استخدام القوالب لضمان التنسيق العام والتنسيق

يعد Microsoft Word أداة رائعة للعمل على المستندات في إعداد فريق. هناك العديد من الميزات التي تدعم التعاون السهل ، بما في ذلك النماذج والتغيير وتتبع المراجعة والتعليقات وتقييد وحماية المستندات ومقارنة المستندات ودمجها.

ملاحة المدرسة

1. استخدام القوالب لضمان التنسيق العام والتنسيق
2. الحفاظ على المسار من التغييرات التي أدخلت على وثيقة
3. استخدام التعليقات على الإشارة إلى التغييرات في المستند
4. تقييد وحماية المستندات والقوالب
5. إصدار ، مقارنة ، وجمع الوثائق

تسمح لك أدوات التعاون الخاصة بـ Word بإنجاز الأشياء التي كانت تتطلب ، حتى قبل 20 عامًا ، طباعة كل شيء ، وتمريرها إلى مراجع أو مراجع ، حيث يمكنهم عندئذٍ ترميز كل شيء بالحبر ، ثم تسليمه إليك مرة أخرى. . يمكنك بعد ذلك إجراء تغييراتك ، وطباعتها مرة أخرى ، وإعادة تسليمها لجولة أخرى من المراجعات. هذا هو مضيعة للوقت ومضيعة للوقت على حد سواء.

مع Word ، يمكنك بكل بساطة تقديم تعليقات وتصحيحات للوثيقة أثناء تتبع كل تغيير بسهولة بحيث يمكن لأي شخص يتعاون أن يرى إلى أين يتجه وكيف يتشكل. لا حاجة لطباعة أو تسليمها. يمكنك ببساطة حفظ عملك إلى مجلد مشترك أو إرساله بالبريد الإلكتروني مما يوفر لك الكثير من الوقت الثمين!

تهدف هذه السلسلة إلى تعريفك بميزات التعاون في Microsoft Word 2013 وتعريفك بها ، على الرغم من أن الكثير مما نناقشه يجب أن يكون متاحًا في الإصدارات السابقة أيضًا. هذا سيكون مفيدًا سواء كنت طالبًا جامعيًا يوزع أوراقك على شخص آخر للتدقيق ، أو تحرير منشور كبير ، والذي سيمر عبر العديد من المراجعات والمراجعين.

قوالب ووثائق

عند التعاون في إعداد فريق ، فإن استخدام كل شخص للتنسيق المتوافق أمر لا بد منه. يمكنك تحقيق ذلك بسهولة باستخدام القوالب.

على سبيل المثال ، يمكنك تحديد كافة الأنماط والتنسيقات في قالب وإرفاق القالب مع المستند وتوزيع القالب على كل شخص يعمل على المستند. إن القالب هو في الأساس دليل Word الخاص بكيفية ظهور المستند وبيئة العمل.

يعتمد كل مستند في Word على قالب. في أي وقت تقوم فيه بإنشاء مستند جديد في Word ، يتم إرفاق قالب تلقائيًا ، حتى عند إنشاء "مستند فارغ" جديد.

يحتوي المستند الجديد المستند إلى القالب على كافة الأنماط والتنسيقات التي تحتاجها. وقد يشتمل أيضًا على نص معياري قياسي وأنماط ورؤوس وتذييلات وأشرطة أدوات خاصة وأي معلومات شائعة أخرى مطلوبة لمستندات مماثلة تستند إلى القالب. يمكنك أيضًا إرفاق قالب بمستند موجود ، إذا قمت بإنشاء القالب بعد بدء العمل على المستند.

ملاحظة: عند إرفاق قالب بمستند موجود ، لا يتم تطبيق معلومات إعداد الصفحة ، مثل اتجاه الصفحة والهوامش ، على المستند. هذا لأن معلومات إعداد الصفحة مختلفة لكل قسم من المستند ، إذا قسمت المستند إلى أقسام. لا يعرف Word أي قسم لتطبيق معلومات إعداد الصفحة.

