إصدار ، مقارنة ، وجمع الوثائق

في الدرس الأخير من سلسلة Geek School ، سنتحدث عن تتبع الإصدارات في Word ومقارنة المستندات وجمعها.

ملاحة المدرسة

1. استخدام القوالب لضمان التنسيق العام والتنسيق
2. الحفاظ على المسار من التغييرات التي أدخلت على وثيقة
3. استخدام التعليقات على الإشارة إلى التغييرات في المستند
4. تقييد وحماية المستندات والقوالب
5. إصدار ، مقارنة ، وجمع الوثائق

تمت إزالة ميزة إصدارات في Word في الإصدارات الحديثة من Word. في Word 2013 ، الطريقة الوحيدة التي يمكنك الوصول إلى الإصدارات السابقة من مستند في Word هي فتح الإصدارات السابقة المحفوظة تلقائياً (autosaved) من المستند. يمكنك أيضًا فتح المستندات الحديثة غير المحفوظة. ومع ذلك ، لا توجد ميزة إصدار رسمي في Word. سوف نعرض عليك بديلاً يمكنك بسهولة إضافته إلى Word مجانًا مما يوفر هذه الإمكانية.

في حالة عمل العديد من الأشخاص على نسخ مختلفة من نفس الملف ، بدلاً من استخدام ميزة "تعقب التغييرات" على نسخة واحدة من الملف ، يمكنك مقارنة نسختين من الملف لمعرفة الاختلافات. يحتوي Word على أداة مقارنة تسمح لك بمقارنة ملفين ، طالما كان لديهم أسماء ملفات مختلفة. سنوضح لك كيفية استخدام هذه الميزة وكيفية قراءة نتائج المقارنة.

بالإضافة إلى مقارنة المستندات ، يمكنك الجمع بين المستندات بعد مقارنتها. سنوضح لك كيفية دمج نسختين من نفس المستند وكذلك كيفية دمج وثيقتين مختلفتين بسهولة ، في حالة عمل مؤلفين متعددين على أجزاء منفصلة من المستند.

بمجرد إجراء كافة التغييرات ، إجراء المقارنات الضرورية ، والجمع بين المستندات ، يمكنك بسهولة مشاركة المستند باستخدام Microsoft OneDrive. يمكنك أيضًا استخدام OneDrive في أي نقطة في عملية التعاون لتوفير الوصول إلى المستند للمراجعين الآخرين.

تتبع إصدارات الوثيقة

استخدم Word أن يكون لديك ميزة تعيين إصدار رسمي تسمح لك بحفظ إصدارات مختلفة من المستند داخل المستند نفسه. انتهت هذه الميزة والطريقة الوحيدة التي يمكنك بها استرداد الإصدارات السابقة من المستند هي من خلال ميزة الحفظ التلقائي أو عن طريق الوصول إلى المستندات غير المحفوظة ، إذا كانت متوفرة.

بشكل افتراضي ، يحفظ Word تلقائياً المستند في فترات زمنية معينة. هذه هي ميزة الحفظ التلقائي. للرجوع إلى نسخة محفوظة مسبقًا من المستند ، انقر على علامة التبويب "ملف" وحدد عنصر "(حفظ تلقائي)" من القائمة ضمن "الإصدارات".

يمكنك أيضًا زيادة أو تقليل الفاصل الزمني لميزة الحفظ التلقائي في Word.

إذا قمت بإغلاق المستند الخاص بك عن طريق الصدفة بدون حفظ ، أو فقدت الطاقة وتم إيقاف تشغيل الكمبيوتر بشكل غير متوقع ، يمكنك استرداد المستندات غير المحفوظة. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة التبويب "ملف" وانقر على زر "إدارة الإصدارات" على شاشة "المعلومات". حدد "استرداد المستندات غير المحفوظة" من القائمة المنسدلة.

إذا كانت أي ملفات غير محفوظة متوفرة ، فسيتم إدراجها في مربع الحوار "فتح" الذي يتم عرضه.

بدائل لحفظ إصدارات مستند Word

هناك بدائل لإضافة نظام تعيين الإصدارات إلى Word. أحدهما هو وظيفة إضافية لـ Word ، تسمى حفظ الإصدارات ، والآخر عبارة عن ملحق يعمل مع برنامج تحكم في إصدار خارجي يسمى Perforce.

تتيح لك الوظيفة الإضافية "حفظ الإصدارات" حفظ النسخ المرقمة لمستند Word بسهولة من داخل الملف.

Perforce هو برنامج للتحكم في الإصدار يتوفر مجانًا لما يصل إلى 20 مستخدمًا. فهي توفر مكوّنًا إضافيًا لـ Microsoft Office يتيح تخزين ملفات Microsoft Word و Excel و PowerPoint و Project بسهولة وإدارتها في Perforce من داخل البرامج..

