5 طرق فعالة للحفاظ على ملفاتك تحت السيطرة

جهاز الكمبيوتر الخاص بك هو غابة رقمية. من السهل جدًا أن تأخذ مكانًا لتصميم العمل نظيفًا ومرتبًا وتحوله إلى فوضى كبيرة. هناك الكثير من الملفات ، وهم في كل مكان. تصبح ملفات التصميم التي تحتاجها شبه مستحيل العثور عليها. إذا كيف يمكنك منع ملفاتك من الخروج عن السيطرة؟ حسنًا ، أنت محظوظ ، لأن هناك 5 طرق فعالة للحفاظ على ملفاتك تحت السيطرة.

لكن أولاً: لماذا يخرج جهاز الكمبيوتر الخاص بنا وتصميم الملفات عن نطاق السيطرة بهذه السهولة؟ نفس السبب لدى الكثير من الناس غرف فوضوي وخزائن غير منظمة ومساحات عمل بدنية. باستثناء ضرب في 100 ، لأنه من السهل جدًا إنشاء ملفات تصميم كمبيوتر لا تشغل مساحة فعلية.

لحسن الحظ ، ليس من الصعب إبقاء الكمبيوتر وتصميم ملفاتك تحت السيطرة. أضف قليلًا من الفطرة السليمة ، واخلطه مع اندفاعة من الانضباط الذاتي ، وكرر ، كرر ، كرر. لا تقلق - هذا يبدو أكثر من العمل. ما عليك إلا أن تساوي أسنانك بالفرشاة: بمجرد أن تعتاد على القيام بهذه الأشياء ، فلن تلاحظ ذلك. من الطبيعي أن تبقي الكمبيوتر وتصميم ملفاتك تحت السيطرة.

حسنا ، دون مزيد من اللغط ، وهنا هي 5 طرق فعالة للحفاظ على ملفاتك تحت السيطرة.

1. بلا رحمة حذف الملفات القديمة وغير الضرورية

(الصورة بواسطة ميسي لورنزو)

قد يبدو هذا واضحًا جدًا في جبهته ، لكن في بعض الأحيان يتم التغاضي عن خطوات الإحساس الأكثر شيوعًا. ننسى أي برنامج الإنتاجية ، وتبسيط سير العمل الملف ، وأي هراء الإنتاجية على التوالي: ببساطة حذف الملفات القديمة وغير الضرورية.

إنه نفس تنظيف غرفتك أو تنظيم ملفاتك المادية. تتعرف على الأشياء الخاصة بك ، وعند النظر إلى عنصر ما ، فإنك تقرر ما يلي: هل هذا مهم لشيء مهم؟ إذا لم يكن كذلك ، فأنت تتخلص منه بلا رحمة. هذا كيف تبقى منظمًا: عن طريق تقليل عدد الأشياء التي لديك. لا الحيل أو أسرار.

لا تختلف هذه الطريقة عندما يتعلق الأمر بملفات تصميم الكمبيوتر. عند استعراض ملفاتك ، حدد ما إذا كان كل منها لا يزال ذا صلة بشيء مهم. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاحذفه بلا رحمة - فلن تحتاجه مرة أخرى ، بل هو مجرد تشوش في مكان عملك الرقمي. عادة ما تكون هذه الملفات ملفات مشاريع قديمة مثل المسودات السابقة للرسومات والتصميمات وملفات مواقع الويب القديمة.

هذا جميل وكل شيء ، لكن متى يجب عليك حذف الملفات القديمة وغير الضرورية بلا رحمة؟ بعد كل شيء ، عمليا يكره الجميع تنظيف غرفتهم.

حسنًا ، تمامًا مثل الطريقة التي يمكنك بها تقليل الحاجة إلى تحديد موعد لتنظيف غرفتك ، وذلك عن طريق الاعتناء بكائن بمجرد مواجهته ، لذا يجب عليك أيضًا تحديد ما إذا كنت بحاجة إلى حذف ملف عند مواجهته. مما يقودنا إلى # 2 ...

2. اتخاذ إجراء فوري بشأن الملفات التي تواجهها

(صورة جون بريتون)

أفضل طريقة لتجنب الاضطرار إلى جدولة الفرز والتنظيف لملفات تصميم الكمبيوتر الخاص بك هي عدم توفرها. في كل مرة تصادف فيها ملفًا ، اتخذ إجراءً فوريًا بشأنه.

ولكن لا شك أنك رجل مشغول أو غال. لديك أشياء للقيام بها ، أماكن يجب أن تكون. لا يمكنك إسقاط كل ما تفعله والعناية بكل ملف تواجهه. إذا كيف يمكنك أن تقرر متى تتصرف? استخدم قاعدة 5 دقائق: إذا استغرق اتخاذ إجراء فوري بشأن الملف 5 دقائق أو أقل ، اعتني به بمجرد مواجهته.