لهذا السبب ، نوصيك بالتخطيط للمستقبل عند العمل على مستند في إعداد تعاوني وإنشاء قالب للمستند يمكنك تطبيقه على المستند الجديد قبل بدء العمل عليه.

القالب العادي والقوالب الشخصية المخصصة

يتم تثبيت Word مع قالب عادي وتتوفر المزيد من القوالب على Office.com. يمكنك أيضًا إنشاء أكبر عدد ممكن من النماذج الشخصية المخصصة الخاصة بك. إذا لم تقم باختيار قالب مضمن أو مخصص ، يقوم Word تلقائيًا بتعيين قالب "normal.dotm" إليك.

هناك نوعان من الملحقات المستخدمة لملفات القوالب ، DOTX و DOTM. يتم استخدام DOTX للقوالب التي لا تستخدم وحدات الماكرو ، ويتم استخدام DOTM للقوالب التي تقوم بذلك.

يوجد القالب Normal في المجلد "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" ، بالإضافة إلى القوالب التي يمكنك تنزيلها من Office.com. راﺟﻊ دﻟﯾل ﻣدرﺳﺔ How-To Geek ﻟﻟﺗﻧﺳﯾق ﻟﻌﺎم 2013 ﻟﻟﺣﺻول ﻋﻟﯽ ﻣزﯾد ﻣن اﻟﻣﻌﻟوﻣﺎت.

ملاحظة: خلال هذه السلسلة ، قد تتساءل عن سبب إظهار الصور لعلامات التبويب في Word في الحالة العلوية والسفلية (أو حالة العنوان) بدلاً من أن تكون جميع الأحرف كبيرة كما قد تكون على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هناك حيلة لتغيير الكتابة بالأحرف الكبيرة على علامات التبويب التي نوضحها في مقالتنا: كيفية تغيير شريط رسملة شريط Office لعام 2013.

تغيير موقع القوالب الشخصية

يتم تخزين قوالب شخصية مخصصة في موقع مختلف عن القالب Normal والقوالب التي تم تنزيلها من Office.com. يخزّن Word القوالب الشخصية في "C: \ Users \\ Documents \ Custom Templates Templates" بشكل افتراضي.

ومع ذلك ، يمكن تغيير هذا الموقع. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "ملف".

انقر فوق "خيارات" في قائمة العناصر الموجودة على الجانب الأيسر من شاشة "المعلومات".

في مربع الحوار "خيارات Word" ، انقر فوق "خيارات متقدمة" في قائمة العناصر الموجودة على اليسار.

في قسم "عام" ، انقر فوق "مواقع الملفات".

في مربع الحوار "مواقع الملفات" ، حدد "قوالب المستخدم" في قائمة أنواع الملفات والمواقع وانقر فوق "تعديل".

في مربع الحوار "تعديل الموقع" ، انتقل إلى المجلد الذي تريد تخزين قوالبك الشخصية فيه ، وحدده ، ثم انقر فوق "موافق".

يتم عرض المسار الجديد في مربع الحوار "مواقع الملفات". انقر فوق موافق."

انقر فوق "موافق" لإغلاق مربع الحوار "خيارات Word".

تحتاج أيضًا إلى تحديد الموقع الافتراضي للقوالب الشخصية ، بحيث يمكنك الوصول إلى نماذجك الشخصية على الشاشة "جديد" عند إنشاء مستند جديد. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" وحدد "خيارات". هذه المرة ، في مربع الحوار "خيارات" ، انقر فوق "حفظ" في القائمة على اليسار.

في قسم "حفظ المستندات" ، أدخل المسار نفسه الذي حددته في مربع الحوار "مواقع الملفات" في وقت سابق في مربع تحرير "موقع القوالب الشخصية الافتراضية" وانقر على "موافق".