قارن بين إصدارين من المستند نفسه

إذا نسي المراجع استخدام ميزة "تعقب التغييرات" ، ولم يتم قفلها في المستند ، فلا يزال بإمكانك مقارنة نسختين من المستند وقبول التغييرات ورفضها استنادًا إلى المقارنة. كل ما تحتاجه هو المستند الأصلي والمستند المنقح. يجب أن يكون لكل ملف اسم مختلف.

تتشابه ميزات "المقارنة" و "الجمع" ، لكن لكل منهما غرضه. إذا كان لديك مستندان فقط تريد مقارنتهما ، ولا يحتوي أي منهما على تغييرات متعقبة ، فاستخدم ميزة "مقارنة". إذا كان لديك مستندان أو أكثر يحتويان على تغييرات متعقبة ، وتحتاج إلى تعقب من قام بتغيير ما ومتى ، استخدم ميزة "الجمع" ، الموضحة لاحقًا في هذا الدرس.

لمقارنة الإصدارات الأصلية والمعدلة للمستند ، انقر فوق "مقارنة" في قسم "مقارنة" من علامة التبويب "مراجعة" وحدد "مقارنة" من القائمة المنسدلة.

ملاحظة: لا يمكنك مقارنة مستندين إذا كان أي منهما محميًا للتتبعات المتعقبة أو تم تطبيق أي نوع من حماية المستندات. قم بإزالة حماية المستند لمتابعة مقارنة المستندات. راجع الدرس 2 للحصول على معلومات حول كيفية إلغاء تأمين ميزة التغييرات المتعقبة والدرس 4 للحصول على معلومات حول إزالة قيود التنسيق والتعديل من مستند وكلمة مرور تم تعيينهما لمستند لفتحه..

في مربع الحوار "مقارنة المستندات" ، حدد "المستند الأصلي" من القائمة المنسدلة.

حدد "المستند المنقح" من القائمة المنسدلة. ضمن "المستند المنقح" ، حدد تصنيفًا لتطبيقه على التغييرات حتى تعرف من أنشأها في مربع تعديل "التصنيفات مع". يمكن أن يكون اسم المستخدم أو ما تريد.

انقر فوق "المزيد" للوصول إلى المزيد من الخيارات.

في قسم "إعدادات المقارنة" ، حدد العناصر التي تريد مقارنتها في الوثيقتين. بشكل افتراضي ، يتم تحديد جميع العناصر.

ملاحظة: يكون عنصر "الإدراج والحذف" رماديًا دائمًا ويتم فحصه دائمًا. عند استخدام "مقارنة" أو "دمج" ، سيتم دائمًا مقارنة عمليات الإدراج والحذف.

في قسم "إظهار التغييرات في" ، اختر مقارنة حرف بحرف ("مستوى الحرف") أو كلمة كلمة ("مستوى الكلمة"). يتيح لك "مستوى الأحرف" رؤية التغييرات الدقيقة التي تم إجراؤها. على سبيل المثال ، إذا كان المستند الأصلي يحتوي على كلمة "إلى" ، وكان المستند المنقح يحتوي على كلمة "أيضًا" ، والتي تمت إضافة "o" إليها ، فإن إعداد "مستوى الكلمة" سيعرض لك استبدال "to" بـ " ومع ذلك ، فإن إعداد "مستوى الحرف" سيظهر حقيقة أن "o" تمت إضافته.

بشكل افتراضي ، تضع ميزة "مقارنة" التغييرات في مستند جديد ، كما هو موضح في قسم "إظهار التغييرات في". ومع ذلك ، يمكنك اختيار وضع التغييرات في "المستند الأصلي" أو "المستند المنقح".

انقر فوق "موافق" بمجرد إجراء اختياراتك.

يتم إجراء المقارنة بين الوثيقتين ويتم عرض التغييرات في الوثيقة المحددة. في مثالنا ، اخترنا قبول الإعداد الافتراضي لعرض التغييرات في مستند جديد. يعرض كل من "المستند الأصلي" و "المستند المنقح" في جزء على يسار "الوثيقة المقارنة" لاستخدامها كمرجع. لا يمكن تحريرها.

إذا لم تشاهد الجزء الذي يحتوي على المستندات الأصلية والمراجعة ، انقر فوق "مقارنة" في قسم "مقارنة" من علامة التبويب "مراجعة". ثم ، حدد "إظهار مستند المصدر" ثم "إظهار كلا". يمكنك أيضًا اختيار "إظهار الأصل" أو "إظهار المنقحة" ، إذا كنت لا ترغب في عرض.

يظهر أيضًا "جزء المراجعة" ، الذي تمت مناقشته باختصار في الدرس 2 وبمزيد من التفاصيل في الدرس 3 ، على يسار "المستند المقارن".

في "المستند المقارن" ، يمكنك الانتقال إلى التغييرات المتعقبة ، تمامًا كما تمت مناقشته في الدرس 2 ، قبول أو رفض كل تغيير.

بعد ذلك ، احفظ المستند المقارن باسم مختلف وسيكون لديك مستند يحتوي على تغييرات من كل من المستندات الأصلية والمعدلة.