تبدو مألوفة؟ ذلك لأن هذا هو “تأثر” من كتاب ديفيد ألين الشعبي GTD: إنجاز الأمور. في ذلك ، يقول إنه يمكنك تجنب تراكم قائمة مهام طويلة من خلال الاهتمام الفوري بمهمة تواجهها طالما أنها لن تستغرق أكثر من دقائق.

ينطبق هذا على ملفات تصميم الكمبيوتر أيضًا:

• العثور على شعار نصف النهائي؟ لفه وأرسله.
• فعلت تقريبا مع قطعة من التعليمات البرمجية؟ انهها.
• لديك مجموعة من الملفات التي لست متأكدًا أنك بحاجة إليها بعد الآن؟ مر بهم ، قرر ، وحذف إذا لزم الأمر.

لذا # 1 و # 2 يساعدان على إبقاء ملفاتك تحت السيطرة. ولكن هناك عنصر أساسي آخر ، وهو ...

3. لديك عدد قليل من المجلدات ممكن

(الصورة من قبل ستيف ريان)

قم بإنشاء مجلدات قليلة فقط لنوع عملك ، وكن عامًا مع الفئة قدر الإمكان. بدلاً من الحصول على مكان مخصص مع عدد لا يحصى من المجلدات التي يتم تقسيمها (مثل "المتجهات" أو "فوتوشوب" أو أي شيء آخر) ، قم فقط بأشياء مثل "الشعارات" و "المواقع الإلكترونية". أو يمكنك الحصول على مجلدات لكل مشروع ، وأي نوع من الملفات المرتبطة به ينتقل إلى هناك.

لماذا فعل هذا؟ سببان:

1. لا شلل التردد: هل الملف شعار أو مواد موقع ويب أو جزء من المشروع؟ ما عليك سوى رميها في المجلد المعني ويتم ذلك باستخدامها.
2. تصفية مكافحة الكثير من الملفات: عندما ترى المجلد ممتلئًا بالعديد من الملفات ، ستكون أكثر ميلًا لحذف الملفات القديمة وغير الضرورية. على غرار رؤية الكثير من الأشياء في غرفتك ، بدلاً من إخفاؤها في الأدراج وغيرها من الغرف.

تجنب الحصول على محددة للغاية مع أسماء المجلدات والفئات. كلما حددت اسمًا لمجلد أكثر تحديدًا ، زاد عدد الفئات التي ستحصل عليها. ومع المزيد من الفئات ، سيتعين عليك تحديد مكان انتقال الملف الجديد. هناك احتمالات أنه لن يتناسب بدقة مع واحد منهم فقط ، لذلك ستختار واحدًا بشكل تعسفي. ثم عندما يحين وقت تنظيم المزيد من الملفات ، ستعود إلى الفئة التي تختارها مع ملف مماثل في المرة الأخيرة. ناهيك عن عدم معرفة بوضوح الفئة التي ينتمي إليها كل ملف.

لماذا لا تستخدم فقط نظام العلامات؟ ثم يمكنك التخلص من المجلدات تماما ، أليس كذلك؟ بينما يجب أن يعمل هذا من الناحية النظرية ، إلا أنه في الواقع سوف يشجعك على إنشاء ملفات كثيرة ومتابعتها.

إليك ما سيحدث:

1. يمكنك تمييز ملفاتك الأولية ، وتشعر بالرضا أنك ستتمكن من العثور عليها بسهولة في وقت لاحق من خلال البحث عبر العلامات.
2. أصبحت ليبراليًا باستخدام العلامات عن طريق إنشاء عدد كبير جدًا من العلامات المحددة للغاية - وهذا بسبب شلل التردد ، حيث لا يمكنك الاختيار بين علامتين وقررت إنشاء واحدة جديدة خصيصًا لهذا الملف الواحد.
3. ينتهي بك الأمر بعدد كبير جدًا من العلامات التي أصبحت غامرة للعثور على أشياء بها.
4. والأسوأ من ذلك هو أنك لم تشعر بالحاجة إلى الحفاظ على انخفاض عدد ملفاتك ، لديك الآن ملفات أكثر مما لو كانت مرئية باستمرار في مجلد عام نظرت إليه.

4. خندق تنظيم السيارات الميزات

(صورة مارك سيباستيان)

تعد ميزات التنظيم التلقائي (أعتقد أن ميزة إعادة التسمية والفرز التلقائية الخاصة بـ iTunes ولكن يتم تطبيقها على جميع الملفات) هي العنصر الأساسي في إبقاء الملفات تحت السيطرة. يشجعون إنشاء الملفات الليبرالية وحفظها. على الرغم من أنه يبدو جيدًا في البداية ، فكلما زاد عدد الملفات التي لديك ، كلما قلت معرفة مكان كل شيء.

