العمل اليوم؟ هل تخلى مكتبك عن الطقوس الأسبوعية أو الشهرية المجهدة التي هي اجتماع المكتب؟ شارك افكارك في قسم التعليقات في الاسفل.