لماذا لا تحذف فقط الملفات عندما تكون قديمة أو غير ضرورية؟ ستشجعك ميزة التنظيم التلقائي على عدم الحذف. نوع من مثل ميزة Gmail التي لا يمكن حذفها من البحث. ولكن على عكس البريد الإلكتروني ، حيث لديك فقط نوع واحد من المحتوى (نص) وبالتالي يسهل البحث فيه ، يصعب البحث في ملفاتك بهذه الطريقة. لا توجد طريقة بسيطة للبحث داخل المحتوى ، خاصة بالنسبة للملفات المرئية والمسموعة. لذا فإن الشيء الوحيد الذي يجب عليك التعامل معه هو أسماء الملفات وربما بعض وصف التعريف الموجود عليها. هذه وصفة لملف التحميل الزائد.

من خلال عدم استخدام أي ميزات التنظيم التلقائي ، ستكون مسؤولاً عن كل ملف تقوم بإنشائه. سترى ذلك وتهتم به مرة واحدة على الأقل ، لذلك ستكون أكثر وعياً بكل ملف على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بهذه الطريقة ، ستحصل على شعور أفضل عندما تتحكم ملفاتك - وعندما تحتاج إلى حذف بلا رحمة.

5. دمج الملفات عندما يكون ذلك ممكنًا

(صورة ألدو غونزاليس)

هذا هو واحد بسيط. إذا كنت تستطيع دمج ملفين أو أكثر بطريقة أو بأخرى في ملف واحد ، فسيكون لديك ملفات أقل بشكل طبيعي. وأقل ملفات يساوي أقل فوضى.

الفائدة الأخرى لدمج الملفات هي أنه من الأسهل العثور على ما تبحث عنه. ملفاتك تصبح أكثر تنظيما. ماذا؟ سيكون لديك بطبيعة الحال محتوى ذي صلة في ملف واحد ، لذلك لا داعي للبحث عن ملفات متعددة تتعلق بالمشروع نفسه.

كيف تذهب حول دمج الملفات الخاصة بك?

• للنص ، ما عليك سوى نسخ / لصق المحتوى ذي الصلة من ملفات متعددة في ملف نصي رئيسي واحد.
• للتصميمات المرئية ، يمكنك نسخ / لصق عناصر وأشكال مختلفة في ملف رسومي رئيسي واحد.

يدعم كل تطبيق رسومات رئيسي وثانوي الطبقات ووضع العلامات عليها وتجميعها ، لذلك استفد من ذلك. يمكن أن يكون أشكالًا مختلفة من شعار أو جوانب متعددة لتصميم أكبر - كل ذلك في ملف رسومات واحد.

منحت ، لا يمكن دمج كل نوع من الملفات أو المحتوى. رمز ، على سبيل المثال. هذا هو السبب وراء ما ورد أعلاه “عندما يكون ذلك ممكنا” - افعل ما بوسعك ، وأي مبلغ يساعد في تقليل عدد الملفات هو ربح صاف.

حافظ على فعالية ملفاتك تحت السيطرة

نأمل أن تكون هذه الطرق الخمس ليست مجرد إنتاجية إباحية: أشياء يجب قراءتها لتجنب القيام بعمل فعلي يمنحك النتائج المرجوة في حياتك. لا ، لقد تمت كتابتها بقصد أن تكون أشياء قابلة للتنفيذ ، يمكنك البدء بالتقديم الآن للحفاظ على جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتصميم ملفات من الخروج عن نطاق السيطرة.

لا أحد يريد بنشاط تنظيم وإدارة أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم وتصميم الملفات. لذا ، ستساعدك هذه الطرق الخمس على تكوين عادات تتجنب الحاجة إلى القيام بذلك. وكما هو الحال مع أي عادات ، فإن الشيء الأكثر أهمية هو مجرد البدء في القيام بها.

للتلخيص ، إليك 5 طرق فعالة للحفاظ على ملفاتك تحت السيطرة:

1. بلا رحمة حذف الملفات القديمة وغير الضرورية
2. اتخاذ إجراءات فورية على الملفات التي تواجهها
3. لديك أقل عدد ممكن من المجلدات
4. التخلص من ميزات التنظيم التلقائي
5. دمج الملفات عند الإمكان

دورك: ما هي الطرق الأخرى التي ساعدتك على إبقاء الكمبيوتر وتصميم ملفاتك تحت السيطرة بفعالية?

ملحوظة المحرر: هذا هو مكتوب من قبل أوليج موخوف ل Hongkiat.com. Oleg Mokhov هو الموسيقي الإلكتروني الأكثر هواةً في العالم ، وهو من عشاق التصميم المرئي على شبكة الإنترنت ، والمؤسس المشارك لمتجر الموسيقى الممتاز بدون موسيقى Soundtrackster.